Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать инвентарные номера в 1С
Как распечатать инвентарные номера основных средств в 1С: стандартные отчёты, печать этикеток и штрихкодов, настройка макетов и типичные ошибки.
Печать инвентарных номеров основных средств — регулярная задача при постановке ОС на учёт, инвентаризации и маркировке имущества. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) инвентарный номер хранится в карточке объекта основных средств, и его можно вывести на печать несколькими способами: через стандартную инвентарную карточку ОС-6, через отчёты, через печать этикеток со штрихкодами или через самостоятельно созданный макет.
Выбор способа зависит от цели. Если нужен документ для учёта — подойдёт унифицированная форма. Если требуется наклеить бирку на оборудование — нужна печать этикеток, возможно со штрихкодом или QR-кодом. Если штатных средств не хватает, задачу решает универсальный отчёт или внешняя печатная форма.
Ниже разобраны рабочие варианты для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3, а также подходы, применимые в других конфигурациях. Перед любыми изменениями в конфигурации убедитесь, что у вас есть актуальная резервная копия информационной базы.
Где хранится инвентарный номер и как проверить его заполнение
В 1С:Бухгалтерии 8.3 инвентарный номер присваивается объекту при принятии к учёту документом «Принятие к учёту ОС». Номер формируется автоматически по нумератору, но его можно изменить вручную в карточке основного средства: откройте раздел «Справочники» → «Основные средства», выберите объект — поле «Инвентарный номер» находится в шапке карточки.
Перед печатью стоит проверить, что номера заполнены у всех нужных объектов. Пустой инвентарный номер — частая причина «дырок» в распечатках и проблем при инвентаризации. Быстрее всего найти незаполненные позиции через список справочника: включите вывод колонки «Инвентарный номер» (кнопка «Ещё» → «Изменить форму» или «Настроить список») и отсортируйте по ней — пустые значения окажутся в начале.
Обратите внимание: в некоторых конфигурациях инвентарный номер хранится не в самой карточке, а в регистре сведений, привязанном к документу принятия к учёту. Если поле в карточке недоступно для редактирования, изменить номер можно только через документ-основание или специальную операцию.
Как проверить готовность данных к печати
У всех нужных объектов номера заполнены и уникальны
Есть пустые или повторяющиеся номера
Выбрана нужная организация, лишние объекты отфильтрованы
В список попадают ОС других организаций
Снятые с учёта объекты исключены отбором
В печать попадают выбывшие ОС
Печать через инвентарную карточку ОС-6
Унифицированная форма ОС-6 — стандартный способ вывести инвентарный номер на бумагу вместе с основными данными об объекте. В 1С:Бухгалтерии откройте карточку основного средства и нажмите кнопку «Печать» → «Инвентарная карточка (ОС-6)». Номер выводится в шапке формы вместе с наименованием, датой принятия к учёту и первоначальной стоимостью.
Для групповой печати удобнее использовать документ «Принятие к учёту ОС»: из него также доступна печать карточек по всем объектам табличной части. Это экономит время, когда на учёт ставится сразу несколько единиц оборудования.
Ограничение способа очевидно: ОС-6 — это полноценный документ на лист А4, а не компактная бирка. Для маркировки самого имущества он не подходит, зато корректно закрывает требования документального учёта.
Печать списка инвентарных номеров через отчёты
Если нужна сводная распечатка — например, реестр всех инвентарных номеров по подразделению или материально ответственному лицу — используйте отчёты. В разделе «ОС и НМА» доступны «Ведомость ОС» и «Инвентарная книга (ОС-6б)». В настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») добавьте группировки по подразделению или МОЛ и убедитесь, что поле «Инвентарный номер» присутствует в структуре.
Более гибкий инструмент — «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»). Выберите объект «Справочник» → «Основные средства», период не указывайте, а в настройках выведите поля «Наименование», «Инвентарный номер», «МОЛ», «Подразделение». Отбором можно ограничить список нужной группой объектов. Результат выводится в табличный документ и печатается стандартно через Ctrl+P или кнопку печати.
- 1Откройте «Отчёты» → «Универсальный отчёт»
- 2Выберите вид «Справочник», объект — «Основные средства»
- 3В настройках добавьте поля: Наименование, Инвентарный номер, МОЛ
- 4Установите отбор по организации и при необходимости по группе ОС
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
- 6Выведите табличный документ на печать или сохраните в Excel/PDF
Практический приём: сформированный список удобно сохранить в Excel (кнопка «Сохранить» в табличном документе), чтобы дальше использовать его как источник данных для печати этикеток в сторонних программах или для сверки при инвентаризации.
Печать этикеток и штрихкодов с инвентарным номером
Для наклеивания на оборудование инвентарный номер обычно печатают в виде этикетки небольшого формата, часто со штрихкодом. В конфигурациях с торговым функционалом (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) есть обработка «Печать этикеток и ценников»: в неё можно загрузить список объектов, выбрать шаблон этикетки и вывести на печать, включая штрихкод, сформированный из инвентарного номера.
