Как распечатать список документов из 1С

Список документов в 1С распечатывается несколькими способами: через стандартную команду «Вывести список», через специальную печатную форму «Список документов» или через выгрузку в Excel с последующей печатью. Выбор зависит от конфигурации (Управление торговлей, Бухгалтерия, Зарплата и управление персоналом), версии платформы и того, нужен ли простой перечень или оформленный реестр с итогами.

Чаще всего задача возникает при подготовке реестра накладных для архива, передаче перечня счетов в бухгалтерию или сверке документов с контрагентом. Во всех этих случаях достаточно штатных средств — программировать ничего не нужно.

Действия ниже описаны для типовых конфигураций на управляемых формах (интерфейс «Такси»). В старых конфигурациях на обычных формах логика та же, но названия кнопок могут отличаться.

Что понадобится перед печатью

Прежде чем выводить список, убедитесь, что у вас есть права на просмотр нужного вида документов. Если журнал открывается пустым, а документы в базе точно есть — скорее всего, ограничение на уровне прав пользователя или установлен скрытый отбор.

Также заранее определитесь с составом списка: за какой период нужны документы, по какой организации, нужны ли помеченные на удаление и непроведённые. От этих решений зависят настройки отбора, которые вы зададите на следующем шаге.

Если список нужен регулярно (например, ежемесячный реестр для архива), имеет смысл сразу сохранить вариант отбора, чтобы не настраивать его заново.

Способ 1. Печать через «Вывести список»

Самый быстрый вариант — вывести текущий список журнала в табличный документ. Он работает практически в любой конфигурации и не требует настроек.

1. 1
   Откройте нужный журнал: например, «Продажи» → «Реализации (акты, накладные)» или «Покупки» → «Поступления».
2. 2
   Установите период через кнопку «Ещё» → «Установить период» или стандартный отбор по дате.
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по организации, контрагенту или складу.
4. 4
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список» (в некоторых конфигурациях — «Вывести список…» в меню печати).
5. 5
   В диалоге отметьте колонки, которые должны попасть в печатную форму, и нажмите «ОК».
6. 6
   В открывшемся табличном документе нажмите Ctrl+P, выберите принтер и распечатайте.

Полученный табличный документ перед печатью можно отредактировать: удалить лишние строки, изменить ширину колонок, добавить заголовок. Это удобно, когда список передаётся руководителю или контрагенту и должен выглядеть аккуратно.

Обратите внимание: в список попадут только те документы, которые видны в журнале с текущими отборами. Если часть документов скрыта отбором — в печатной форме её тоже не будет.

Способ 2. Печатная форма «Список документов»

В некоторых конфигурациях для журналов доступна отдельная печатная форма «Список документов» или «Реестр документов». Она формирует оформленный документ с шапкой, нумерацией строк и итоговыми суммами — такой реестр можно подшивать в архив без доработки.

Чтобы проверить наличие формы, откройте журнал и нажмите кнопку «Печать» (или «Ещё» → «Печать»). Если в списке команд есть «Список документов» — выберите её, укажите период и параметры, и программа сформирует табличный документ.

В «1С:Бухгалтерии» аналогичную задачу решает отчёт «Реестр документов» (раздел «Отчёты» или «Руководителю» в зависимости от версии). Он позволяет вывести перечень документов выбранного вида за период с суммами и признаками проведения.

Настройка колонок и отборов перед печатью

Чтобы список был информативным, настройте видимые колонки до вывода на печать. В журнале нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и включите нужные поля: номер, дату, контрагента, сумму, ответственного, склад. Всё, что видно в списке, можно перенести в печатную форму.

Отборы настраиваются через кнопку «Настроить список» или стандартную панель отбора. Типичные условия: период (месяц, квартал), организация, вид операции, контрагент. Помеченные на удаление документы по умолчанию обычно отображаются с зачёркиванием — при желании исключите их отбором по пометке удаления.

Если список формируется регулярно с одинаковыми условиями, сохраните настройки: «Ещё» → «Сохранить настройки» или сохранение варианта отчёта. В следующий раз достаточно будет выбрать сохранённый вариант.

Выгрузка списка в Excel и печать оттуда

Если список нужно дополнительно обработать — отсортировать нестандартно, добавить свои колонки, посчитать промежуточные итоги — удобнее выгрузить его в Excel. Для этого выведите список через «Вывести список», затем в табличном документе выберите «Файл» → «Сохранить как» и укажите формат Excel (xlsx) или лист Excel.

