Как распечатать контрагентов в 1С

Распечатать список контрагентов в 1С можно несколькими способами: напрямую из справочника, через универсальный отчёт по справочнику или через специализированные отчёты вроде «Анализа взаиморасчётов», если нужны не просто названия, а долги и обороты. Выбор зависит от того, что именно требуется на бумаге: простой перечень организаций, реквизиты для проверки или сводная таблица с телефонами и адресами.

В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация) справочник контрагентов находится в разделе «Справочники» или «Продажи/Покупки». Прямой кнопки «Печать списка» в форме списка обычно нет, поэтому чаще всего используют команду «Вывести список» — она формирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить.

Важно понимать различие между конфигурациями и версиями платформы: в 1С 8.3 интерфейс «Такси» отличается от управляемых форм 8.2, а в старых версиях 7.7 логика вывода списков другая. Ниже разобраны рабочие сценарии для актуальных версий 1С 8.3, которые подходят для большинства типовых решений.

Способ 1. Печать списка через команду «Вывести список»

Это самый простой и универсальный метод, который работает практически во всех типовых конфигурациях на платформе 8.3. Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» (в 1С:Бухгалтерии 3.0 путь может быть «Справочники» → «Покупки и продажи» → «Контрагенты»). Перед вами откроется форма списка с колонками: наименование, ИНН, КПП и другими.

Нажмите кнопку «Ещё» в правой части командной панели формы и выберите пункт «Вывести список». В появившемся окне отметьте галочками колонки, которые должны попасть в печатную форму: наименование, ИНН, адрес, телефон. Уберите лишние — например, служебные поля, которые только займут место на листе.

После нажатия «ОК» программа сформирует табличный документ. Проверьте его внешний вид: если колонки обрезаны, измените ориентацию листа на альбомную через «Файл» → «Параметры страницы» или «Главное меню» → «Файл» → «Параметры страницы». Затем отправьте документ на печать стандартной командой Ctrl+P или кнопкой принтера.

1. 1
   Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты»
2. 2
   При необходимости установите отбор по группе или условию
3. 3
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список»
4. 4
   Отметьте нужные колонки и нажмите «ОК»
5. 5
   Проверьте табличный документ, настройте ориентацию листа
6. 6
   Отправьте на печать через Ctrl+P

Способ 2. Печать с предварительным отбором

Если контрагентов тысячи, печатать весь справочник бессмысленно — сначала сузьте список. В форме списка нажмите «Ещё» → «Настроить список» и задайте отбор: например, только контрагенты из группы «Покупатели», только с заполненным ИНН или только те, у кого есть задолженность (если конфигурация поддерживает такое поле отбора).

Отбор работает и по части наименования: в поле поиска введите фрагмент названия, и список отфильтруется. После применения отбора команда «Вывести список» выведет только видимые строки — это удобно, когда нужна печатная форма по конкретному сегменту: поставщикам региона, дилерам, архивным контрагентам.

Учтите ограничение: стандартный отбор работает только по реквизитам справочника. Сложные условия вроде «контрагенты с продажами за квартал выше суммы X» через настройку списка не задать — для этого нужен отчёт, о котором ниже.

Способ 3. Универсальный отчёт по справочнику

Когда требуется гибкая настройка — группировка по группам, вывод произвольных реквизитов, сортировка — используйте «Универсальный отчёт». В 1С:Бухгалтерии 3.0 он находится в разделе «Отчёты» → «Универсальный отчёт». В поле «Вид данных» выберите «Справочники», затем «Контрагенты».

На вкладке настроек добавьте поля: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, основной договор. Задайте группировку по родительской группе, чтобы на печати контрагенты были разбиты по папкам справочника. Установите отборы при необходимости и нажмите «Сформировать».

Результат — тот же табличный документ, который печатается стандартно. Преимущество подхода в том, что настройки можно сохранить как вариант отчёта и в следующий раз формировать готовую форму одним нажатием, не выбирая поля заново.

Способ 4. Печать карточки конкретного контрагента

Иногда нужен не список, а полная информация по одной организации — для проверки реквизитов или передачи партнёру. Откройте карточку контрагента двойным щелчком. В типовых конфигурациях доступна команда печати карточки: кнопка «Печать» в командной панели или пункт в меню «Ещё».

В 1С:Бухгалтерии 3.0 доступна печатная форма «Карточка контрагента» с основными реквизитами. Если такой команды нет, альтернатива — скопировать данные вручную или сформировать отчёт «Универсальный отчёт» с отбором по одному контрагенту, включив все нужные реквизиты.

Отдельный сценарий — печать конверта или письма контрагенту. В ряде конфигураций из карточки доступны команды печати конвертов с адресом. Если их нет, адрес проще скопировать в Word и распечатать оттуда.

