Как распечатать документ в 1С

Печать документов — одна из самых частых операций в 1С: счета, накладные, акты, доверенности и кассовые ордера ежедневно выводятся на бумагу в любом офисе. При этом у новичков процесс вызывает вопросы: какая кнопка отвечает за печать, почему форма не появляется, куда пропал принтер в списке. Ниже разобран полный порядок действий — от проверки принтера до решения типовых проблем.

Инструкция подходит для большинства типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Зарплата и управление персоналом и других решений на платформе 1С:Предприятие 8. Названия кнопок и пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации и режима интерфейса (такси или обычный), но общая логика везде одинаковая.

Важно понимать разницу между двумя действиями: выводом печатной формы на экран и собственно печатью на принтере. Сначала 1С формирует табличный документ — макет, который можно просмотреть и при необходимости отредактировать. И только потом этот макет отправляется на физическое устройство печати.

Проверьте, что принтер готов к работе

Чаще всего проблемы с печатью из 1С связаны не с самой программой, а с принтером или операционной системой. Прежде чем искать ошибку в конфигурации, убедитесь, что принтер включается, в нём есть бумага и тонер, а Windows видит устройство в разделе «Параметры — Устройства — Принтеры и сканеры».

Проверьте, что нужный принтер назначен принтером по умолчанию: 1С по умолчанию отправляет документы именно на него. Если компьютер подключён к нескольким печатающим устройствам, нужный принтер можно будет выбрать вручную уже в диалоге печати.

Простой способ убедиться, что проблема не в 1С, — распечатать тестовую страницу из любой другой программы, например из блокнота или браузера. Если печать не работает и там, сначала устраните неисправность на уровне системы: переустановите драйвер, перезапустите службу диспетчера очереди печати или проверьте кабель и сетевое подключение.

Контрольные точки

Как проверить готовность принтера

Принтер отображается в списке устройств Windows

Норма

Статус «Готов» или «Не занят»

Тревожный признак

Статус «Не в сети», «Приостановлено» или устройство отсутствует

Пробная печать из другой программы

Норма

Страница выходит без ошибок

Тревожный признак

Задание зависает в очереди или принтер молчит

Очередь печати

Норма

Очередь пустая

Тревожный признак

Старые задания зависли и блокируют новые

Распечатайте документ через кнопку «Печать»

Основной способ печати — кнопка «Печать» в форме документа. Откройте нужный документ из журнала (например, «Реализация товаров и услуг» или «Счёт на оплату») и найдите кнопку «Печать» в командной панели формы. Обычно она расположена в верхней части окна рядом с кнопками «Провести» и «Записать».

По нажатию кнопки откроется список доступных печатных форм: для накладной это могут быть ТОРГ-12, товарная накладная, акт об оказании услуг, счёт-фактура. Выберите нужную форму — 1С сформирует табличный документ и покажет его на экране в режиме предварительного просмотра.

В окне предпросмотра проверьте содержимое: реквизиты сторон, номенклатуру, суммы, подписи. Если всё верно, нажмите кнопку «Печать» на панели инструментов окна предпросмотра или сочетание клавиш Ctrl+P. В появившемся диалоге выберите принтер, укажите число копий и диапазон страниц, затем подтвердите печать.

1. 1
   Откройте документ и при необходимости проведите его
2. 2
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы
3. 3
   Выберите нужную печатную форму из списка
4. 4
   Проверьте документ в окне предпросмотра
5. 5
   Нажмите Ctrl+P или кнопку «Печать» в окне предпросмотра
6. 6
   Выберите принтер, число копий и подтвердите печать

Настройте параметры страницы перед выводом

Если документ обрезается по краям, выводится мелко или распадается на лишние страницы, настройте параметры страницы до отправки на принтер. В окне предпросмотра откройте меню «Файл — Параметры страницы» (в некоторых версиях — «Главное меню — Файл — Параметры страницы»).

Здесь задаётся ориентация листа (книжная или альбомная), размер бумаги, поля и масштаб. Для широких таблиц, например ТОРГ-12 с большим числом колонок, обычно подходит альбомная ориентация. Масштаб можно уменьшить, чтобы вся таблица помещалась по ширине листа.

Полезная опция — автомасштабирование: в параметрах страницы можно указать, чтобы документ умещался на заданном числе страниц по ширине. Это избавляет от ситуации, когда последняя колонка таблицы «уезжает» на отдельный лист.

Печатайте несколько документов одновременно

Когда нужно распечатать пачку документов — например, все накладные за день, — открывать каждый по отдельности необязательно. В журнале документов выделите нужные строки мышью с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка.

1С предложит выбрать печатную форму и сформирует единый комплект документов. Во многих конфигурациях есть специальная обработка «Групповая печать» или команда «Печать комплекта», которая позволяет вывести сразу несколько разных форм по каждому документу: накладную, счёт-фактуру и счёт на оплату одним действием.

