Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать электронную трудовую книжку сотруднику в 1С
Как сформировать и распечатать сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) из электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция, ошибки и проверка результата.
С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР (ныне Социальный фонд России, СФР). Бумажная трудовая книжка при этом сохраняется только у тех сотрудников, которые подали заявление о её продолжении. Всем остальным сведения о работе предоставляются в виде формы СТД-Р — именно этот документ чаще всего и имеют в виду, когда говорят о «распечатке электронной трудовой книжки».
В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и 1С:Бухгалтерия с кадровым учётом формирование СТД-Р автоматизировано: программа собирает данные из кадровых документов (приёмы, переводы, увольнения) и формирует печатную форму. Задача пользователя — правильно выбрать сотрудника, период и проверить полноту данных перед печатью.
Ниже разобран порядок действий для актуальных редакций 1С:ЗУП 3.1, а также варианты для ситуаций, когда стандартной печатной формы недостаточно: сотрудник просит справку за конкретный период, данные в программе неполные или отчёт в СФР ещё не сдан.
Что именно распечатывается: форма СТД-Р
Электронная трудовая книжка как отдельный документ не существует — это учётные сведения, которые работодатель передаёт в СФР. Сотруднику на руки выдаётся форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». Форма утверждена приказом Минтруда и содержит периоды работы, должности, структурные подразделения и основания кадровых событий.
Важно понимать разницу между двумя похожими формами. СТД-Р выдаёт работодатель по своим данным за период работы у него. СТД-ПФР (сведения из СФР) охватывает всю трудовую историю человека, но её работодатель не формирует — сотрудник получает её сам через Госуслуги, МФЦ или клиентскую службу СФР. Если сотруднику нужна полная история, распечатка из 1С её не заменит.
Подготовка: что проверить перед печатью
Качество распечатки полностью зависит от состояния кадрового учёта. Перед формированием СТД-Р убедитесь, что все кадровые документы по сотруднику введены и проведены: приёмы на работу, кадровые переводы, увольнения. Непроведённый документ в форму не попадёт, и в распечатке образуется «дыра» в трудовой истории.
Также проверьте, что в карточке сотрудника корректно заполнены СНИЛС и ФИО — эти данные выводятся в шапку формы, и ошибка в СНИЛС делает документ формально недостоверным. Если сотрудник менял фамилию, убедитесь, что документ «Изменение ФИО» отражён в учёте.
Если вы печатаете СТД-Р при увольнении, сначала проведите документ «Увольнение» и убедитесь, что в нём указан правильный код основания увольнения по ТК РФ — он попадает в форму вместе с формулировкой.
Пошаговая инструкция печати СТД-Р в 1С:ЗУП 3.1
Стандартный путь к печатной форме проходит через карточку сотрудника. Это самый быстрый способ, когда нужно распечатать сведения одному человеку.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника в списке.
- 2Откройте карточку сотрудника двойным щелчком.
- 3Нажмите кнопку «Печать» в командной панели карточки.
- 4Выберите пункт «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)».
- 5В открывшейся форме укажите период, за который нужны сведения (по умолчанию — весь период работы в организации).
- 6Нажмите «Сформировать», проверьте содержимое и отправьте на печать кнопкой с изображением принтера.
Альтернативный путь — через журнал отчётов: раздел «Отчётность, справки» → «Справки сотрудникам» (в некоторых релизах — «1С-Отчётность» → «Справки»). Этот вариант удобен, когда нужно сформировать справки сразу нескольким сотрудникам, например при массовом увольнении или реорганизации.
Сформированная форма открывается в табличном документе 1С. Перед печатью используйте предварительный просмотр: проверьте, что все строки помещаются на страницы, колонтитулы не обрезаны, а подпись и место для печати присутствуют. При необходимости документ можно сохранить в PDF через «Файл» → «Сохранить как» — это удобно для отправки сотруднику или архива.
Особые сценарии
Печать при увольнении
При увольнении работодатель обязан выдать СТД-Р в день увольнения без отдельного заявления сотрудника. В 1С:ЗУП форму можно открыть прямо из документа «Увольнение»: кнопка «Печать» в документе содержит пункт со справкой о трудовой деятельности. Это гарантирует, что в справку попадёт и само увольнение с актуальным основанием.
