Как распечатать конверт в 1С 8.3

Отправка писем контрагентам, налоговым органам и сотрудникам остаётся частью документооборота, даже когда весь учёт ведётся в 1С. Печатать адреса на конвертах от руки долго, а ошибка в индексе или адресе приводит к возврату корреспонденции. В 1С 8.3 эту задачу можно решить штатными средствами: типовые конфигурации содержат макеты конвертов, а адресные данные подставляются автоматически из справочников.

Способ печати зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» и «1С:Зарплате и управлении персоналом» есть готовые команды печати конвертов из карточки контрагента, организации или сотрудника. Если типового макета нет или он не подходит, конверт можно распечатать через универсальный механизм печати или подготовить собственный внешний макет. Ниже разобраны все рабочие варианты.

Где в 1С 8.3 находится функция печати конверта

В типовой «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) печать конверта доступна из карточки контрагента. Откройте справочник «Контрагенты», выберите нужного получателя и нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В выпадающем списке будет пункт «Конверт» — программа сформирует макет с адресом получателя и адресом отправителя (вашей организации).

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» аналогичная команда есть в карточке сотрудника и в карточке организации: печать конверта используется для отправки писем сотрудникам, например с расчётными листками или уведомлениями. В «1С:Управление нашей фирмой» команда печати конвертов также присутствует в карточке контрагента.

Если в списке команд печати конверта нет, проверьте два момента: заполнен ли у объекта адрес (без адреса команда может быть скрыта или выдать пустой макет) и не используется ли сильно урезанная или старая версия конфигурации, где макет отсутствует.

Подготовка данных: адреса контрагентов и организации

Качество печатного конверта полностью зависит от того, как заполнены адреса в справочниках. В карточке контрагента адрес вводится через специальную форму с разбивкой по полям: индекс, регион, город, улица, дом. Не вписывайте весь адрес одной строкой в поле «Город» — тогда макет конверта может сформироваться некорректно, а адрес не пройдёт проверку по классификатору.

Адрес отправителя берётся из карточки вашей организации (справочник «Организации»). Убедитесь, что там заполнен юридический или почтовый адрес с индексом. Если у организации несколько адресов, программа обычно берёт основной — проверьте в предварительном просмотре, какой именно попал на макет.

Индекс — критичное поле: почтовые отделения сортируют письма в первую очередь по нему. Если индекс неизвестен, его можно уточнить на сайте Почты России по адресу получателя, а затем внести в карточку контрагента, чтобы данные сохранились для будущих отправлений.

Печать конверта из карточки контрагента

Основной сценарий в «1С:Бухгалтерии 8» выглядит так. Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты», найдите получателя и откройте его карточку. Нажмите «Печать» → «Конверт». Откроется табличный документ с макетом: поля «Кому», «Куда», «От кого», «Откуда» и сетка индекса.

Перед отправкой на принтер обязательно откройте предварительный просмотр и проверьте: правильно ли перенеслись длинные названия организаций, не обрезался ли адрес, корректен ли индекс. Если что-то не так, проще поправить данные в карточке и сформировать макет заново, чем редактировать сам макет.

1. 1
   Откройте карточку контрагента и проверьте заполнение почтового адреса с индексом
2. 2
   Проверьте адрес вашей организации в справочнике «Организации»
3. 3
   Нажмите «Печать» → «Конверт» в карточке контрагента
4. 4
   В предварительном просмотре проверьте адреса, индексы и переносы строк
5. 5
   Выберите принтер, установите нужный формат бумаги и напечатайте пробный экземпляр
6. 6
   Сверьте пробник с реальным конвертом и при необходимости скорректируйте поля

Настройка формата конверта и параметров печати

Самая частая техническая проблема — несоответствие макета физическому конверту. Стандартные почтовые конверты имеют форматы C6 (114×162 мм), C5 (162×229 мм) и C4 (229×324 мм). Типовой макет обычно рассчитан на формат C6 или C5, но принтер по умолчанию настроен на A4 — отсюда смещение текста.

В настройках принтера (диалог печати 1С → «Свойства принтера») укажите реальный размер бумаги, соответствующий конверту, и правильную ориентацию — для C6 и C5 это чаще альбомная. Если принтер не поддерживает нестандартные размеры напрямую, создайте пользовательский формат бумаги в настройках драйвера Windows.

Не все принтеры физически способны печатать на конвертах: плотная бумага и склейки могут повредить узел закрепления лазерного принтера или вызвать замятие. Проверьте в документации к устройству поддержку конвертов и используйте ручной лоток подачи, если он есть. Конверты с окном требуют точного позиционирования адреса — для них макет придётся корректировать.

Массовая печать конвертов

Когда конверты нужны сразу для нескольких получателей — например, для рассылки уведомлений контрагентам или писем сотрудникам, — открывать каждую карточку нерационально. В ряде конфигураций массовая печать доступна из списка справочника: выделите несколько контрагентов в списке (с клавишей Ctrl), нажмите «Печать» и выберите макет конверта — программа сформирует отдельный лист для каждого получателя.

