Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать электронную трудовую книжку из 1С:ЗУП
Как распечатать сведения о трудовой деятельности из 1С:ЗУП: формы СЗВ-ТД и СТД-Р, настройка отчётов, вывод на бумагу, проверка данных и типичные ошибки.
Электронная трудовая книжка в 1С:ЗУП — это не отдельный документ, а набор сведений о трудовой деятельности сотрудника, которые программа хранит в кадровых документах и передаёт в ПФР (ныне СФР) по форме СЗВ-ТД. Когда сотрудник просит «распечатать электронную трудовую», на практике требуется сформировать отчёт со сведениями о трудовой деятельности — форму СТД-Р — и вывести его на бумагу.
В программе есть несколько путей к этому результату: печать СТД-Р непосредственно из карточки сотрудника, формирование отчёта через раздел отчётности и справок, а также печать подтверждающих форм СЗВ-ТД, которые отправлялись в фонд. Выбор зависит от того, что именно нужно работнику или проверяющему: полная выписка за всё время или сведения по конкретному мероприятию — приёму, переводу, увольнению.
Ниже разобраны конкретные сценарии для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общая логика сохраняется.
Что именно печатается: СТД-Р, СЗВ-ТД и выписки
Прежде чем искать кнопку печати, определите, какой документ нужен. Форма СТД-Р — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель обязан выдать работнику при увольнении или по его заявлению. Именно её чаще всего называют «распечаткой электронной трудовой книжки».
Форма СЗВ-ТД — это отчёт, который работодатель сдаёт в СФР при кадровых событиях. Распечатанный СЗВ-ТД подтверждает, какие сведения были переданы в фонд, но для выдачи работнику он не предназначен. Третий вариант — произвольная справка или отчёт «Трудовая деятельность сотрудников», который используют для внутренних целей.
Какую форму выбрать
Для выдачи работнику: при увольнении или по письменному заявлению. Содержит сведения о трудовой деятельности у текущего работодателя.
Для контроля сданной отчётности в СФР. Работнику как официальная выписка не выдаётся.
Для внутренних проверок и сверки данных перед сдачей СЗВ-ТД. Не является официальным документом.
Печать СТД-Р из карточки сотрудника
Самый быстрый способ — сформировать форму прямо из карточки работника. Откройте раздел «Кадры», перейдите в справочник «Сотрудники» и найдите нужного человека. В карточке сотрудника нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)».
Программа сформирует форму на основании кадровых документов: приёмов на работу, переводов, увольнений, переименований должностей и организации. Если в базе введены все кадровые приказы, форма заполнится автоматически. Останется нажать «Печать» в форме документа и отправить её на принтер.
Если сотрудник работал в организации до внедрения 1С:ЗУП, а старые данные в базу не переносились, СТД-Р будет неполной. В этом случае сведения за ранние периоды вводят документами «Прием на работу» с историческими датами или специализированными документами переноса данных — иначе выписка не отразит весь стаж у текущего работодателя.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника
- 2В карточке нажмите «Печать» → «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)»
- 3Проверьте перечень кадровых событий в сформированной форме
- 4Нажмите «Печать» и выберите принтер
- 5Проверьте бумажный экземпляр: подпись работодателя и печать при наличии
Формирование СТД-Р через раздел отчётности
Второй путь удобен, когда форму нужно сформировать сразу для нескольких сотрудников или сохранить её как документ в базе. Откройте раздел «Отчетность, справки» и найдите пункт «Сведения о трудовой деятельности» либо справки сотрудникам — в зависимости от релиза название может отличаться.
Создайте новый документ, укажите сотрудника или список сотрудников и дату формирования. Программа подтянет кадровые события из учётных данных. Такой документ можно сохранить в базе, перепечатать позже и при необходимости выгрузить в электронном виде.
Обратите внимание: СТД-Р формируется только по сведениям текущего работодателя. Данные о работе у других работодателей работник получает через СФР (форма СТД-ПФР) — в 1С:ЗУП эти сведения не хранятся и распечатать их из программы нельзя.
Проверка данных перед печатью
Главная причина «кривых» распечаток — незаполненные или ошибочные кадровые данные. Перед формированием СТД-Р убедитесь, что все кадровые события отражены документами: приёмы, переводы, увольнения, переименования. Событие, внесённое только в комментарий или в бумажный приказ, в форму не попадёт.
