Как распечатать личную карточку из 1С 8

Личная карточка работника по форме Т-2 — это кадровый документ, который содержит сведения о сотруднике: паспортные данные, образование, стаж, состав семьи, информацию о приёме, переводах и отпусках. Хотя обязательность формы Т-2 для коммерческих организаций отменена, многие компании продолжают её вести, а бюджетные учреждения используют по-прежнему. В 1С 8 карточка формируется автоматически на основе данных, внесённых в справочник сотрудников.

Печать личной карточки доступна в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия 8» с кадровым учётом. Принцип одинаковый: программа берёт данные из карточки сотрудника и подставляет их в готовый макет Т-2. Если какие-то сведения не заполнены в базе, соответствующие графы на печати останутся пустыми.

Ниже разобраны конкретные шаги для основных конфигураций, условия корректного формирования карточки, типичные ошибки и способы их устранения.

Где находится печатная форма Т-2 в разных конфигурациях

Расположение команды печати зависит от конфигурации и её релиза. В 1С:ЗУП 8.3 откройте раздел «Кадры», перейдите в список «Сотрудники», выделите нужного работника и нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В выпадающем меню выберите пункт «Личная карточка (Т-2)» — программа сформирует документ в табличном виде.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь похожий: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → откройте карточку работника или выделите его в списке → кнопка «Печать». Если в меню нет формы Т-2, проверьте, ведётся ли в программе полный кадровый учёт: при упрощённом режиме часть кадровых печатных форм недоступна.

Пошаговая печать личной карточки в 1С:ЗУП 8.3

Основной сценарий занимает несколько минут, если данные сотрудника заполнены корректно.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» и перейдите в справочник «Сотрудники».
2. 2
   Найдите нужного работника через поиск по фамилии и откройте его карточку.
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы.
4. 4
   Выберите пункт «Личная карточка (Т-2)».
5. 5
   Проверьте сформированный документ: все ли разделы заполнены.
6. 6
   Нажмите «Печать» в форме предварительного просмотра или отправьте на принтер сочетанием Ctrl+P.

По умолчанию карточка формируется на текущую дату. Если нужно распечатать карточку за конкретный период или на определённую дату, некоторые релизы позволяют указать дату формирования перед выводом формы — проверьте наличие соответствующего поля в диалоге печати.

Карточка Т-2 традиционно печатается на двух сторонах листа А4: лицевая сторона содержит общие сведения, оборотная — сведения о воинском учёте, приёме и переводах. При отправке на принтер включите двустороннюю печать в настройках драйвера, если требуется классический бумажный формат.

Какие данные должны быть заполнены перед печатью

Форма Т-2 содержит около десятка разделов, и каждый берёт информацию из конкретного места в базе. Паспортные данные, дата и место рождения, гражданство заполняются в карточке физического лица по ссылке «Личные данные» или «Персональные данные». Образование — по ссылке «Образование» в карточке физлица. Состав семьи — в разделе «Семья».

Сведения о приёме на работу, переводах и увольнении подтягиваются из кадровых документов: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Если сотрудник принят, но документ приёма не проведён или отсутствует, раздел III карточки будет пустым. Данные об отпусках берутся из документов «Отпуск» и приказов на отпуск.

Контрольные точки

Как проверить полноту данных

Паспортные данные в карточке физлица

Норма

Заполнены серия, номер, кем и когда выдан

Тревожный признак

Пустые поля — в Т-2 раздел II будет незаполнен

Документ приёма на работу

Норма

Документ проведён, указаны подразделение и должность

Тревожный признак

Документ отсутствует или помечен на удаление

Образование и стаж

Норма

Сведения внесены в карточку физлица

Тревожный признак

Графы 6–7 формы Т-2 пустые

Печать карточки для списка сотрудников и другие сценарии

Массовая печать

Если нужно распечатать карточки сразу для нескольких работников — например, при проверке кадровой документации, — выделите в списке сотрудников несколько записей с зажатой клавишей Ctrl или Shift и нажмите «Печать». Программа сформирует отдельную карточку по каждому выбранному сотруднику в одном окне предварительного просмотра, листы пойдут на принтер последовательно.

Карточка уволенного сотрудника

Для уволенных работников карточка формируется так же — найдите сотрудника в списке, включив отображение уволенных (кнопка с настройками списка или снятие отбора «Работающие»). В разделе «Основание прекращения трудового договора» автоматически подставятся данные из приказа об увольнении, а строка для подписи работника останется для рукописного заполнения.