Если типовой массовой команды нет, используйте обработку «Универсальные подбор и обработка объектов» с диска ИТС или подготовьте список адресов выгрузкой в табличный документ, а затем печатайте через внешний макет. Для регулярных массовых рассылок имеет смысл один раз заказать разработку внешней печатной формы под ваш формат конверта — это окупается экономией времени.

Сравнение вариантов

Типовая команда «Конверт»

Подходит для разовой печати из карточки; ограничение — фиксированный макет и не всегда есть массовый режим

Печать из списка справочника

Подходит для нескольких получателей; доступна не во всех конфигурациях

Внешняя печатная форма

Подходит для нестандартных конвертов и регулярных рассылок; требует разработки или покупки макета

Экспорт адресов в Word/Excel

Запасной вариант при отсутствии макета; адреса придётся актуализировать вручную

Что делать, если типового макета нет или он не подходит

В самописных и сильно доработанных конфигурациях макет конверта может отсутствовать. Первый вариант — проверить наличие внешних печатных форм в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» (если включён механизм дополнительных отчетов и обработок). Туда можно подключить готовую внешнюю форму конверта без изменения конфигурации.

Второй вариант — скопировать типовой макет в конфигураторе и отредактировать его: сдвинуть поля адреса, изменить шрифт, добавить логотип или поле для номера отправления. Это требует прав на доработку и снимает объект с полной поддержки, поэтому предпочтительнее внешняя печатная форма.

Третий, самый простой запасной путь: выгрузить адрес контрагента в Excel или Word и распечатать конверт штатными средствами Office (в Word есть мастер «Конверты»). Это удобно как разовое решение, но при регулярной работе лучше настроить печать непосредственно из 1С, чтобы не дублировать данные.

Проверка результата и типичные проблемы

После печати пробного конверта сверьте результат по нескольким контрольным точкам: индекс читается и соответствует адресу, название организации-получателя не обрезано, обратный адрес отправителя присутствует и актуален, текст не выходит за края конверта и не попадает на склейки.

Если текст смещён относительно конверта, причина почти всегда в настройках формата бумаги или полей. Скорректируйте поля в настройках страницы табличного документа (меню «Файл» → «Параметры страницы» в режиме предпросмотра) или в самом макете. Если шрифт слишком мелкий или крупный — это правится только в макете, а не в настройках принтера.

Контрольные точки

Как проверить результат

Индекс получателя

Норма

6 цифр, совпадает с адресом, хорошо читается

Тревожный признак

Пусто, обрезано или не соответствует городу

Позиция текста на конверте

Норма

Адрес в пределах полей, не заходит на склейки

Тревожный признак

Текст смещён, обрезан по краю

Обратный адрес

Норма

Указан актуальный адрес вашей организации

Тревожный признак

Пусто или старый адрес

Прохождение конверта через принтер

Норма

Ровная подача без заломов

Тревожный признак

Замятия, перекос — прекратить печать партии

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать конверт прямо из документа, например из счёта?

В типовых конфигурациях команда печати конверта привязана к карточкам справочников (контрагент, организация, сотрудник), а не к документам. Проще всего из документа перейти в карточку контрагента по гиперссылке и уже оттуда вызвать печать конверта. Для печати конверта непосредственно из документа потребуется внешняя печатная форма.

Почему команда «Конверт» неактивна или отсутствует в меню «Печать»?

Чаще всего у объекта не заполнен почтовый адрес — заполните его в карточке и проверьте снова. Также команда может отсутствовать в старых или нетиповых конфигурациях; в этом случае используйте внешнюю печатную форму или экспорт адреса в Word.

Какой формат конверта выбрать для отправки документов?

Для писем и листов A4, сложенных втрое, подходит конверт C5 (162×229 мм), для компактных уведомлений — C6 (114×162 мм), для документов A4 без сгиба — C4 (229×324 мм). Формат макета и настройки принтера должны соответствовать физическому конверту.

Принтер заминает конверты. Что делать?

Используйте ручной лоток подачи и выбирайте в настройках драйвера тип бумаги «Конверт» или «Плотная», чтобы снизить температуру и скорость прохода. Если замятия продолжаются, проверьте в документации, поддерживает ли устройство печать на конвертах, — при отсутствии поддержки печатайте адреса на самоклеящихся этикетках.

Можно ли изменить шрифт и положение адреса на конверте?

Да, но только через редактирование макета: либо доработкой в конфигураторе, либо через внешнюю печатную форму. Настройки принтера и параметры страницы позволяют менять лишь поля и масштаб, но не оформление самого макета.

Как напечатать конверты сразу для списка контрагентов?

Выделите несколько контрагентов в списке справочника (с зажатой клавишей Ctrl) и вызовите команду печати — если конфигурация поддерживает групповую печать, макеты сформируются для каждого. При отсутствии такой команды понадобится внешняя обработка или выгрузка адресов для печати через Word.