Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать документ в 1С:Бухгалтерия
Как распечатать документ в 1С:Бухгалтерия 8.3: печать по кнопке, списком, настройка формы, печать без подписей, сохранение в PDF и решение типичных проблем.
Печать документов в 1С:Бухгалтерия 8.3 — одна из самых частых операций: счета, акты, накладные, счета-фактуры и платёжные поручения выводятся на бумагу ежедневно. Программа предлагает несколько способов печати — прямо из открытого документа, из списка документов без открытия и пакетом по выделенным записям.
В большинстве случаев достаточно нажать кнопку «Печать» в форме документа и выбрать нужную печатную форму из списка. Однако на практике встречаются нюансы: нужная форма может отсутствовать, документ не проведён, требуется убрать подписи или сохранить файл в PDF вместо бумажной копии.
Ниже разобраны все основные сценарии печати, настройка параметров страницы, массовая печать и типичные ошибки, из-за которых документ не выводится на принтер или выглядит неправильно.
Печать документа из открытой формы
Самый простой способ — распечатать документ, который уже открыт на экране. В верхней части формы находится командная панель, где расположена кнопка «Печать» (обычно с пиктограммой принтера). При нажатии открывается выпадающий список доступных печатных форм.
Состав списка зависит от вида документа. Для реализации товаров и услуг доступны, например, «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Акт об оказании услуг», «Счёт-фактура», «Универсальный передаточный документ (УПД)». Для поступления — свои формы, для банковских документов — платёжное поручение и другие.
После выбора формы программа формирует табличный документ и открывает окно предварительного просмотра. Здесь можно оценить внешний вид, при необходимости изменить масштаб и нажать кнопку «Печать» в панели просмотра — откроется стандартный диалог выбора принтера.
- 1Откройте нужный документ из журнала (раздел «Продажи», «Покупки», «Банк» и т.д.)
- 2Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы
- 3Выберите нужную печатную форму из списка
- 4В окне предварительного просмотра проверьте содержимое
- 5Нажмите «Печать», выберите принтер и подтвердите
Печать из списка без открытия документа
Если документов много, открывать каждый неудобно. В журнале документов (например, «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)») выделите одну или несколько строк — мышью с зажатой клавишей Ctrl или Shift. Затем нажмите кнопку «Печать» над списком или выберите «Ещё → Печать».
Программа предложит выбрать печатную форму, общую для всех выделенных документов. После выбора будет сформирован единый табличный документ, где формы идут друг за другом, — его можно отправить на принтер одним заданием.
Учтите ограничение: массовая печать работает только для форм, применимых ко всем выделенным документам. Если в выборку попали документы разных видов, часть форм может быть недоступна.
Настройка параметров страницы и предварительный просмотр
В окне предварительного просмотра доступна команда «Параметры страницы» (через меню «Файл» или кнопку на панели, в зависимости от версии платформы). Здесь задаются ориентация (книжная или альбомная), поля, масштаб и размещение колонтитулов.
Если таблица накладной не помещается по ширине, установите альбомную ориентацию или уменьшите масштаб, например до 80–90%. Параметр «Автомасштаб» подгоняет ширину таблицы под страницу, но может сделать текст слишком мелким.
Проверяйте в предпросмотре разрывы страниц: строки табличной части не должны обрезаться посередине, а итоги и подписи — «уезжать» на отдельный лист. При необходимости вручную вставьте разрыв страницы через меню табличного документа.
Печать без подписей и с факсимиле
По умолчанию печатные формы содержат поля для подписей ответственных лиц — данные руководителя и главного бухгалтера подставляются из карточки организации. Если фамилии не выводятся, проверьте раздел «Главное → Реквизиты организации» и заполненность ответственных лиц.
Для внутренних черновиков подписи не требуются, но в типовой конфигурации отдельной кнопки «убрать подписи» обычно нет — формируется стандартная форма. Факсимиле (графическое изображение подписи и печати) в типовой 1С:Бухгалтерии не вставляется автоматически; такая доработка выполняется через внешние печатные формы.
Помните: документ с факсимиле не всегда принимается контрагентами и налоговыми органами как оригинал. Для первичных документов, подтверждающих расходы, безопаснее ставить «живую» подпись.
Сохранение в PDF и отправка по электронной почте
Вместо бумажной печати документ удобно сохранить в файл. В окне предварительного просмотра нажмите «Файл → Сохранить» (или кнопку с дискетой) и выберите формат PDF, Excel или MXL. PDF предпочтителен для отправки контрагентам: файл нельзя случайно изменить, и он корректно открывается на любых устройствах.
