Как распечатать график работы из 1С:ЗУП

График работы сотрудников в 1С:ЗУП хранится в справочнике «Графики работы сотрудников», а распечатать его можно несколькими способами: через стандартный отчет, через печатную форму самого справочника или через универсальные отчеты по кадрам. Выбор способа зависит от того, что именно нужно получить на бумаге — шаблон графика (цикл смен), фактическое расписание конкретных сотрудников на месяц или сводную таблицу по подразделению.

Чаще всего кадровику требуется именно табельный вид: сотрудники по строкам, дни месяца по колонкам, в ячейках — коды явок и количество часов. Такой формат дает отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» или отчет «График работы» в разделе кадровой отчетности. Оба формируются за пару минут и не требуют доработки конфигурации.

Ниже разобраны все рабочие варианты печати, настройки отборов, типичные проблемы вроде пустых ячеек и способы сохранить результат в PDF или Excel для отправки руководителю.

Какие данные о графиках хранит 1С:ЗУП

Прежде чем печатать, важно понимать, что в программе существует два разных представления графика. Первое — шаблон графика в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» или «Кадры»). Это цикл: например, «два через два», пятидневка с 9:00 до 18:00, сменный график с ночными сменами. Шаблон не привязан к конкретному календарному месяцу — он описывает правило чередования.

Второе представление — фактическое расписание, которое программа рассчитывает, накладывая шаблон на производственный календарь. Именно его видят сотрудники и именно оно попадает в табель. Печатная форма табеля Т-13 показывает плановое расписание, если табель еще не заполнен фактом, либо фактические явки, если документы «Табель» уже введены.

Отсюда следует простое правило: если нужен «вечный» шаблон смен — печатайте из справочника, если нужен график на конкретный месяц по людям — используйте отчеты.

Печать табеля Т-13 как графика на месяц

Самый востребованный сценарий — получить на бумаге помесячный график по списку сотрудников. Для этого подходит унифицированная форма Т-13.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки» → «Отчеты по кадрам» (или «1С-Отчетность» → «Универсальный отчет» — зависит от релиза).
2. 2
   Найдите отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)».
3. 3
   Укажите период — обычно календарный месяц, организацию и при необходимости подразделение.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что в таблице появились сотрудники и коды явок.
5. 5
   Нажмите кнопку «Печать» на панели табличного документа или сочетание Ctrl+P.
6. 6
   В диалоге печати выберите принтер, ориентацию альбомную и при необходимости масштаб «По ширине страницы».

Если табель нужен как плановый график (до того, как месяц отработан), формируйте отчет до ввода документов отклонений — тогда в ячейках будут плановые коды явок из графиков сотрудников. Если документы «Отпуск», «Больничный» или «Прогул, отсутствие» уже введены, они перекроют плановые коды, и на печати вы увидите фактическую картину.

Обратите внимание на поле «Режим табеля» в шапке отчета, если оно доступно в вашей версии: вариант «плановое время» выводит именно расписание по графикам, вариант «фактическое» — данные заполненных табелей.

Печать шаблона графика из справочника

Когда нужно показать руководителю или сотруднику сам принцип работы смен — например, «сутки через трое» с указанием часов, — удобнее распечатать карточку графика.

Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в ряде конфигураций путь: «Кадры» → «Графики работы»). Выберите нужный график из списка. В карточке графика видна таблица цикла: виды времени по дням, часы, перерывы. Для печати используйте кнопку «Печать» в командной панели формы или меню «Ещё» → «Печать», если печатная форма предусмотрена.

В части релизов отдельной печатной формы у элемента справочника нет. В этом случае работают два обходных пути: сделать скриншот таблицы цикла и вставить в Word, либо сформировать отчет «График работы» (о нем ниже), который выводит расписание графика на любой период без привязки к сотрудникам.

Отчет «График работы» и универсальные отчеты

В типовой ЗУП доступен отчет, который строит календарную сетку графика на произвольный период. Найдите его через раздел «Отчетность, справки» → «Отчеты по кадрам» или через поиск по слову «график» в верхней строке программы (кнопка с лупой). Отчет позволяет выбрать один или несколько графиков и показать, какие дни рабочие, сколько часов приходится на каждый день и какова норма времени за период.

Если стандартного отчета в вашей версии нет, используйте «Универсальный отчет»: раздел «Отчетность, справки» → «Универсальный отчет», выберите вид объекта — регистр сведений «Графики работы по видам времени» или справочник «Графики работы сотрудников», задайте период и поля. Это менее наглядно, но позволяет выгрузить данные в таблицу и распечатать.

Для сменных графиков проверьте настройку отбора: если оставить отбор пустым, отчет выведет все графики организации, и таблица получится громоздкой. Удобнее сначала сузить выборку до конкретного графика или подразделения.

Сравнение вариантов

Табель Т-13

Сотрудники по строкам, дни месяца по колонкам. Подходит для печати графика по людям на месяц. Ограничение: показывает факт, если табели уже заполнены.

Печать из справочника

Показывает шаблон цикла смен. Подходит для согласования режима работы. Ограничение: нет привязки к календарю и сотрудникам.

Отчет «График работы»

Календарная сетка графика на любой период без сотрудников. Подходит для проверки нормы времени. Ограничение: есть не во всех релизах.

