Как распечатать карточку ОС в 1С 8.3

Инвентарная карточка учёта основного средства (форма ОС-6) — обязательный документ, который организация ведёт на каждый объект основных средств. В 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия» карточка формируется автоматически на основании данных, введённых при принятии объекта к учёту: инвентарного номера, первоначальной стоимости, срока полезного использования и способа начисления амортизации.

Распечатать карточку ОС можно несколькими способами: из справочника «Основные средства», из документа принятия к учёту или массово — через специализированную обработку. Выбор способа зависит от того, нужна одна карточка или пакет документов на всю инвентарную группу. Ниже разобраны все рабочие варианты с точными путями по меню.

Что такое инвентарная карточка ОС-6 и когда она нужна

Форма ОС-6 «Инвентарная карточка учёта объекта основных средств» утверждена постановлением Госкомстата. С 2013 года унифицированные формы не обязательны для коммерческих организаций, однако большинство компаний продолжает использовать ОС-6, потому что она содержит все необходимые реквизиты: сведения об объекте, его стоимости, амортизации, перемещениях и ремонтах.

Карточка требуется при инвентаризации, проверках аудиторов и налоговой, при выбытии или продаже объекта, а также для внутреннего контроля. В 1С карточка формируется на конкретную дату, поэтому важно, чтобы все операции по объекту (принятие к учёту, модернизация, перемещение) были проведены в программе до момента печати.

Печать карточки из справочника «Основные средства»

Это самый быстрый способ, когда нужна карточка одного конкретного объекта. Откройте меню «ОС и НМА» → «Основные средства». В списке найдите нужный объект — удобно использовать поиск по инвентарному номеру или наименованию. Дважды щёлкните по строке, чтобы открыть элемент справочника.

В открывшейся форме нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите пункт «Инвентарная карточка (ОС-6)». Программа сформирует табличный документ, который можно сразу отправить на принтер кнопкой с изображением принтера или сохранить в PDF, Excel через «Файл» → «Сохранить как».

1. 1
   Откройте «ОС и НМА» → «Основные средства»
2. 2
   Найдите объект по инвентарному номеру или наименованию
3. 3
   Откройте карточку объекта двойным щелчком
4. 4
   Нажмите «Печать» → «Инвентарная карточка (ОС-6)»
5. 5
   Проверьте сформированный документ и отправьте на печать

Перед печатью проверьте предварительный просмотр: карточка занимает обычно два-три листа и должна содержать заполненные разделы о стоимости и амортизации. Если разделы пустые — вероятно, объект не принят к учёту документом, а заведён только в справочнике.

Печать карточки из документа принятия к учёту

Второй вариант — печать непосредственно из документа «Принятие к учёту ОС». Откройте журнал «ОС и НМА» → «Принятие к учёту ОС», найдите нужный документ по дате и номеру, откройте его. В командной панели нажмите кнопку печати — в списке доступных форм будет «Инвентарная карточка (ОС-6)».

Этот способ удобен, когда карточку нужно распечатать сразу после оприходования объекта и подшить в папку первичных документов. Данные в карточку подтягиваются из того же документа, поэтому расхождений между первичкой и карточкой не возникает.

Массовая печать карточек на группу объектов

Когда нужно распечатать карточки на десятки или сотни объектов — например, перед годовой инвентаризацией — открывать каждый элемент справочника нерационально. В типовой конфигурации есть обработка групповой печати: откройте «ОС и НМА» → «Печать инвентарных карточек» (в некоторых релизах путь: «ОС и НМА» → «Отчеты» → соответствующая обработка).

В форме обработки укажите организацию, при необходимости задайте отбор по подразделению, материально ответственному лицу или группе ОС. Нажмите «Сформировать» — программа построит карточки по всем отобранным объектам в одном табличном документе. Далее документ целиком отправляется на принтер.