При групповой печати заранее оцените объём: десятки документов по несколько страниц каждый — это внушительная стопка бумаги. Разумнее сначала сформировать комплект на экране, убедиться, что все формы корректны, и только потом отправлять на принтер.

Сохраните документ в PDF вместо печати

Не всегда документ нужен на бумаге: часто его требуется отправить контрагенту по электронной почте или сохранить в архив. В этом случае используйте команду «Сохранить» или «Сохранить копию» в окне предпросмотра — табличный документ можно выгрузить в PDF, Excel или другой формат.

Альтернативный способ — виртуальный PDF-принтер, встроенный в Windows (Microsoft Print to PDF). В диалоге печати выберите его вместо физического устройства, и вместо бумажной копии вы получите готовый PDF-файл. Это удобно, когда нужен именно результат печати «как на бумаге», без лишних элементов оформления табличного документа.

В ряде конфигураций есть штатная кнопка «Отправить по электронной почте» прямо из формы документа: программа сама сформирует PDF-вложение и откроет письмо. Для этого должна быть настроена учётная запись электронной почты в параметрах 1С.

Способы получить документ из 1С

Печать на принтере

Подходит, когда нужна бумажная копия с подписью и печатью. Требует исправного принтера и расходников.

Сохранение в PDF

Оптимально для отправки контрагенту и электронного архива. Не требует бумаги, файл легко переслать.

Выгрузка в Excel

Нужна, когда получатель будет редактировать данные или строить по ним расчёты. Оформление может частично потеряться.

Обмен электронными документами (ЭДО)

Юридически значимая замена бумаге для счетов-фактур и накладных. Требует подключения к оператору ЭДО и настройки.

Решите типовые проблемы с печатью

Если кнопка «Печать» неактивна, чаще всего документ не проведён или не записан: многие печатные формы формируются только по проведённым документам. Запишите и проведите документ, затем повторите попытку. Также проверьте права пользователя — у части ролей печать отдельных форм может быть ограничена.

Когда печатная форма открывается пустой или с незаполненными полями, причина обычно в незаполненных реквизитах: не указана организация, договор, ответственное лицо или подписант в карточке организации. Заполните недостающие данные и сформируйте форму заново.

Если документ уходит на принтер, но не печатается, откройте очередь печати Windows и проверьте, не зависло ли задание. Удалите зависшие задания, перезапустите диспетчер очереди печати и повторите вывод. При сетевой печати дополнительно убедитесь, что компьютер с принтером включён и доступен по сети.

Отдельная ситуация — внешние печатные формы. Если в конфигурацию добавлена внешняя форма (файл с расширением epf), она появляется в списке «Дополнительные печатные формы». При обновлении конфигурации такие формы могут перестать работать — тогда их нужно обновить или заменить актуальной версией.

Ответы на частые вопросы

Почему кнопка «Печать» неактивна в документе?

Чаще всего документ не записан или не проведён — сохраните и проведите его. Если это не помогло, проверьте права пользователя: у вашей роли может не быть доступа к печати данного вида документов. Также убедитесь, что документ заполнен корректно и не помечен на удаление.

Как распечатать документ в двух экземплярах?

В диалоге печати (Ctrl+P в окне предпросмотра) укажите число копий равным двум. Если экземпляры должны отличаться, например подписью получателя, сформируйте форму дважды и отредактируйте нужные поля перед каждой печатью.

Можно ли изменить печатную форму перед выводом на бумагу?

Да, табличный документ в окне предпросмотра можно редактировать, если не включён режим защиты: исправьте текст прямо в ячейках. Но помните, что ручные правки действуют только на текущий вывод — при повторном формировании форма снова заполнится из данных документа. Для постоянных изменений правильнее корректировать сам документ или макет печатной формы.

Что делать, если таблица не помещается на лист по ширине?

Откройте «Файл — Параметры страницы» в окне предпросмотра, переключите ориентацию на альбомную, уменьшите поля и задайте масштаб или автоподбор по ширине страницы. Как правило, комбинации этих настроек достаточно, чтобы широкая форма уместилась на одном листе.

Как распечатать все документы за период одним списком?

Откройте журнал документов, установите отбор по периоду, выделите нужные строки и нажмите «Печать» в командной панели списка. Если нужен не комплект форм, а именно реестр, воспользуйтесь отчётом «Реестр документов» (в ряде конфигураций он доступен из меню журнала) — его тоже можно вывести на печать.

Почему из 1С не печатает, а из других программ печатает?

Проверьте, какой принтер выбран в диалоге печати 1С, — возможно, задания уходят на другое устройство. Также очистите очередь печати и перезапустите 1С. Если проблема сохраняется только в одной конфигурации, причина может быть в настройках печати самой программы или в повреждённой печатной форме.