Документы и Печать · 7 мин
Как распечатать кассовую книгу в 1С 8.3
Как сформировать и распечатать кассовую книгу в 1С 8.3 Бухгалтерия: настройка, период, нумерация листов, проверка итогов, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины, в котором отражаются все приходные и расходные кассовые операции организации. В 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия) книга формируется автоматически на основании проведённых приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому перед печатью важно убедиться, что все документы за период введены и проведены.
Печать кассовой книги выполняется через стандартный отчёт «Кассовая книга», доступный в типовой конфигурации без доработок. Отчёт формирует листы по форме КО-4 с автоматической нумерацией, переносом остатков и итогами за день. Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки данных до проверки готового документа.
Что нужно проверить перед формированием кассовой книги
Отчёт строится только по проведённым документам. Если какой-то приходный или расходный ордер создан, но не проведён, он не попадёт в книгу, и остаток на конец дня будет неверным. Откройте журнал «Кассовые документы» и убедитесь, что в списке нет непроведённых и помеченных на удаление документов за нужный период.
Второй момент — последовательность документов внутри дня. Номера ПКО и РКО должны идти по порядку, даты документов должны соответствовать фактическим дням операций. Если документ введён «задним числом» после того, как книга за тот день уже распечатана и подписана, лист придётся перепечатывать и переоформлять.
Также проверьте, что в настройках организации заполнены данные, которые выводятся в шапке листа: наименование, ОКПО. Если организаций в базе несколько, убедитесь, что кассовые документы относятся к нужной.
Где находится отчёт «Кассовая книга» в 1С 8.3
Есть два равнозначных способа открыть отчёт. Первый: перейдите в раздел «Банк и касса», откройте журнал «Кассовые документы» и нажмите кнопку «Кассовая книга» на панели журнала. Второй: в том же разделе «Банк и касса» в блоке отчётов выберите пункт «Кассовая книга».
В некоторых конфигурациях и ролях отчёт также доступен через «Отчёты» → «Кассовая книга». Если пункта нет в интерфейсе, возможно, у пользователя ограничены права — тогда доступ настраивает администратор через профили групп доступа.
Как настроить параметры и сформировать отчёт
В форме отчёта укажите период формирования. Кассовую книгу обычно формируют за конкретный день, месяц, квартал или год — в зависимости от того, за какой срок нужно распечатать листы. Если в организации несколько касс (например, основная и операционная), выберите нужную кассу в поле отбора.
После установки параметров нажмите «Сформировать». Программа построит листы по форме КО-4: каждый день, в котором были кассовые операции, выводится на отдельном листе с указанием остатка на начало дня, всех приходных и расходных документов, итогов за день и остатка на конец дня.
- 1Откройте журнал «Кассовые документы» и проверьте, что все ПКО и РКО за период проведены
- 2Перейдите: «Банк и касса» → «Кассовая книга»
- 3Укажите период, организацию и при необходимости конкретную кассу
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте остатки и итоги на экране
- 5Нажмите кнопку печати, выберите принтер и распечатайте листы
- 6Пронумеруйте, прошнуруйте и подпишите листы у руководителя и главбуха
Нумерация листов и настройки печати
Листы кассовой книги нумеруются сквозной нумерацией с начала года. В типовом отчёте 1С номер листа подставляется автоматически на основании данных о ранее сформированных листах. Если вы формируете книгу не с начала года или в базе ведётся учёт не с января, проверьте, с какого номера начинается отсчёт — при необходимости начальный номер листа корректируется в настройках отчёта.
Перед печатью откройте предварительный просмотр и убедитесь, что каждый день начинается с нового листа, таблицы не обрезаны по ширине, а ориентация страницы — книжная. Если строки переносятся некорректно, измените масштаб в настройках печати табличного документа (обычно достаточно 90–100%).
Распечатанные листы подписываются кассиром и главным бухгалтером, а по итогам года книга прошнуровывается и заверяется печатью. Электронная кассовая книга в 1С не заменяет подписанный бумажный экземпляр, если организация обязана вести книгу на бумаге по внутренним правилам или требованиям проверяющих.
Как проверить правильность сформированной книги
Главный контрольный показатель — остаток на конец каждого дня. Он должен совпадать с фактическим остатком денег в кассе и с сальдо по счёту 50 в оборотно-сальдовой ведомости. Расхождение означает, что какой-то документ не проведён, проведён дважды или введён с неверной суммой.
Также сверьте остаток на начало первого дня периода с остатком на конец предыдущего дня — значения должны стыковаться. Если книга печатается за год, удобно дополнительно сформировать отчёт «Анализ счёта 50» и сравнить суммарные обороты по приходу и расходу.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо счёта 50 и фактическим остатком в кассе
Расхождение — ищите непроведённый или ошибочный документ
Сквозная, без пропусков и дублей с начала года
Пропуски или повторы номеров — проверьте начальный номер в настройках
Остаток на конец дня равен остатку на начало следующего рабочего дня
Разрыв — между днями есть неучтённые операции
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — печать книги до ввода всех документов. Кассир распечатал лист, подписал, а потом бухгалтер ввёл забытый РКО тем же днём. Итог: лист не соответствует учёту, нужно перепечатывать и переподписывать. Правило простое: сначала закрывается кассовый день в программе, потом печатается лист.
Вторая ошибка — формирование книги по всем кассам сразу, когда в организации их несколько. В этом случае операции смешиваются, и лист не соответствует ни одной физической кассе. Всегда проверяйте отбор по кассе перед формированием.
Ответы на частые вопросы
Можно ли распечатать кассовую книгу сразу за весь год?
Да, укажите период с 1 января по 31 декабря и сформируйте отчёт — программа выведет все дни с операциями. Однако практичнее печатать листы ежедневно или ежемесячно: так проще контролировать нумерацию и вовремя замечать расхождения.
Почему в книгу не попал приходный ордер?
Чаще всего документ не проведён, помечен на удаление, относится к другой кассе или другой организации, либо его дата выходит за пределы выбранного периода. Проверьте документ в журнале «Кассовые документы».
Как изменить начальный номер листа?
В форме отчёта откройте настройки и найдите параметр нумерации листов. Укажите нужный начальный номер — это требуется, если учёт в базе начат не с начала года или книга продолжается после переноса данных из другой программы.
Обязательно ли печатать книгу, если кассовых операций мало?
Лист формируется только за дни, когда были операции. Если операций не было вообще, печатать ничего не нужно. Организации, освобождённые от ведения кассовой книги (например, некоторые ИП), могут не формировать её вовсе — это зависит от статуса и режима учёта.
Что делать, если лист уже подписан, а нашлась ошибка?
Исправьте документ в программе, перепечатайте лист за этот день и подпишите заново. Исправления «задним числом» без замены листа недопустимы — при проверке расхождение бумажной книги с учётом трактуется как нарушение кассовой дисциплины.
Что важно запомнить
Кассовая книга печатается через «Банк и касса» → «Кассовая книга» после проверки всех проведённых ПКО и РКО. Контролируйте остатки по счёту 50, сквозную нумерацию листов и отбор по кассе. Подписанный лист не исправляется — при ошибке он перепечатывается и переподписывается.