Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать кассу в 1С 8.3 в одном экземпляре
Как распечатать кассовые документы в 1С 8.3 в одном экземпляре: настройка количества копий, печать кассовой книги, РКО и ПКО, решение типичных проблем.
Под «распечаткой кассы» в 1С 8.3 обычно понимают вывод на принтер кассовых документов: приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО), кассовой книги или листа кассовой книги за день. По умолчанию программа может предлагать несколько экземпляров или сохранять настройки прошлой печати, из-за чего бухгалтер получает лишние копии. Управлять количеством экземпляров можно как в самом диалоге печати, так и через настройки печатных форм.
В типовых конфигурациях «Бухгалтерия предприятия 3.0», «Управление торговлей 11» и «Комплексная автоматизация» механизм печати устроен одинаково: документ открывается, вызывается команда печати, формируется предварительный просмотр, а затем в диалоге принтера задаётся число копий. Ключевой момент — 1С запоминает последние параметры печати, поэтому однажды выставленная «1 копия» обычно сохраняется до следующего изменения.
Ниже разобраны все рабочие способы: печать одного ордера, печать кассовой книги за период, настройка печатных форм и устранение ситуации, когда вместо одного экземпляра выводится два и больше.
Что именно можно распечатать из кассы в 1С 8.3
Прежде чем настраивать печать, стоит определить, какой именно документ требуется на бумаге. В блоке кассовых операций «Банк и касса» доступны несколько печатных форм, и у каждой — свои особенности вывода.
- Приходный кассовый ордер (КО-1) — печатается из документа «Поступление наличных» кнопкой «Печать». Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся сдавшему деньги.
- Расходный кассовый ордер (КО-2) — печатается из документа «Выдача наличных». Выводится в одном экземпляре, подписывается руководителем, главбухом и получателем.
- Кассовая книга (КО-4) — формируется через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → ссылка «Кассовая книга» или через отчёт «Лист кассовой книги» за конкретный день.
- Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5) — нужна, если кассиров несколько.
Печать приходного или расходного ордера в одном экземпляре
Самая частая задача — распечатать один ПКО или РКО. Порядок действий в «1С:Бухгалтерии 8.3» следующий. Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы», найдите нужный документ в списке и откройте его двойным щелчком. В командной панели документа нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму — например, «Приходный кассовый ордер (КО-1)».
После формирования откроется окно предварительного просмотра табличного документа. Нажмите кнопку печати (значок принтера) или сочетание Ctrl+P. В появившемся системном диалоге выберите принтер и в поле «Количество копий» установите значение 1, затем подтвердите печать. Именно этот шаг определяет, сколько экземпляров уйдёт на принтер.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и найдите нужный ордер
- 2Откройте документ и нажмите «Печать» → выберите форму КО-1 или КО-2
- 3В предварительном просмотре нажмите значок принтера или Ctrl+P
- 4В диалоге печати установите «Количество копий» = 1
- 5Подтвердите печать и заберите один экземпляр с принтера
Обратите внимание: кнопка «Печать без предварительного просмотра» (если она есть в вашей конфигурации) отправляет документ сразу на принтер с последними сохранёнными настройками. Если ранее кто-то печатал в двух экземплярах, документ снова выйдет в двух копиях. Поэтому при сомнениях используйте печать через предварительный просмотр.
Печать кассовой книги за день или период
Кассовая книга печатается не из отдельного документа, а из специальной формы. В «1С:Бухгалтерии 3.0» перейдите в «Банк и касса» → «Кассовые документы» и в верхней части списка найдите ссылку «Кассовая книга». Укажите дату (или период), организацию и при необходимости кассу, затем нажмите «Сформировать». Программа выведет листы кассовой книги с нумерацией, остатками и итогами по каждому дню.
Далее действуйте по стандартной схеме: Ctrl+P, выбор принтера, одна копия. Лист кассовой книги по правилам кассовой дисциплины оформляется в одном экземпляре — кассир подписывает его и передаёт в бухгалтерию вместе с ордерами. Печатать дубликаты «про запас» не требуется, а при необходимости лист всегда можно переформировать из программы повторно, если данные за день не менялись.
Почему печатается несколько копий и как это исправить
Наиболее частая причина лишних экземпляров — сохранённая настройка количества копий. 1С и драйвер принтера запоминают параметры последнего сеанса печати. Если однажды было выставлено «2 копии», следующие документы будут уходить на печать парами, пока значение не изменят вручную.
