Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать инвентарную карточку в 1С 8.3
Пошаговая инструкция, как распечатать инвентарную карточку ОС-6 в 1С 8.3: из карточки основного средства, из списка, пакетная печать и решение типовых проблем.
Инвентарная карточка (унифицированная форма ОС-6) — документ, в котором ведётся учёт основного средства: первоначальная стоимость, амортизация, перемещения, ремонты и выбытие. В 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия» карточка формируется автоматически на основании данных, внесённых в программу, и её можно распечатать несколькими способами — из карточки объекта, из списка основных средств или пакетно сразу по нескольким объектам.
Способ печати зависит от задачи: для одного объекта удобнее печатать из его карточки, для группы — из списка с отбором. Ниже разобраны все рабочие варианты, настройки печатной формы и типичные проблемы, из-за которых карточка не формируется или выходит незаполненной.
Что такое инвентарная карточка ОС-6 и когда она нужна
Инвентарная карточка заводится на каждое основное средство при принятии его к учёту. В неё заносятся инвентарный номер, наименование, дата принятия, первоначальная стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации, а также сведения о перемещениях, ремонтах, модернизации и выбытии объекта.
С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны для коммерческих организаций — можно использовать собственный бланк, утверждённый в учётной политике. Однако форма ОС-6 остаётся самым распространённым вариантом, и именно она встроена в типовую конфигурацию 1С 8.3. Карточка обычно требуется при инвентаризации, проверках, передаче дел новому бухгалтеру и при выбытии объекта.
Печать карточки из карточки основного средства
Самый простой способ — распечатать карточку, открыв сам объект учёта. Подходит, когда нужна одна карточка по конкретному основному средству.
- 1Откройте раздел «ОС и НМА» и перейдите в справочник «Основные средства».
- 2Найдите нужный объект по инвентарному номеру или наименованию и откройте его двойным щелчком.
- 3В верхней части формы нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Инвентарная карточка (ОС-6)».
- 4В открывшемся предварительном просмотре проверьте заполнение и нажмите «Печать» либо сохраните файл в PDF.
Если в меню «Печать» пункт «Инвентарная карточка» отсутствует, проверьте, что объект действительно принят к учёту документом «Принятие к учёту ОС», а не просто заведён в справочнике. Карточка формируется по данным учётных документов, а не по записям справочника.
Печать из списка основных средств
Когда карточку нужно распечатать быстро, не открывая сам объект, удобнее работать прямо из списка. В форме списка «Основные средства» выделите строку с нужным объектом и нажмите кнопку «Печать» на командной панели — программа предложит тот же комплект печатных форм, включая ОС-6.
Для пакетной печати выделите несколько объектов: удерживайте клавишу Ctrl и щёлкайте по нужным строкам, либо выделите диапазон с зажатой клавишей Shift. После этого нажмите «Печать» → «Инвентарная карточка (ОС-6)» — 1С сформирует отдельную карточку по каждому выделенному объекту и выведет их одним пакетом на предварительный просмотр.
Чтобы сузить список перед пакетной печатью, используйте отбор: кнопка «Ещё» → «Настроить список». Например, можно отобрать только объекты конкретного подразделения или группы ОС и распечатать карточки именно по ним — это удобно при инвентаризации по месту хранения.
Настройка и сохранение печатной формы
Перед отправкой на принтер печатная форма открывается в окне предварительного просмотра. Здесь доступны стандартные действия табличного документа: изменение масштаба, ориентации страницы (кнопка «Параметры страницы»), разбиение на страницы и выбор диапазона печати.
Если бумажный архив не нужен, карточку удобно сохранить в файл: в окне предварительного просмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») и выберите формат PDF, Excel или MXL. PDF предпочтителен для передачи — он сохраняет оформление и не редактируется случайно.
Штатная форма ОС-6 в 1С заполняется автоматически: шапка — из карточки объекта и документа принятия к учёту, разделы по амортизации и переоценке — из регистров учёта. Редактировать макет вручную в режиме предприятия не требуется; если организации нужен собственный бланк, его дорабатывают через внешнюю печатную форму, что относится уже к задачам разработчика.
Почему карточка пустая или не формируется
Наиболее частая причина пустой карточки — объект заведён в справочнике, но не принят к учёту. Проверьте наличие проведённого документа «Принятие к учёту ОС» по этому объекту: без него у программы нет данных о стоимости, счёте учёта и дате ввода в эксплуатацию.
