Как распечатать кассовую книгу в 1С:Бухгалтерия

Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины для организаций, которые принимают и выдают наличные. В 1С:Бухгалтерии 8.3 книга формируется автоматически на основании приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому перед печатью достаточно убедиться, что все документы за период проведены, а остатки по счету 50.01 сходятся с фактическими наличными в кассе.

Печатная форма кассовой книги доступна в разделе «Банк и касса» и формируется за любой выбранный период — день, месяц, квартал или год. Программа автоматически рассчитывает остаток на начало дня, обороты по приходу и расходу и остаток на конец дня, а также присваивает листам порядковые номера.

Ниже разобран полный порядок действий: от проверки документов до вывода на печать, настройки нумерации листов, типичные ошибки и способы их исправления. Инструкция подходит для типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 редакции 3.0.

Что нужно проверить перед формированием книги

Главное условие корректной печатной формы — полнота первичных документов. Кассовая книга строится только на основании проведенных приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому непроведенный документ просто не попадет в отчет, и остатки «не сойдутся».

Откройте журнал «Кассовые документы» за нужный период и убедитесь, что в списке нет документов, помеченных на удаление или сохраненных без проведения. Такие документы обычно выделяются визуально — серым цветом или значком пометки.

Вторая проверка — остаток по счету 50.01 «Касса организации». Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 и сравните конечное сальдо с фактической наличностью в сейфе. Если остаток отрицательный, в кассовой книге появится минус по итогам дня — это грубое нарушение кассовой дисциплины, которое нужно исправить до печати.

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

Все ПКО и РКО за период

Норма

Документы проведены, нет пометок на удаление

Тревожный признак

Есть серые непроведённые документы — книга будет неполной

Остаток по счету 50.01

Норма

Положительный или нулевой, совпадает с фактом

Тревожный признак

Отрицательный остаток — в книге будет минус

Подписанты в карточке организации

Норма

Указаны директор, главбух, кассир

Тревожный признак

Пустые поля — подписи в форме будут пустыми

Где находится кассовая книга в 1С:Бухгалтерия 8.3

Основной путь: откройте раздел «Банк и касса», затем пункт «Кассовые документы». В командной панели журнала нажмите кнопку «Кассовая книга» — откроется форма настройки отчета. В некоторых релизах та же команда продублирована в разделе «Отчеты» → «Кассовая книга».

В форме настройки укажите два обязательных параметра: организацию (если в базе их несколько) и период формирования. Период можно выбрать из стандартных вариантов — день, месяц, квартал, год — или задать произвольные даты.

После нажатия кнопки «Сформировать» программа построит табличный документ, состоящий из листов кассовой книги по каждому дню, в котором было движение наличных. Дни без операций в отчет не включаются — это нормально и не является ошибкой.

Как сформировать и распечатать листы пошагово

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Кассовая книга»
2. 2
   Укажите организацию и период формирования
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте остатки на каждом листе
4. 4
   Проверьте нумерацию листов — она должна быть сквозной с начала года
5. 5
   Нажмите кнопку «Печать» или Ctrl+P и выберите принтер
6. 6
   Распечатанные листы подпишите у кассира и главного бухгалтера

После формирования внимательно просмотрите каждый лист. На нем должны быть указаны: дата, номер листа, остаток на начало дня, перечень документов с корреспондирующими счетами и суммами, итоги прихода и расхода, остаток на конец дня. Внизу формы предусмотрены строки для подписей кассира и главного бухгалтера.

Для печати используйте стандартную команду «Печать» в правом верхнем углу табличного документа или сочетание клавиш Ctrl+P. Перед отправкой на принтер рекомендуется открыть предварительный просмотр: убедитесь, что лист не «разрывается» по ширине и таблица целиком помещается на страницу А4. При необходимости в настройках печати переключите ориентацию на альбомную или масштабируйте до одной страницы по ширине.

Если книгу нужно передать в электронном виде, используйте «Файл» → «Сохранить» и выберите формат PDF или Excel. Учтите, что электронная копия без подписей не заменяет распечатанные и подписанные листы там, где их требует внутренний контроль или проверяющие.

