Как распечатать доверенность в 1С

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — документ, который в типовых конфигурациях 1С формируется в пару кликов, если знать, где искать. В зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) доверенность печатается либо из карточки документа поступления, либо из отдельного журнала «Доверенности», либо через раздел «Покупки».

Чаще всего бухгалтеру требуется унифицированная форма М-2 (или М-2а для организаций с частым оформлением доверенностей). Обе формы присутствуют в типовых конфигурациях, а поля подтягиваются автоматически из данных о сотруднике, контрагенте и документе-основании. Если какие-то поля не заполнены, их можно дописать вручную до вывода на печать.

Ниже разобраны пути поиска документа в разных конфигурациях, порядок заполнения, печать, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых доверенность приходится переоформлять.

Где находится доверенность в разных конфигурациях 1С

Расположение документа зависит от конфигурации и её релиза. В 1С:Бухгалтерии 8.3 доверенности находятся в разделе «Покупки» — подраздел «Доверенности». Если такого пункта нет в меню, откройте его через «Все функции» либо создайте доверенность прямо из документа поступления по кнопке «Создать на основании».

В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP путь обычно такой: раздел «Закупки» (или «Казначейство» в некоторых релизах) — «Доверенности на получение ТМЦ». Там же ведётся журнал учёта выданных доверенностей с номерами и сроками действия.

В старых конфигурациях на платформе 8.2 (например, Управление торговлей 10.3) документ называется «Доверенность» и находится в меню «Документы» — «Доверенности». Логика заполнения аналогична, отличается только интерфейс.

Как создать и заполнить доверенность

Самый быстрый способ — создание на основании документа поступления. Откройте «Поступление (акты, накладные)», найдите нужный документ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Программа автоматически подставит контрагента, реквизиты договора и перечень ценностей из накладной.

При создании «с нуля» из журнала доверенностей заполните поля вручную: организация, сотрудник (физическое лицо, на которое выдаётся доверенность), контрагент-поставщик, документ-основание (счёт, договор или накладная), срок действия и перечень получаемых ценностей. Табличную часть можно заполнить по кнопке «Заполнить» — «По документу-основанию».

Проверьте паспортные данные сотрудника: они подтягиваются из карточки физического лица. Если поля «Документ, удостоверяющий личность» пустые, заполните их в справочнике «Физические лица» на вкладке с документами — иначе на печатной форме останется пропуск, и доверенность придётся дополнять от руки.

1. 1
   Откройте документ поступления или журнал «Доверенности» в разделе «Покупки»
2. 2
   Создайте доверенность на основании документа или кнопкой «Создать»
3. 3
   Укажите сотрудника, контрагента и документ-основание
4. 4
   Проверьте паспортные данные сотрудника и срок действия
5. 5
   Заполните табличную часть перечнем ценностей
6. 6
   Запишите документ и выведите печатную форму

Как вывести доверенность на печать

После записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В списке доступных форм выберите «Доверенность (М-2)» или «Доверенность (М-2а)». Откроется предварительный просмотр табличного документа — здесь можно проверить заполнение всех полей до отправки на принтер.

Для печати нажмите иконку принтера или сочетание Ctrl+P. Убедитесь, что ориентация страницы соответствует макету (обычно альбомная для М-2), а масштаб установлен в 100%, иначе отрезная часть доверенности может «уехать» на второй лист.

Если нужен электронный вариант, в окне предпросмотра нажмите «Сохранить» и выберите формат PDF. Файл можно отправить поставщику заранее, чтобы он подготовил отгрузку под конкретного получателя.

Печать нескольких доверенностей из журнала

В журнале «Доверенности» можно выделить сразу несколько документов (с зажатой клавишей Ctrl) и нажать «Печать» — программа сформирует печатные формы по каждому документу. Это удобно при массовой выдаче доверенностей в начале месяца.

Чем отличаются формы М-2 и М-2а

Форма М-2 применяется при разовой выдаче доверенности и состоит из двух частей: отрывного корешка (остаётся в бухгалтерии) и самой доверенности, которую сотрудник передаёт поставщику. Форма М-2а используется организациями, которые выдают доверенности часто: такие доверенности регистрируются в специальном журнале, а отрезной корешок в форме отсутствует.

В типовых конфигурациях 1С обе формы формируются из одного и того же документа — разница только в выбранном макете печати. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: организация вправе разработать собственный бланк доверенности и подключить его как внешнюю печатную форму, если типовая не устраивает.