Вторая типичная ситуация — в карточке нет данных об амортизации. Это нормально, если объект только принят к учёту: начисление амортизации начинается с месяца, следующего за месяцем принятия, и отражается после выполнения регламентной операции «Амортизация и износ основных средств» в закрытии месяца.
Как проверить результат
Заполнены инвентарный номер, наименование, дата принятия и первоначальная стоимость
Поля пустые — нет проведённого документа принятия к учёту
Начисления видны начиная с месяца, следующего за принятием
Амортизации нет, хотя объект в эксплуатации давно — проверьте закрытие месяца
Для выбывшего объекта указаны дата и причина выбытия
Объект списан, а раздел пуст — документ списания не проведён
Альтернативные варианты: отчёты по основным средствам
Если нужна не форма ОС-6, а аналитическая информация по объектам, в разделе «ОС и НМА» → «Отчёты» доступны «Ведомость амортизации ОС», «Инвентарная книга (ОС-6б)» и стандартные отчёты по счетам 01 и 02. Инвентарная книга объединяет сведения по всем объектам в одном документе — её используют малые организации вместо отдельных карточек.
Для целей инвентаризации формируйте «Инвентаризационную опись (ИНВ-1)» из документа «Инвентаризация ОС» — она содержит перечень объектов по месту хранения и колонки для фактических отметок комиссии.
Какую форму выбрать
Для учёта отдельного объекта: полная история от принятия до выбытия. Печатается из карточки или списка ОС.
Для малых организаций: сводный учёт всех объектов в одном документе вместо отдельных карточек.
Для проведения инвентаризации: перечень объектов по месту хранения с полями для отметок комиссии.
Ограничения и меры предосторожности
Печатная форма только отображает данные учёта и ничего в нём не меняет — экспериментировать с печатью безопасно. Осторожность нужна в другом: не исправляйте «неправильные» сведения прямой правкой проведённых документов прошлых периодов, особенно в закрытых периодах. Это может изменить регламентированную отчётность и потребовать пересчёта амортизации и налога на имущество.
Если в карточке обнаружилась ошибка в первоначальной стоимости или сроке полезного использования, корректировку выполняйте штатными документами («Изменение параметров амортизации», «Модернизация ОС») или согласуйте исправление с главным бухгалтером. При отсутствии опыта корректировок в 1С безопаснее сначала проверить последствия на копии базы.
Что важно запомнить
Инвентарная карточка ОС-6 печатается из карточки объекта или из списка «Основные средства» через кнопку «Печать»; для пакетной печати выделяйте несколько строк с Ctrl. Пустая карточка почти всегда означает отсутствие проведённого документа принятия к учёту. Сама печать данных не меняет, а ошибки в учёте исправляйте штатными документами, а не правкой прошлых периодов.
Частые вопросы
Можно ли распечатать карточки сразу по всем основным средствам?
Да. В списке «Основные средства» снимите отборы, выделите все строки (Ctrl+A) и нажмите «Печать» → «Инвентарная карточка (ОС-6)». При большом количестве объектов формирование займёт время, поэтому практичнее печатать частями — по подразделениям или группам ОС через настройку списка.
Почему в меню «Печать» нет пункта «Инвентарная карточка»?
Чаще всего объект не принят к учёту или используется нестандартная конфигурация с изменённым комплектом печатных форм. Проверьте документ «Принятие к учёту ОС» и права пользователя. Если конфигурация доработана, состав печатных форм уточняйте у администратора или разработчика.
Как сохранить карточку в PDF, а не печатать на бумаге?
В окне предварительного просмотра откройте меню «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию», выберите формат PDF и укажите папку. Также можно использовать виртуальный PDF-принтер через стандартный диалог печати.
В карточке нет данных об амортизации — это ошибка?
Не обязательно. Амортизация начисляется с месяца, следующего за месяцем принятия к учёту, и попадает в карточку после регламентной операции закрытия месяца. Если объект эксплуатируется давно, а амортизации нет — проверьте выполнение закрытия месяца и параметры начисления в карточке объекта.
Можно ли изменить внешний вид формы ОС-6?
Штатный макет в режиме предприятия не редактируется. Для изменённого бланка подключают внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Разработку такой формы выполняет специалист по 1С.
Печатается ли карточка по списанному объекту?
Да, карточка доступна и после выбытия объекта — в ней отражаются дата и причина списания. Это полезно при проверках: карточка хранит полную историю объекта, поэтому архив по выбывшим основным средствам обычно сохраняют.