Нумерация листов и начало новой книги

Листы кассовой книги нумеруются с начала календарного года. При первом формировании в новом году программа начнет нумерацию с первого листа автоматически. Если книга формируется не с начала года, а, например, с момента постановки учета в 1С, стартовый номер листа можно задать вручную в форме настройки отчета — там есть поле для номера первого листа.

Если нумерация вдруг сбилась или начинается не с того номера, проверьте, не формировалась ли книга ранее с другими настройками, и при необходимости укажите стартовый номер явно. Номера должны идти подряд без пропусков и дублей — это один из первых моментов, который проверяют при кассовой ревизии.

Типичные проблемы при формировании и их решение

Самая частая жалоба — «книга пустая» или «не хватает документов». Причина почти всегда в непроведенных ПКО и РКО либо в неверно выбранной организации или периоде. Проверьте параметры отбора и журнал кассовых документов еще раз.

Вторая типичная ситуация — отрицательный остаток на конец дня. Он возникает, когда расходный ордер проведен раньше приходного по времени внутри дня или приходный документ вообще не введен. Исправьте время документов так, чтобы приход предшествовал расходу, либо введите недостающий ПКО.

Третья проблема — пустые подписи внизу листа. ФИО кассира и главного бухгалтера подтягиваются из данных организации и настроек ответственных лиц. Заполните их в карточке организации или в разделе настроек подписантов, затем пересформируйте отчет.

Настройка параметров печати и сохранение

Если лист кассовой книги не помещается на страницу, используйте настройки печати табличного документа: масштаб, поля и ориентацию. Стандартная форма рассчитана на вертикальную ориентацию А4, но при широких таблицах с длинными наименованиями контрагентов может потребоваться уменьшение масштаба до 80–90%.

Для регулярной работы удобно сохранить настройки отчета: в форме кассовой книги есть возможность зафиксировать организацию и типовой период, чтобы не вводить их каждый раз. В некоторых релизах доступна команда сохранения варианта отчета.

Удобный ритм работы: формировать и распечатывать лист кассовой книги в конце каждого дня, в котором были наличные операции. Кассир подписывает лист сразу, а главбух — при передаче документов. Это занимает пару минут и избавляет от поиска подписантов в конце года.

Частые вопросы о печати кассовой книги в 1С

Можно ли распечатать кассовую книгу за прошлый период?

Да, отчет формируется за любой период, за который в базе есть проведенные кассовые документы. Укажите нужные даты в настройке периода. Учтите, что если документы за прошлый период редактировались, листы нужно пересформировать и распечатать заново.

Почему в кассовой книге отрицательный остаток?

Причина — расходный ордер проведен раньше приходного по времени или приходный документ отсутствует. Откройте оборотку по счету 50.01 за проблемный день, найдите документы и выровняйте их время либо введите недостающий ПКО, затем пересформируйте книгу.

Как изменить номер первого листа кассовой книги?

В форме настройки отчета «Кассовая книга» есть поле для указания номера первого листа. Введите нужное значение до формирования — дальнейшая нумерация продолжится автоматически. По умолчанию в начале года нумерация стартует с первого листа.

Обязательно ли печатать кассовую книгу, если ведется электронный учет?

Форма книги в 1С соответствует утвержденной форме КО-4. Организации, ведущие кассовые операции, формируют книгу обязательно; способ хранения — бумажный или электронный с применением подписи — определяется с учетом требований указаний ЦБ и внутренних регламентов. На практике большинство организаций распечатывают и подшивают листы.

Что делать, если в форме не заполняются подписи кассира и главбуха?

Проверьте карточку организации и настройки ответственных лиц: там должны быть указаны руководитель, главный бухгалтер и кассир. После заполнения данных пересформируйте отчет — подписи подтянутся автоматически.

Можно ли выгрузить кассовую книгу в Excel или PDF?

Да. Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить» в форматах PDF, Excel (MXL и др.). Это удобно для передачи аудиторам или архива, но электронная копия без подписей не заменяет подписанные листы там, где они требуются.