Если типовой обработки в вашей версии нет, используйте список справочника: выделите несколько объектов с зажатой клавишей Ctrl, нажмите «Ещё» → «Печать» и выберите форму карточки. Набор доступных команд зависит от релиза конфигурации.

Сравнение вариантов

Печать из карточки объекта

Подходит для одного-двух объектов; быстро, но не масштабируется

Печать из документа принятия к учёту

Удобно сразу после оприходования; гарантирует совпадение с первичкой

Обработка групповой печати

Оптимально для инвентаризации и большого числа объектов; требует настройки отборов

Настройка формы и параметров печати

Перед отправкой на принтер откройте предварительный просмотр и проверьте ориентацию листа — карточка ОС-6 по умолчанию формируется в альбомной ориентации. Если таблица обрезается, в настройках печати табличного документа уменьшите масштаб или включите режим «Уместить на странице» через «Файл» → «Параметры страницы».

Обратите внимание на дату формирования: карточка строится на дату, указанную в параметрах отчёта. Если нужна карточка на конкретное число (например, на дату инвентаризации), сначала установите эту дату в параметрах формы, иначе сведения об амортизации и местонахождении могут не совпасть с ожидаемыми.

Контрольные точки

Как проверить результат

Инвентарный номер и наименование

Норма

Совпадают с данными справочника и документа принятия

Тревожный признак

Номер пустой или отличается от первичного документа

Первоначальная стоимость

Норма

Равна стоимости по данным бухгалтерского учёта

Тревожный признак

Нулевая или не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью

Сведения об амортизации

Норма

Заполнен срок полезного использования и способ начисления

Тревожный признак

Разделы пустые — объект не принят к учёту документом

Типичные проблемы и их решение

Самая частая ситуация — карточка формируется пустой. Причина почти всегда в том, что объект заведён в справочнике «Основные средства», но документ «Принятие к учёту ОС» не создан или не проведён. Проверьте журнал документов и проведите принятие к учёту, после чего карточка заполнится.

Вторая проблема — в списке печатных форм нет пункта «Инвентарная карточка». Такое бывает в нетиповых или сильно доработанных конфигурациях, а также при ограничении прав пользователя. Проверьте, что вы работаете под учётной записью с правами на просмотр данных по основным средствам, и уточните у администратора, не отключена ли форма в настройках.

Если объект был модернизирован или переоценён, а в карточке этих сведений нет, проверьте наличие и проведённость документов «Модернизация ОС» и «Переоценка ОС». Карточка отражает только те операции, которые оформлены документами в базе.

Краткие ответы на частые вопросы

Можно ли распечатать карточку ОС за прошлый период?

Да. Установите нужную дату в параметрах формирования карточки — программа построит документ по состоянию учётных данных на это число, включая начисленную на тот момент амортизацию.

Почему в карточке не заполнены сведения об амортизации?

Чаще всего объект не принят к учёту документом «Принятие к учёту ОС» либо в документе не указан способ начисления амортизации. Проверьте проведённость документа и заполненность его вкладки с параметрами амортизации.

Как сохранить карточку в PDF, а не печатать на бумаге?

После формирования табличного документа откройте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат PDF. Либо в диалоге печати укажите виртуальный принтер PDF, если он установлен в системе.

Можно ли распечатать карточки сразу по всем ОС организации?

Да, через обработку групповой печати инвентарных карточек в разделе «ОС и НМА». Оставьте отборы пустыми — будут сформированы карточки по всем объектам выбранной организации.

Что делать, если формы ОС-6 нет в списке печати?

Проверьте права пользователя и релиз конфигурации. В доработанных конфигурациях форма могла быть заменена или отключена — в этом случае обратитесь к специалисту, сопровождающему вашу базу.

Обязательно ли распечатывать карточку на бумаге?

Законодательство допускает ведение инвентарных карточек в электронном виде при соблюдении требований к учётным документам. Однако для инвентаризаций и проверок бумажные карточки обычно распечатывают — уточните требование в учётной политике вашей организации.