Вторая причина — настройки самого принтера в Windows. Откройте «Параметры» → «Устройства» → «Принтеры и сканеры», выберите принтер, перейдите в «Параметры печати» и проверьте, не задано ли там количество копий по умолчанию. Некоторые драйверы (особенно сетевых и термопринтеров) имеют собственную настройку числа копий, которая имеет приоритет над диалогом 1С.
Третья причина — доработанные или внешние печатные формы. Если в вашей базе подключены внешние печатные формы («Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки»), количество экземпляров может быть жёстко прописано в макете. В этом случае понадобится помощь специалиста по 1С, который скорректирует модуль формирования печатной формы.
Как выбрать действие
Настройка печатной формы: масштаб, поля и разбиение на страницы
Иногда проблема «лишних листов» связана не с копиями, а с тем, что один документ не помещается на одну страницу и распадается на два листа. В окне предварительного просмотра нажмите кнопку настройки параметров страницы и проверьте масштаб: уменьшение до 90–95% часто позволяет уместить ордер на один лист. Также проверьте ориентацию (книжная/альбомная) и поля страницы.
В режиме предпросмотра доступна команда «Разместить на одной странице» (в свойствах табличного документа — «Автомасштаб»). Она автоматически подгоняет ширину таблицы под ширину листа. Это особенно полезно для кассовой книги, которая при стандартных настройках может выводиться с обрезанной правой частью.
Как проверить результат
Один документ занимает одну страницу, счётчик показывает 1 лист
Документ разбит на 2+ страницы или обрезан справа
Стоит значение 1
Стоит 2 и более — лишние экземпляры уйдут на принтер
Один экземпляр, все реквизиты и подписи читаемы
Несколько копий, обрезанные поля, отсутствуют суммы прописью
Ограничения и типичные ошибки
Печать кассовых документов доступна только после их записи. Непроведённый или незаписанный документ либо не сформирует печатную форму, либо выведет её без части данных. Всегда проводите документ перед печатью — это гарантирует актуальность номера, даты и суммы прописью.
Учитывайте права пользователя: если у сотрудника нет прав на просмотр кассовых документов или на вывод печатных форм, кнопка «Печать» будет недоступна. Настройка прав выполняется администратором через профили групп доступа. Также помните, что исправление уже распечатанного и подписанного ордера требует осторожности: изменение документа в базе после подписания бумажного экземпляра создаёт расхождение между учётом и первичкой.
Частые вопросы
Можно ли настроить 1С так, чтобы всегда печаталась ровно одна копия?
Да. Установите в диалоге печати одну копию — 1С и драйвер принтера обычно сохраняют это значение для следующих сеансов. Дополнительно проверьте настройки принтера в Windows: там тоже должна стоять одна копия по умолчанию. Жёстко зафиксировать число экземпляров можно только доработкой печатной формы.
Почему ПКО печатается вместе с квитанцией — это два экземпляра?
Нет. Квитанция к приходному ордеру — часть единой формы КО-1, она отрывается и выдаётся лицу, внёсшему деньги. Это один экземпляр документа, состоящий из двух частей на одном листе.
Как распечатать кассовую книгу сразу за месяц?
В форме «Кассовая книга» укажите период с первого по последнее число месяца и нажмите «Сформировать». Программа выведет листы по каждому дню, в котором были операции. В диалоге печати убедитесь, что выбраны все страницы и задана одна копия.
Кнопка «Печать» неактивна, что делать?
Проверьте, записан и проведён ли документ. Если документ в порядке, вероятнее всего, у вашего пользователя нет прав на печать кассовых документов — обратитесь к администратору базы для настройки профиля доступа.
Распечатанный ордер подписан, но в нём нашли ошибку. Как исправить?
Нельзя исправлять подписанный бумажный документ вручную. В 1С скорректируйте документ или создайте сторнирующую операцию, затем распечатайте новый экземпляр и подпишите его заново, а ошибочный бланк погасите и сохраните в соответствии с принятым на предприятии порядком.
Что важно запомнить
Один экземпляр кассового документа получается через предварительный просмотр и установку «Количество копий» = 1 в диалоге печати. Если копий больше, проверяйте сохранённые настройки 1С, параметры принтера в Windows и внешние печатные формы. Печатайте только проведённые документы и не редактируйте макеты без резервной копии базы.