Сохранение списка в Excel, PDF и другие форматы

Часто вместо бумажной копии нужен файл — для рассылки, обработки или архива. Сформированный табличный документ (из «Вывести список» или отчёта) сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения на панели. Доступные форматы зависят от версии платформы: обычно это MXL (родной формат 1С), Excel (XLS/XLSX), PDF, HTML, текст.

Для дальнейшей обработки выбирайте Excel: данные попадут в ячейки, и с ними можно работать формулами. Для передачи «как есть» без возможности редактирования подойдёт PDF. Учтите, что при сохранении в Excel старых версий платформы иногда теряется форматирование шапки — проверьте файл после сохранения.

Сравнение вариантов

«Вывести список»

Быстро и просто для обычного перечня. Ограничение: только реквизиты, видимые в списке, без группировок и сложных условий.

Универсальный отчёт

Гибкие поля, отборы, группировки, сохранение настроек. Ограничение: дольше настраивается, требует понимания структуры отчёта.

Сохранение в Excel/PDF

Подходит для передачи и доработки данных. Ограничение: это не печать, а экспорт — бумажную копию придётся печатать из другой программы.

Настройка печати: ориентация, масштаб, колонтитулы

Широкая таблица с реквизитами часто не помещается на лист А4 книжной ориентации. Откройте «Файл» → «Параметры страницы»: переключите ориентацию на альбомную, уменьшите поля, при необходимости задайте масштаб или параметр «Разместить не более чем на 1 странице в ширину» (в зависимости от версии платформы название опции может отличаться).

Полезная опция — повторение шапки на каждой странице. Выделите строку заголовков в табличном документе, затем через меню настройки печати задайте «Сквозные строки». Тогда на каждом листе многостраничного списка будут видны названия колонок.

Проверяйте результат в предварительном просмотре до отправки на принтер: это экономит бумагу при обрезанных колонках или пустых страницах в конце документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Полнота списка

Норма

Количество строк в табличном документе совпадает с числом записей в отобранном списке

Тревожный признак

Строк заметно меньше — вероятно, действует скрытый отбор или поиск

Читаемость колонок

Норма

Все данные видны целиком, ИНН и телефоны не обрезаны

Тревожный признак

Текст обрезан символами ### или уходит за край листа

Шапка на страницах

Норма

Заголовки колонок повторяются на каждом листе

Тревожный признак

Со второй страницы колонки без названий

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — пользователь не находит кнопку «Вывести список». Причина обычно в том, что команда спрятана в меню «Ещё», а не вынесена на панель. Другой случай — недостаточно прав: если учётная запись имеет урезанную роль, администратор мог отключить вывод списков. Тогда нужно обратиться к администратору 1С для расширения прав.

Вторая типичная ситуация — на печать выводятся неактуальные данные: дубли контрагентов, помеченные на удаление записи. Перед печатью полезно отобрать список с исключением помеченных на удаление элементов (в настройке списка добавьте условие «Пометка удаления = Нет», если оно не применяется автоматически).

Частые вопросы

Нет кнопки «Вывести список» — что делать?

Сначала проверьте меню «Ещё» в форме списка — команда почти всегда там. Если её нет и там, вероятнее всего, у вашей учётной записи ограничены права или конфигурация модифицирована. Обратитесь к администратору 1С: он либо расширит права, либо предложит альтернативу — например, готовый отчёт по контрагентам.

Как распечатать контрагентов с телефонами и адресами?

В форме списка добавьте нужные колонки через «Ещё» → «Изменить форму» или настройку списка, затем используйте «Вывести список». Если контактная информация не выводится в список, сформируйте «Универсальный отчёт» по справочнику и добавьте поля контактной информации в настройках отчёта.

Можно ли распечатать контрагентов вместе с суммами задолженности?

Да, но не из справочника — долги хранятся в регистрах взаиморасчётов. Используйте отчёты «Задолженность покупателей», «Задолженность поставщикам» или «Анализ взаиморасчётов» (названия зависят от конфигурации). Там можно вывести контрагента и сумму долга, а результат распечатать как обычный табличный документ.

Как исключить помеченные на удаление записи из печатной формы?

В настройке списка («Ещё» → «Настроить список») добавьте условие отбора «Пометка удаления» равно «Нет». Во многих конфигурациях такой отбор включён по умолчанию, но если он сброшен, помеченные элементы попадут и в список, и на печать.

Как сохранить список контрагентов в Excel?

Сформируйте табличный документ через «Вывести список» или отчёт, затем нажмите «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат листа Excel (XLSX). После сохранения откройте файл и проверьте, что колонки не съехали, а числовые данные вроде ИНН не преобразовались в числа с потерей ведущих нулей — при необходимости задайте текстовый формат ячеек.

Почему при печати обрезаются колонки справа?

Таблица шире листа. Откройте параметры страницы и переключите ориентацию на альбомную, уменьшите поля или уберите лишние колонки из вывода. Также проверьте масштаб печати — при значении меньше 100% текст станет мелким, поэтому лучше сокращать состав колонок, чем сильно ужимать масштаб.