Сохранение в файл вместо печати

Сформированную карточку можно сохранить в PDF или Excel: в окне предварительного просмотра используйте «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить как» и выберите нужный формат. Это удобно для передачи карточки в электронном виде или архивного хранения.

Настройка параметров печати и внешнего вида

Перед выводом на принтер откройте настройки страницы: «Файл» → «Параметры страницы». Для Т-2 обычно подходит книжная ориентация, поля по умолчанию. Если таблица не помещается по ширине и разрывается, уменьшите масштаб печати до 90–95% в диалоге печати или включите режим «Автомасштаб» в настройках табличного документа.

Обратите внимание на колонтитулы: по умолчанию 1С может выводить дату печати и номер страницы. Если они не нужны, отключите их в параметрах страницы. Для двусторонней печати задайте соответствующий режим в свойствах принтера — сама 1С дуплекс не включает.

Перед массовой печатью сформируйте одну карточку и проверьте её на бумаге: так вы поймаете проблемы с масштабом, полями и незаполненными графами до того, как потратите пачку бумаги на весь список сотрудников.

Частые ошибки и способы их устранения

Самая распространённая проблема — пустые разделы в сформированной карточке. Причина почти всегда в незаполненных данных физического лица или отсутствии кадровых документов. Откройте карточку сотрудника, пройдите по ссылкам «Личные данные», «Семья», «Образование» и дополните сведения, затем сформируйте Т-2 заново.

Вторая типичная ситуация — в меню «Печать» нет пункта «Личная карточка (Т-2)». Это бывает при недостатке прав: пользователю нужны права на чтение кадровых данных. Также форма может отсутствовать в сильно доработанных конфигурациях или при использовании внешних печатных форм, заменивших стандартные.

Если типовая форма не подходит

Когда стандартный макет Т-2 не устраивает — например, нужно добавить логотип организации, изменить состав граф или порядок разделов, — есть два пути. Первый: подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Готовые внешние формы Т-2 разрабатываются под конкретную конфигурацию и релиз.

Второй путь — выгрузить сформированную карточку в Excel или Word и доработать вручную. Это допустимо для разовых задач, но при регулярной печати лучше заказать доработку формы у специалиста по 1С: ручное редактирование каждой карточки отнимает время и повышает риск ошибок в персональных данных.

Частые вопросы

Можно ли распечатать Т-2 из 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведётся в другой программе?

Да, если в бухгалтерской базе заведён сотрудник и заполнены его данные, форма Т-2 сформируется. Но сведения о переводах и отпусках подтянутся только из документов этой базы — если кадровые приказы оформляются в другой программе, разделы карточки придётся дополнять вручную после выгрузки в Excel.

Почему в карточке пустой раздел об образовании, хотя диплом сотрудника есть в сканах?

Приложенные файлы-сканы не участвуют в формировании печатных форм. Сведения об образовании нужно внести структурированно: в карточке физического лица откройте раздел «Образование» и добавьте записи с указанием учебного заведения, специальности и года окончания.

Как распечатать карточку на дату в прошлом?

Часть релизов 1С:ЗУП позволяет указать дату формирования в диалоге печати. Если такого поля нет, карточка всегда строится на текущее состояние данных. Обходной вариант — сформировать форму и вручную скорректировать её в Excel, либо использовать отчёт по кадровым данным на нужную дату.

Форма Т-2 обязательна для коммерческой организации?

С 2013 года унифицированные формы кадровых документов для коммерческих организаций не обязательны — компания вправе разработать собственный бланк личной карточки. Однако форма Т-2 остаётся удобным и привычным шаблоном, а для государственных и муниципальных учреждений её применение сохраняется.

Что делать, если при печати таблица карточки разрывается на три листа вместо двух?

Откройте параметры страницы и уменьшите масштаб до 90–95%, проверьте, что поля не завышены, и отключите лишние колонтитулы. Также убедитесь, что в настройках принтера выбран формат бумаги А4 — при формате Letter таблица часто не помещается по ширине.

Можно ли настроить автоматическую печать Т-2 при приёме сотрудника?

Штатной автоматической печати при проведении документа приёма нет. Такую логику реализуют доработкой: через расширение конфигурации или внешнюю обработку, которая формирует и выводит карточку по событию записи документа. Это задача для разработчика 1С, выполняется на тестовой копии базы.