Документы и Печать · 10 мин
Как распечатать документ 1С без проведения
Как распечатать документ в 1С без проведения: кнопка «Записать», печатные формы черновика, настройка прав и ролей, ограничения и типичные ошибки при печати.
В 1С печать документа и его проведение — независимые операции. Проведение формирует движения по регистрам: проводки в бухгалтерском учёте, записи по складу, взаиморасчётам. Печать же просто выводит форму документа на бумагу или в файл. Поэтому распечатать документ, не проводя его, можно штатными средствами почти в любой типовой конфигурации: «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «ERP», «Зарплата и управление персоналом».
Такая потребность возникает часто: нужно показать клиенту проект счёта или накладной, согласовать документ с руководителем, проверить корректность заполнения до отражения в учёте или подготовить черновик для подписи. Важно понимать, что распечатанный непроведённый документ не имеет юридической силы как учётный документ, пока не будет проведён и подписан, — об этом стоит помнить при передаче бумаги контрагентам.
Ниже разобраны основные способы печати без проведения, особенности разных конфигураций, ограничения по правам и типичные ошибки, из-за которых кнопка печати может быть недоступна.
Чем печать отличается от проведения в 1С
Проведение — это отражение документа в учёте. При проведении программа создаёт записи в регистрах: бухгалтерские проводки, остатки товаров, задолженности, начисления. Пока документ не проведён, он существует в базе как черновик: его данные видны в журнале, но на отчёты и остатки он не влияет.
Печать — отдельный механизм. Печатная форма формируется из данных документа в момент нажатия кнопки и не требует движений по регистрам. Именно поэтому типовые конфигурации позволяют печатать и непроведённые документы: программе достаточно, чтобы документ был записан в базу.
Различие важно и с точки зрения контроля. Если вы распечатали непроведённый документ, а потом изменили его суммы, бумажная версия перестанет соответствовать электронной. Поэтому для документов, уходящих контрагентам, печать без проведения используют только как черновик или согласовательный экземпляр.
Базовый способ: записать и распечатать
Самый простой сценарий подходит для большинства документов: реализаций, поступлений, счетов, заказов, кассовых документов. Он не требует никаких настроек и работает в обычном пользовательском режиме.
Логика такая: вместо кнопки «Провести и закрыть» используется «Записать». Документ сохраняется в базе без движений по регистрам, после чего становится доступна печать. В ряде конфигураций печать доступна даже из нового, ещё не записанного документа — программа сама предложит записать его перед формированием печатной формы.
- 1Откройте документ или создайте новый и заполните обязательные поля
- 2Нажмите «Записать» — не «Провести» и не «Провести и закрыть»
- 3Убедитесь, что документ сохранён: в заголовке появился номер и дата
- 4Нажмите кнопку «Печать» на командной панели формы
- 5Выберите нужную печатную форму (например, «Счёт на оплату», «ТОРГ-12», «Расходная накладная»)
- 6В предпросмотре проверьте данные и отправьте на принтер или сохраните в PDF
Если кнопка «Печать» неактивна до записи документа — это нормальное поведение: печатная форма строится по сохранённым данным. Запишите документ, и кнопка станет доступной.
Печать из списка документов без открытия формы
Необязательно открывать каждый документ. В журнале документов можно выделить одну или несколько строк и нажать кнопку «Печать» на командной панели списка. Программа сформирует печатные формы для всех выделенных документов, включая непроведённые.
Это удобно, когда нужно распечатать пакет черновиков для согласования: например, все счета за день, которые менеджер ещё не провёл. Признак непроведённого документа в списке — отсутствие «галочки» в пиктограмме документа либо перечёркнутая иконка для помеченных на удаление.
Обратите внимание: если в конфигурации для вида документа настроено несколько печатных форм, при печати из списка программа предложит выбрать нужную. Если форма одна — она сформируется сразу.
Особенности в популярных конфигурациях
Хотя общий принцип одинаков, поведение отдельных документов в типовых решениях различается. Полезно знать нюансы, чтобы не искать проблему там, где её нет.
1С:Бухгалтерия предприятия
В «Бухгалтерии» большинство документов печатаются без проведения без ограничений: счета на оплату, акты, накладные, УПД. Счёт-фактура как отдельный документ формируется на основании проведённой реализации, поэтому для черновика используют печать УПД или накладной из самой реализации до её проведения.
1С:Управление торговлей и ERP
В торговых конфигурациях заказы клиентов и счета на оплату вообще могут не формировать движений по складу на этапе согласования — их печать до проведения является штатным сценарием работы. Расходные накладные и акты печатаются из записанного документа аналогично.