М-2 или М-2а

Форма М-2

Подходит для разовых доверенностей; имеет отрывной корешок для учёта в бухгалтерии

Форма М-2а

Для организаций с массовой выдачей; регистрация ведётся в журнале учёта, корешка нет

Собственная форма

Разрабатывается организацией и подключается как внешняя печатная форма; требует согласования макета с разработчиком

Проверка результата перед подписанием

Перед тем как отдать доверенность на подпись руководителю, сверьте печатную форму с исходными данными. Ошибка в паспортных данных или наименовании поставщика делает документ бесполезным — поставщик вправе отказать в отгрузке.

Контрольные точки

Что проверить на печатной форме

ФИО и паспортные данные сотрудника

Норма

Совпадают с паспортом, указаны серия, номер и кем выдан

Тревожный признак

Пустые поля или данные старого паспорта

Наименование и реквизиты поставщика

Норма

Полное наименование контрагента, как в договоре

Тревожный признак

Сокращённое или устаревшее наименование

Документ-основание

Норма

Указаны номер и дата счёта, договора или накладной

Тревожный признак

Поле пустое или ссылается на другой документ

Срок действия и подписи

Норма

Срок не истёк, есть место под подпись руководителя и главбуха

Тревожный признак

Дата окончания раньше даты выдачи

Перечень ценностей

Норма

Номенклатура и количество совпадают с накладной

Тревожный признак

Пустая таблица или лишние позиции

Особое внимание — сроку действия. По общему правилу доверенность без указания даты выдачи считается недействительной, поэтому проверьте, что дата документа в 1С корректна и выводится на печать.

Частые ошибки и проблемы при печати

Самая распространённая жалоба — пустые поля на печатной форме. Причина почти всегда в незаполненных справочниках: паспортные данные физлица, должность сотрудника, банковские реквизиты организации. Заполните недостающие данные в соответствующих карточках и перезапишите документ — форма обновится.

Вторая типичная ситуация — кнопка «Печать» не показывает форму М-2. Это бывает в доработанных конфигурациях или при подключённых внешних печатных формах, которые заменили типовую. Проверьте раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки» — «Дополнительные отчёты и обработки».

Если типовой формы не хватает: внешние печатные формы

Когда поставщик требует доверенность по собственному образцу или нужно добавить поля (например, номер автомобиля, доверенность на несколько накладных), типовой макет не подойдёт. В этом случае подключается внешняя печатная форма — файл с расширением .epf, который добавляется через «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки».

После подключения новая кнопка появится в меню «Печать» документа. Готовые внешние формы доверенностей распространяются на профильных ресурсах, но перед использованием проверяйте их на копии базы: обработка из непроверенного источника может содержать ошибки или вредоносный код.

Если доверенности выдаются регулярно одним и тем же сотрудникам одним и тем же поставщикам, сохраните заполненный документ как шаблон (кнопка «Ещё» — «Сохранить как шаблон» в ряде конфигураций) или просто копируйте предыдущую доверенность клавишей F9 — это заметно быстрее, чем заполнение с нуля.

FAQ: частые вопросы о печати доверенности в 1С

Можно ли распечатать доверенность без документа поступления?

Да. Откройте раздел «Покупки» — «Доверенности», нажмите «Создать» и заполните поля вручную: сотрудника, поставщика, основание (счёт или договор) и перечень ценностей. Документ-основание в виде накладной не обязателен.

Почему на печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?

Данные подтягиваются из карточки физического лица. Откройте справочник «Физические лица», найдите сотрудника и заполните документ, удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан). После этого перезапишите доверенность и выведите печать заново.

Как продлить срок действия уже выданной доверенности?

Типовой механизм продления не предусмотрен: корректнее создать новую доверенность путём копирования старой (F9 в журнале документов) и указать новый срок. Старую доверенность пометьте на удаление или оставьте с пометкой об исполнении/аннулировании.

Доверенность печатается на двух листах, как исправить?

В окне предварительного просмотра проверьте ориентацию страницы (для М-2 нужна альбомная), масштаб и поля. Также помогает настройка «Уместить на одной странице по ширине» в параметрах печати табличного документа.

Можно ли оформить доверенность на несколько накладных сразу?

В типовой форме табличная часть заполняется по одному документу-основанию, но позиции можно добавить вручную из нескольких накладных. Для регулярной потребности удобнее заказать внешнюю печатную форму, объединяющую несколько документов.

Нужно ли регистрировать доверенность в журнале учёта?

При использовании формы М-2а регистрация в журнале учёта обязательна по правилам применения этой формы. В 1С журнал доверенностей ведётся автоматически: каждому документу присваивается номер, по которому его можно найти и проверить статус.