В 1С:Бухгалтерии штатной печати этикеток для ОС может не быть — это зависит от версии и настроек. Типовые обходные пути: выгрузить список номеров в Excel и напечатать этикетки через Word (функция «Слияние») или через ПО принтера этикеток, которое умеет брать данные из таблицы. Для штрихкодов в Excel/Word потребуется установить шрифт штрихкода (например, Code 39 — он не требует контрольной цифры и прост в применении).
При печати на термопринтере этикеток проверьте, что в драйвере выбран правильный размер этикетки и ориентация, иначе штрихкод обрежется и не будет считываться сканером. Пробную партию всегда печатайте из 2–3 этикеток и проверяйте чтение сканером до запуска полного тиража.
Создание собственной печатной формы
Когда штатных форм недостаточно — нужен особый размер бирки, логотип, дополнительные поля — создают внешнюю печатную форму. Это файл с расширением .epf, который подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки» без снятия конфигурации с поддержки.
Разработка макета выполняется в конфигураторе: создаётся внешняя обработка с функцией СведенияОВнешнейОбработке(), макетом табличного документа и процедурой Печать(). В макете размещают параметры [ИнвентарныйНомер], [Наименование], а для штрихкода — область с выводом через шрифт штрихкода или компоненту печати штрихкодов 1С.
Если навыков разработки нет, поручите создание формы специалисту по 1С, предоставив ему точный макет: размер этикетки в миллиметрах, перечень полей, требования к штрихкоду (тип, длина), пример заполнения. Размытое техническое задание — главная причина переделок.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы при печати инвентарных номеров связаны не с самой печатью, а с данными и настройками. Разберём основные сценарии сбоев.
Отдельная ситуация — дубли инвентарных номеров. Они возникают при ручном вводе или после переноса данных из другой программы. Найдите дубли сортировкой списка по колонке «Инвентарный номер» и присвойте повторяющимся объектам новые уникальные номера до печати реестров и бирок.
Как выбрать способ печати
Проверка результата после печати
После печати сверьте выборочно 5–10 позиций: инвентарный номер на бумаге или этикетке должен совпадать с номером в карточке ОС. Если печатали штрихкоды — обязательно считайте каждый тип этикетки сканером: код должен распознаваться с первого раза и выдавать именно тот номер, который напечатан рядом текстом.
При массовой маркировке имеет смысл сразу зафиксировать факт наклеивания бирок: отметьте обработанные позиции в Excel-выгрузке или распечатанном реестре. Это избавит от повторной печати и пропусков, когда работа ведётся в несколько смен или несколькими сотрудниками.
Что важно запомнить
Инвентарный номер печатается из карточки ОС (форма ОС-6), через отчёты (ведомость ОС, универсальный отчёт) или на этикетках со штрихкодом. Перед печатью проверьте заполненность и уникальность номеров, для нестандартных бланков используйте внешнюю печатную форму, а пробную партию этикеток всегда проверяйте сканером.
Частые вопросы
Можно ли распечатать инвентарные номера сразу для всех ОС организации?
Да. Проще всего через универсальный отчёт по справочнику «Основные средства» с отбором по организации: выведите поля «Наименование» и «Инвентарный номер», сформируйте и распечатайте табличный документ. Для печати карточек ОС-6 по всем объектам потребуется групповая обработка или внешняя печатная форма.
Почему в отчёте у части объектов инвентарный номер пустой?
Номер не был присвоен при принятии к учёту — например, объект введён начальными остатками или перенесён из другой программы без этого реквизита. Откройте карточки таких ОС и заполните поле вручную, контролируя уникальность номеров.
Как напечатать штрихкод инвентарного номера без доработки 1С?
Выгрузите список номеров в Excel, установите на компьютер шрифт штрихкода Code 39, примените его к колонке с номерами, добавив символы звёздочки в начале и конце (например, 000123), и распечатайте. Либо используйте слияние в Word с тем же шрифтом для вывода этикеток нужного размера.
Изменится ли нумерация инвентарных номеров после обновления 1С?
Нет, обновление конфигурации не меняет данные справочников и нумераторы. Риск потери касается только доработанных в конфигураторе макетов — поэтому нестандартные формы правильнее оформлять как внешние обработки.
Можно ли печатать инвентарные номера на принтере этикеток из 1С:Бухгалтерии?
Штатной обработки печати этикеток для ОС в базовых поставках Бухгалтерии может не быть. Рабочие варианты: внешняя печатная форма под размер вашей этикетки или выгрузка в Excel с печатью через ПО принтера этикеток. Проверьте также наличие функционала в вашей версии — состав поставки периодически меняется.
Что делать, если обнаружились два объекта с одинаковым инвентарным номером?
Определите, какой из объектов получил номер раньше (по дате принятия к учёту), и присвойте второму новый уникальный номер. Если по старому номеру уже печатались документы или проводилась инвентаризация, согласуйте изменение с бухгалтерией и перепечатайте бирку для объекта.