Справка за конкретный период
Сотрудник может попросить сведения не за всё время работы, а за определённый период — например, для визового центра или банка. В форме СТД-Р укажите нужные даты начала и окончания. Учтите: форма по-прежнему будет называться СТД-Р, просто с ограниченным набором строк. Это допустимо, но если запрашивающая сторона требует именно справку о заработной плате, нужна другая форма — СТД-Р доходы не содержит.
Если данных в 1С не хватает
Бывает, что сотрудник работал в организации до перехода на 1С:ЗУП, и старая история в программу не перенесена. В этом случае распечатка будет неполной. Решение — ввести начальные сведения о трудовой деятельности через документ «Начальная штатная расстановка» или специализированные документы ввода остатков, либо выдать справку в свободной форме по архивным данным с отметкой, что сведения с определённой даты ведутся в электронном виде.
Проверка результата перед выдачей
Распечатанная форма должна быть подписана работодателем или уполномоченным представителем и заверена печатью организации (если печать используется). Неподписанная СТД-Р юридической силы не имеет, и принимающая сторона вправе её не принять.
Как проверить результат
Все приёмы, переводы и увольнения отражены строками в хронологическом порядке
Есть пропуски периодов или отсутствует последнее кадровое событие
ФИО и СНИЛС совпадают с паспортом и карточкой СНИЛС
Опечатка в ФИО или неверный СНИЛС
Указаны даты и номера приказов, коды оснований увольнений
Пустые графы оснований или несуществующие номера приказов
Подпись ответственного лица и печать (при наличии) проставлены
Форма отдана без подписи
Дополнительная контрольная точка — сверка с отчётом ЕФС-1. Если сведения по сотруднику уже сданы в СФР, распечатка СТД-Р должна совпадать с отправленными данными. Расхождение означает, что либо кадровые документы изменялись после сдачи отчёта (тогда нужно сдать корректировку), либо форма сформирована с ошибкой.
Типичные ошибки и ограничения
Отдельное ограничение касается 1С:Бухгалтерии: в базовых версиях без полноценного кадрового учёта форма СТД-Р может быть недоступна или формироваться в урезанном виде. Если кадровый учёт ведётся в 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0), печатная форма присутствует, но при сложных кадровых историях корректнее использовать 1С:ЗУП.
Удобно завести правило формировать СТД-Р сразу после проведения увольнения и прикладывать PDF в личное дело сотрудника. Тогда при повторном запросе справки через несколько месяцев не придётся восстанавливать контекст: документ уже готов и согласован с поданными в СФР сведениями.
Частые вопросы
Можно ли отправить СТД-Р сотруднику в электронном виде вместо бумажной?
Да, если сотрудник дал согласие на получение сведений в электронной форме. Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и направляется по указанному сотрудником адресу. В 1С сформированную форму сохраняют в PDF и подписывают средствами криптографии.
Что делать, если в форме СТД-Р нет кнопки печати в карточке сотрудника?
Проверьте права пользователя — печать справок доступна ролям кадровика и расчётчика. Также убедитесь, что используется актуальная редакция конфигурации: в старых релизах форма называлась иначе или находилась в разделе «Отчётность, справки». При необходимости обновите конфигурацию.
Обязан ли работодатель распечатывать сведения работающему сотруднику?
Да, по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан предоставить СТД-Р в течение трёх рабочих дней. При увольнении справка выдаётся без заявления — в последний рабочий день вместе с другими документами.
Почему в распечатке не отображается период работы до перехода на электронную книжку?
СТД-Р из 1С содержит только те события, которые введены в программу. Если старая история не перенесена, её нужно ввести документами начального учёта. События у прежних работодателей в вашей форме не отображаются вовсе — за ними сотрудник обращается в СФР.
Нужно ли сдавать СТД-Р в СФР после печати?
Нет. Печатная форма предназначена только для выдачи сотруднику. В СФР сведения передаются отдельно — отчётом ЕФС-1 при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение) в установленные сроки, независимо от того, распечатывали вы справку или нет.
Что важно запомнить
Электронная трудовая книжка распечатывается из 1С как форма СТД-Р через карточку сотрудника или документ «Увольнение». Перед печатью проверьте проведённость всех кадровых документов и корректность СНИЛС и ФИО, после — подпишите форму. СТД-Р показывает только работу в вашей организации; полную историю сотрудник получает сам через СФР.