Универсальный отчет

Гибкая выгрузка данных по графикам в таблицу. Подходит для нестандартных задач. Ограничение: требует ручной настройки полей.

Настройка отборов, периода и внешнего вида

Чтобы на печати оказались только нужные люди, используйте кнопку «Настройки» в отчете. В простом варианте настройки достаточно указать подразделение в шапке. В расширенном режиме (кнопка «Расширенный» или «Настройки» → вкладка «Отбор») можно добавить отбор по конкретным сотрудникам, должностям или графику работы.

Полезные настройки перед печатью табеля:

• «Выводить выходные и праздничные дни» — оставьте включенным, чтобы график был полным;
• «Показывать только сотрудников с отклонениями» — отключите, иначе на печать попадут не все;
• группировка по подразделениям — удобна, когда печатается общий график на несколько отделов.

Период лучше задавать стандартной кнопкой выбора («Месяц», «Квартал»), чтобы не ошибиться с датами. Если график нужен на произвольный интервал — например, с 10-го по 25-е число, — выберите «Произвольный период» и укажите даты вручную.

Перед массовой печатью сформируйте отчет за один месяц и сверьте норму часов в итоговой колонке с производственным календарем. Если норма не сходится, проблема в настройке самого графика, и печатать «кривой» документ по всем подразделениям не имеет смысла.

Печать на бумаге и сохранение в файл

После формирования отчета на экране появляется табличный документ. Для печати нажмите кнопку с изображением принтера на панели или Ctrl+P. В диалоге проверьте:

• ориентацию — для табеля почти всегда нужна альбомная;
• масштаб — вариант «По ширине страницы» умещает все колонки месяца на лист;
• поля — узкие поля дают больше места под таблицу;
• колонтитулы — при необходимости добавьте номер страницы и название документа.

Если график нужно отправить, а не напечатать, используйте «Файл» → «Сохранить» или кнопку «Сохранить» на панели табличного документа. Доступные форматы: PDF (для отправки на подпись), Excel (для дальнейшей правки), MXL (родной формат 1С). PDF предпочтителен, когда документ не должен редактироваться получателем.

При сохранении в Excel проверьте, не «разъехались» ли объединенные ячейки шапки — иногда после экспорта требуется поправить ширину колонок вручную. Это нормальное поведение конвертации, а не ошибка программы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество сотрудников в отчете

Норма

Совпадает со списочным составом подразделения за период

Тревожный признак

Часть людей отсутствует — проверьте отбор и даты приема/увольнения

Заполненность ячеек

Норма

В каждом дне стоит код явки или выходного

Тревожный признак

Пустые ячейки — сотруднику не назначен график в кадровом документе

Норма часов за месяц

Норма

Совпадает с производственным календарем для данного графика

Тревожный признак

Норма отличается — ошибка в настройке цикла графика

Внешний вид при печати

Норма

Все колонки месяца помещаются на лист

Тревожный признак

Таблица обрезается справа — смените ориентацию или масштаб

Типичные проблемы и их решение

Самая частая жалоба — отчет формируется пустым. Причины почти всегда одни и те же: не та организация в шапке отчета, неверный период, либо сотрудникам не назначен график работы в приеме на работу или кадровом переводе. Проверьте карточку сотрудника: в документе «Прием на работу» поле «График работы» должно быть заполнено.

Вторая проблема — в табеле вместо плановых кодов стоят фактические отклонения. Это происходит, когда по сотруднику уже введены документы отсутствий или заполнен документ «Табель». Если нужен именно плановый график, формируйте отчет до ввода факта или ищите настройку режима вывода планового времени.

Третья ситуация — график печатается, но норма часов неверная. Здесь виноват не отчет, а сам шаблон: откройте график в справочнике, проверьте таблицу цикла, дату отсчета и галочку «Учитывать праздничные дни». После исправления шаблона переформируйте отчет.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать график работы на год вперед?

Да. В отчете «График работы» или в универсальном отчете задайте произвольный период с января по декабрь. Учтите, что таблица получится широкой — для печати используйте альбомную ориентацию, уменьшенный масштаб или сохраните результат в Excel и настройте разбиение на страницы там.

Почему в табеле Т-13 у сотрудника пустые ячейки?

Чаще всего сотруднику не назначен график работы в кадровом документе (прием или перевод), либо он принят позже начала периода отчета. Откройте карточку сотрудника, проверьте историю кадровых документов и заполненность поля «График работы».

Как распечатать график только для одного сотрудника?

Сформируйте табель Т-13, затем в настройках отчета на вкладке «Отбор» добавьте условие «Сотрудник равно» и выберите нужного человека. Альтернатива — сформировать отчет по всем и распечатать только страницу с нужным сотрудником, указав номер страницы в диалоге печати.

Можно ли вывести на печать время начала и окончания смен?

Стандартная Т-13 показывает коды и часы, но не время смен. Для вывода расписания с часами используйте отчет «График работы» или постройте универсальный отчет по регистру графиков с полями времени начала и окончания. В нестандартных случаях потребуется внешняя печатная форма от программиста.

График не помещается на один лист при печати. Что делать?

Переключите ориентацию на альбомную, установите масштаб «По ширине страницы» в настройках печати табличного документа и сузьте поля. Если и этого мало, сохраните документ в Excel и настройте параметры страницы там — это дает более гибкий контроль разбиения.