Во многих версиях 1С:Бухгалтерии доступна кнопка «Отправить» прямо из формы документа или просмотра — программа сформирует PDF и вложит его в письмо через настроенную учётную запись электронной почты. Предварительно почту нужно подключить в разделе «Администрирование → Органайзер».
Альтернатива — виртуальный PDF-принтер Windows: в диалоге печати выберите «Microsoft Print to PDF» вместо физического устройства, и документ сохранится в файл.
Сравнение вариантов
Подходит для оригиналов с живой подписью и печатью; требует исправного принтера и проверки предпросмотра
Подходит для отправки контрагентам и архива; не заменяет оригинал там, где требуется бумажный документ
Быстро для массовой рассылки счетов; требует настройки учётной записи почты в программе
Если нужной печатной формы нет в списке
Иногда требуется форма, которой нет в стандартном списке, — например, накладная по форме заказчика или акт с дополнительными графами. Для этого служит механизм внешних печатных форм: «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки».
Готовую внешнюю форму (файл с расширением .epf) подключают через кнопку «Добавить из файла». Перед этим включите использование дополнительных отчетов и обработок в том же разделе настроек. После подключения новая форма появится в меню «Печать» документа.
Загружайте внешние обработки только из доверенных источников: файл обработки содержит программный код, который выполняется в вашей базе и теоретически может получить доступ к данным.
Как проверить результат
Все реквизиты, строки и итоги совпадают с документом на экране
Пустые поля, нулевые суммы — документ не проведён или не заполнен
Таблица целиком помещается по ширине, подписи на том же листе, что и итоги
Колонки обрезаны справа, подписи на отдельном листе
ФИО руководителя и бухгалтера подставлены автоматически
Поля подписей пустые — не заполнены данные организации
Частые проблемы при печати и их решение
Кнопка «Печать» неактивна — чаще всего документ не проведён или у пользователя недостаточно прав. Проведите документ или обратитесь к администратору для проверки ролей.
Формируется пустой лист — убедитесь, что табличная часть документа заполнена и выбрана корректная печатная форма. Иногда помогает закрытие и повторное открытие формы просмотра.
Печать «зависает» или уходит не на тот принтер — проверьте принтер по умолчанию в Windows и очередь печати. 1С отправляет задание на устройство, выбранное в системном диалоге печати.
Шрифты отображаются неправильно (квадраты вместо букв) — проблема на стороне операционной системы или PDF-просмотрщика, а не конфигурации; проверьте наличие стандартных шрифтов в системе.
Что важно запомнить
Документ печатается кнопкой «Печать» из формы или списка, при этом он должен быть проведён. Перед выводом на принтер проверяйте предварительный просмотр и ориентацию страницы. Для отправки контрагентам сохраняйте форму в PDF, а нестандартные макеты подключайте как внешние печатные формы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать документ, который помечен на удаление?
Нет, документ с пометкой удаления не проведён, поэтому печатная форма не сформируется или будет пустой. Снимите пометку удаления (кнопка «Снять пометку» в списке), проведите документ и только после этого печатайте.
Как распечатать сразу все счета за месяц?
Откройте журнал счетов, установите отбор по периоду, выделите все строки (Ctrl+A), затем нажмите «Печать» и выберите форму. Все документы попадут в один табличный документ, который отправляется на принтер одним заданием.
Почему в печатной форме нет факсимиле подписи и печати?
Типовая 1С:Бухгалтерия не вставляет изображения подписей в макеты автоматически. Такая возможность реализуется через внешние печатные формы или доработку конфигурации. Учтите, что копии с факсимиле контрагенты и проверяющие органы могут не принять вместо оригинала.
Как изменить макет печатной формы, например добавить логотип?
Безопасный путь — создать внешнюю печатную форму на основе типового макета и подключить её через «Администрирование → Дополнительные отчеты и обработки». Прямое изменение макета в конфигураторе затрагивает типовую конфигурацию и осложняет обновления, поэтому требует резервной копии и навыков разработки.
Можно ли печатать из 1С на сетевой принтер?
Да. 1С использует принтеры, установленные в операционной системе. Если сетевой принтер подключён в Windows и доступен в диалоге печати, документ уйдёт на него так же, как из любой другой программы. При недоступности принтера проверяйте сетевое подключение и очередь печати Windows.
Чем отличается команда «Печать» от «Печать сразу»?
«Печать» открывает предварительный просмотр, где можно проверить и настроить страницу. «Печать сразу» (если доступна в меню) отправляет форму на принтер по умолчанию без просмотра — используйте её только для проверенных документов, чтобы не тратить бумагу на ошибочные бланки.