Проверьте также сведения об организации: наименование, ИНН, регистрационный номер в СФР. Эти данные выводятся в шапке формы, и ошибка в них делает распечатку недействительной. Сверить данные можно в справочнике «Организации» в разделе настроек.
Полезно сверить форму с отчётом по кадровым событиям. В разделе «Кадры» доступны отчёты по штатному расписанию и движению сотрудников — расхождения между ними и СТД-Р укажут на пропущенные документы.
Как проверить результат перед печатью
Все приёмы, переводы и увольнения присутствуют с корректными датами
Событие отсутствует или дата не совпадает с приказом
Название, ИНН и регномер совпадают с учредительными данными
Старое название после переименования или пустые поля
Заполнены по штатному расписанию
Пустые строки или устаревшие должности
Печать при увольнении сотрудника
Отдельный сценарий — выдача СТД-Р при увольнении. По правилам форму нужно выдать в день увольнения, поэтому её удобно формировать сразу после проведения документа «Увольнение». В типовой ЗУП из документа увольнения доступна печать связанных форм, включая сведения о трудовой деятельности.
Убедитесь, что само увольнение проведено и отражено в учёте до формирования формы: иначе запись о расторжении договора в выписке отсутствует, и документ придётся переделывать. Если сотрудник подал заявление на бумажную трудовую книжку (отказался от электронной), вместо СТД-Р ему выдают саму книжку, а СТД-Р формируют только по его запросу.
Частые ошибки и их устранение
Одна из типичных ситуаций — пустая или неполная форма. Причина почти всегда в том, что кадровые события введены не документами, а изменены вручную в карточке сотрудника. СТД-Р строится по документам учёта, а не по текущему состоянию карточки, поэтому восстановите цепочку документов за нужный период.
Вторая ошибка — дублирование записей. Она возникает, если событие зарегистрировано дважды, например перевод оформлен и документом «Кадровый перевод», и массовым документом изменения условий труда. Найдите и пометьте на удаление лишний документ, затем пересформируйте форму.
Третья группа проблем — техническая: не тот принтер, обрезанные поля, нечитаемый шрифт. Форма СТД-Р имеет утверждённый макет, и изменять его вручную не следует. Если печать обрезается, проверьте настройки полей страницы в диалоге печати и масштаб — форма должна выводиться без масштабирования «под страницу» с искажением.
Если типовых средств не хватает
В некоторых случаях штатной формы недостаточно: нужна выписка за произвольный период, свод по группе сотрудников или выгрузка в файл. Для разовых задач используйте универсальные отчёты по регистрам кадрового учёта — они позволяют отобрать события с произвольными отборами и вывести таблицу на печать.
Для регулярных нестандартных задач имеет смысл заказать доработку внешней печатной формы у специалиста по 1С. Внешняя форма подключается через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки» и не затрагивает типовую конфигурацию, что сохраняет простоту обновлений.
Как выбрать действие
FAQ
Можно ли распечатать из 1С:ЗУП трудовую книжку за все места работы сотрудника?
Нет. В базе хранятся только сведения вашей организации. Полную выписку по всем работодателям сотрудник получает в СФР или через Госуслуги по форме СТД-ПФР.
Почему форма СТД-Р вышла пустой, хотя сотрудник работает давно?
Форма строится по кадровым документам, а не по карточке сотрудника. Если исторические данные не перенесены документами при старте учёта в ЗУП, введите приём на работу и последующие события с фактическими датами, затем пересформируйте форму.
Нужно ли заверять распечатанную СТД-Р?
Да, бумажная форма подписывается работодателем или уполномоченным лицом и заверяется печатью организации, если она используется. Без подписи распечатка не является официальным документом.
Чем СТД-Р отличается от СЗВ-ТД при печати?
СЗВ-ТД — отчёт в фонд по конкретному кадровому событию, СТД-Р — выписка для работника со всеми сведениями у данного работодателя. Для выдачи сотруднику используется только СТД-Р.
Можно ли сохранить СТД-Р в PDF прямо из 1С?
Да. В сформированной форме используйте «Файл → Сохранить как» и выберите формат PDF либо отправьте документ на виртуальный PDF-принтер. Файл удобно хранить в электронном кадровом архиве.
Что важно запомнить
Электронная трудовая книжка распечатывается из 1С:ЗУП как форма СТД-Р — из карточки сотрудника или через раздел отчётности. Перед печатью проверьте проведение кадровых документов и реквизиты организации, а для выдачи работнику используйте только СТД-Р, не СЗВ-ТД.