1С:Зарплата и управление персоналом
Кадровые приказы (о приёме, увольнении, отпуске) печатаются из записанного документа. Учтите, что расчётные документы (начисления, ведомости) часто содержат данные, которые рассчитываются при проведении, поэтому черновая печать может показать незаполненные суммы.
Сравнение вариантов печати
Подходит для одиночных документов и проверки перед проведением. Требует открытия каждого документа.
Подходит для пакетной печати черновиков. Ограничение: нужно уметь отличать непроведённые документы в журнале.
Подходит, если нужна нестандартная форма. Ограничение: внешние печатные формы должны быть подключены и могут требовать прав администратора.
Ограничения, права и настройки
Возможность печати без проведения зависит от прав пользователя. Если у пользователя есть право просмотра и изменения документа, печать обычно доступна. Но в некоторых конфигурациях администратор может ограничить работу с непроведёнными документами через профили групп доступа.
Отдельный случай — запрет изменения данных в закрытом периоде. Если дата документа попадает в закрытый период, записать документ (а значит, и распечатать его) не получится без специальных прав. При этом печать уже существующего документа из закрытого периода обычно не блокируется.
Ещё одно ограничение — программный контроль в конкретных конфигурациях. В редких случаях разработчики встраивают проверку «печать только после проведения» в модуль печатной формы. Если кнопка печати выдаёт сообщение о необходимости проведения, это поведение задано настройкой или доработкой, и изменить его может только администратор или разработчик.
Как проверить результат и не перепутать черновик с финалом
После печати полезно убедиться, что документ действительно остался непроведённым и учёт не изменился. Это особенно важно, если с документом работало несколько человек.
Дополнительная мера — помечать черновики. Можно добавить в комментарий документа пометку «черновик, не проводить» или использовать механизм дополнительных реквизитов, если он настроен. Некоторые организации печатают на черновиках водяной знак «Проект» — для этого нужна доработка печатной формы или ручная пометка при выводе в PDF.
Как проверить результат
Иконка без зелёной галочки проведения
Документ проведён — черновик стал учётным документом
Кнопка «Дт/кт» или отчёт по движениям показывает отсутствие записей
Появились проводки — документ был проведён
Суммы и реквизиты на бумаге совпадают с формой на экране
Расхождения — документ изменили после печати, нужна новая версия
Типичные ошибки при печати без проведения
Большинство проблем связано не с самой печатью, а с невнимательностью к статусу документа и правам. Ниже — ситуации, которые встречаются чаще всего.
Если документ был случайно проведён, его можно отменить: откройте документ и нажмите «Отменить проведение» (или снимите проведение из списка через меню «Ещё»). Учтите, что в закрытом периоде эта операция также требует соответствующих прав.
Частые вопросы
Почему кнопка «Печать» серая и не нажимается?
Чаще всего документ ещё не записан в базу. Нажмите «Записать» — после сохранения печать станет доступной. Если документ записан, а кнопка неактивна, проверьте права пользователя и наличие подключённых печатных форм для этого вида документа.
Можно ли распечатать документ, вообще не сохраняя его в базе?
Штатно — нет: печатная форма строится по сохранённым данным. Минимальное действие — «Записать». Альтернатива для разового случая — сформировать аналогичный макет во внешнем редакторе, но такой файл не будет связан с учётной системой.
Попадёт ли непроведённый документ в отчёты после печати?
Нет. Печать не создаёт движений по регистрам, поэтому ни оборотно-сальдовая ведомость, ни складские и расчётные отчёты непроведённый документ не учитывают — независимо от того, сколько раз его распечатывали.
Как распечатать сразу несколько непроведённых документов?
Откройте журнал документов, отберите нужные строки (удобно использовать отбор по дате или контрагенту), выделите их с зажатой клавишей Ctrl и нажмите «Печать» на командной панели списка. Программа сформирует формы для всех выделенных документов.
Что делать, если при печати появляется сообщение «Документ не проведён»?
Значит, в печатной форме или конфигурации зашита проверка статуса проведения. Это настройка конкретного решения: уточните у администратора, можно ли использовать другую печатную форму, или попросите разработчика скорректировать условие в модуле печати.
Можно ли настроить печать черновика с пометкой «Проект» или «Образец»?
Да, но это требует доработки макета печатной формы: в макет добавляется надпись, выводимая по условию (например, если документ не проведён). Такую настройку выполняет разработчик 1С; штатными пользовательскими средствами водяной знак не добавить.
Что важно запомнить
Для печати без проведения достаточно записать документ кнопкой «Записать» и выбрать форму через «Печать» — из формы документа или из списка. Непроведённая печатная форма — черновик: она не влияет на учёт и может устареть после изменений. Проверяйте статус документа и не передавайте черновики контрагентам как финальные документы.