Альтернативный путь — скопировать выделенные строки журнала через Ctrl+C и вставить в Excel. Такой способ переносит только видимые колонки и требует ручной доработки заголовков, но подходит для быстрого переноса небольших перечней.

Перед печатью из Excel проверьте разметку страницы: широкие таблицы часто не помещаются на лист по ширине. Установите альбомную ориентацию и масштаб «вписать в одну страницу по ширине» в параметрах печати Excel.

Сравнение вариантов

Вывести список

Быстрый способ для любой конфигурации. Ограничение: минимальное оформление, без автоматических итогов.

Печатная форма «Список документов» или отчёт «Реестр документов»

Оформленный реестр с итогами для архива и сверок. Ограничение: есть не во всех конфигурациях.

Выгрузка в Excel

Гибкая обработка, свои формулы и оформление. Ограничение: требует ручной доработки и больше времени.

Типичные проблемы и их решение

Наиболее частая жалоба — в распечатке не хватает документов. Причина почти всегда в отборах: проверьте период, организацию и скрытые условия в настройке списка. Полезно временно сбросить все отборы и посмотреть, сколько документов покажет журнал без ограничений.

Вторая проблема — обрезанные колонки или нечитаемый шрифт при печати. В табличном документе 1С перед печатью откройте «Файл» → «Параметры страницы» и настройте масштаб, ориентацию и поля. Для широких списков выбирайте альбомную ориентацию.

Если кнопки вывода списка нет вовсе, а права полные — вероятно, конфигурация сильно доработана или используется устаревший релиз. В этом случае универсальный отчёт (раздел «Отчёты» → «Универсальный отчёт») по виду документов решит задачу: выберите тип документа, период и нужные поля.

Проверка результата перед передачей списка

Перед тем как отдать распечатку, сверьте количество строк в списке с количеством документов в журнале при тех же отборах. Совпадение чисел — главный признак того, что ничего не потерялось.

Если список содержит суммы, сверьте итог с данными отчёта по продажам или оборотно-сальдовой ведомости за тот же период. Расхождение указывает на непроведённые документы, разные отборы или разницу в учётных данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк

Норма

Совпадает с числом документов в журнале при тех же отборах

Тревожный признак

Строк меньше — работает скрытый отбор

Итоговая сумма

Норма

Сходится с отчётом по продажам за период

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые или лишние документы

Внешний вид распечатки

Норма

Все колонки читаемы, листы пронумерованы

Тревожный признак

Текст обрезан, колонки уходят за край страницы

Для официальных целей (передача в архив, налоговую, контрагенту) добавьте в табличный документ шапку с названием организации, периодом и датой формирования — это снимает вопросы о происхождении распечатки.

Частые вопросы

Можно ли распечатать список документов сразу по нескольким видам (накладные и счета-фактуры вместе)?

Штатный «Вывести список» работает в рамках одного журнала. Если журнал объединённый (например, «Складские документы» или «Документы по контрагенту»), разные виды попадут в один список. Для произвольной комбинации используйте универсальный отчёт или сформируйте отдельные списки и объедините их в Excel.

Как распечатать список документов только по одному контрагенту?

Откройте журнал, установите отбор по полю «Контрагент» (значение выбирается из справочника), затем выведите список стандартным способом. В «1С:Бухгалтерии» альтернатива — карточка контрагента со списком документов по нему.

Почему в распечатке нет колонки «Сумма», хотя в журнале она есть?

В диалоге «Вывести список» состав колонок выбирается вручную флажками — по умолчанию могут быть отмечены не все поля. Откройте диалог повторно и отметьте нужные колонки. Если колонки нет в списке выбора, сначала добавьте её в журнал через «Изменить форму».

Можно ли сохранить список в PDF вместо печати?

Да. В сформированном табличном документе выберите «Файл» → «Сохранить как» и укажите формат PDF. Либо при печати выберите виртуальный принтер PDF, если он установлен в операционной системе.

Как вывести список документов за год, если журнал показывает только месяц?

Ограничение задаётся отбором по периоду, а не возможностями журнала. Нажмите «Ещё» → «Установить период» и укажите произвольный интервал с начала по конец года. Учтите, что при очень большом числе документов формирование списка займёт заметное время.

Что делать, если нужна печатная форма реестра с подписями, которой нет в конфигурации?

Если штатные средства не дают нужного оформления, задача решается внешней печатной формой — её подключают через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Разработку такой формы поручают программисту 1С; самостоятельно без навыков встроенного языка её не создать.