Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать договор из 1С по шаблону
Как настроить шаблон договора в 1С, подставить данные контрагента автоматически и распечатать документ. Инструкция для 1С:Управление торговлей, Бухгалтерии и УНФ.
Печать договора из 1С по шаблону избавляет от ручного копирования реквизитов: программа сама подставляет наименование контрагента, ИНН, адрес, сумму и другие данные из карточки клиента или документа. В большинстве типовых конфигураций (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация) для этого существуют встроенные механизмы — дополнительные печатные формы и шаблоны договоров.
Подход зависит от конфигурации. В 1С:УНФ и УТ 11 есть штатный механизм «Шаблоны договоров», где текст хранится в формате Word или HTML с параметрами вида [Контрагент.НаименованиеПолное]. В 1С:Бухгалтерии договор обычно печатают через внешнюю печатную форму либо через механизм «Дополнительные отчеты и обработки». В любом случае логика одна: создаёте шаблон с местами подстановки, привязываете его к документу или справочнику и выводите на печать одной кнопкой.
Ниже разобраны оба сценария: работа со штатными шаблонами договоров и подключение внешней печатной формы. Отдельно описано, как проверить корректность подстановки данных и что делать, если вместо значений в документе остаются пустые места или коды параметров.
Какие механизмы печати договоров есть в 1С
В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 встречаются три рабочих способа вывести договор на печать. Первый — штатные шаблоны договоров: текст хранится внутри базы, редактируется пользователем без программирования, параметры подставляются из объекта (документа «Заказ клиента», «Счет на оплату» или карточки договора). Это основной вариант для 1С:УНФ и 1С:Управление торговлей 11.
Второй способ — внешние печатные формы (файлы с расширением .epf), которые подключаются через механизм «Дополнительные отчеты и обработки». Такой вариант типичен для 1С:Бухгалтерии, где штатного редактора текстов договоров нет. Третий способ — доработка конфигурации разработчиком: макет печатной формы добавляется прямо в конфигурацию. Он требует снятия конфигурации с полной поддержки и подходит, только если первые два варианта не закрывают задачу.
Сравнение способов печати договора
Не требуют программирования, редактируются пользователем. Подходят для УНФ и УТ 11. Ограничение: набор доступных параметров фиксирован конфигурацией.
Подключается в любой конфигурации с механизмом дополнительных обработок. Требует готового файла формы — типового или разработанного под вашу задачу.
Максимальная гибкость, но нужен разработчик и усложняются обновления. Оправдана только при нестандартной логике заполнения.
Подготовка: включение нужных механизмов и проверка данных
Перед настройкой шаблона убедитесь, что в программе включены соответствующие опции. В 1С:УНФ перейдите в «Настройки → Печатные формы, отчеты и обработки» и проверьте, что включена возможность работы с шаблонами договоров и дополнительными печатными формами. В 1С:Бухгалтерии откройте «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки» и установите флажок «Дополнительные отчеты и обработки» — без него кнопка подключения внешних форм не появится.
Качество печати напрямую зависит от заполненности карточек. Проверьте, что у контрагента заполнены полное наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты, а в карточке организации — те же данные плюс подписант (должность и ФИО руководителя в нужном падеже). Пустое поле в карточке означает пустое место в распечатанном договоре.
Создание шаблона договора в УНФ и Управлении торговлей
В 1С:УНФ откройте раздел «Продажи → Шаблоны договоров» (в УТ 11 — «Настройки и справочники → Шаблоны договоров» или поиск по слову «шаблон» в меню «Все функции»). Нажмите «Создать». Укажите наименование шаблона, например «Договор поставки — юрлица», и выберите формат редактирования: текстовый документ HTML или файл Microsoft Word, если конфигурация поддерживает формат DOCX.
Вставьте текст договора в редактор. В местах, где должны подставляться данные, разместите параметры. В текстовом редакторе это делается через кнопку вставки параметра (обычно называется «Вставить параметр» или доступна по правой кнопке мыши): программа покажет дерево доступных полей — «Контрагент», «Организация», «Договор», «Документ». Выберите нужное поле, и в текст появится конструкция вида [Контрагент.НаименованиеПолное].
Для шаблонов в формате Word параметры прописываются вручную в фигурных или квадратных скобках — точный синтаксис указан в справке вашей конфигурации (кнопка с вопросительным знаком в форме шаблона). Сохраните шаблон. Если конфигурация предлагает указать назначение, привяжите шаблон к типу документов, из которых он будет печататься.
- 1Откройте список шаблонов договоров и нажмите «Создать»
- 2Вставьте текст договора в редактор
- 3Замените переменные данные (реквизиты, суммы, даты) на параметры через кнопку вставки
- 4Сохраните шаблон и при необходимости укажите назначение
- 5Откройте тестовый документ и выведите шаблон на печать для проверки
Подключение внешней печатной формы в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии нет штатного редактора текста договора, поэтому используют внешние печатные формы. Откройте «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки». Нажмите «Добавить из файла» и выберите файл обработки с расширением .epf — например, типовую форму договора, разработанную для вашей версии конфигурации.
После загрузки программа покажет карточку обработки. Проверьте таблицу принадлежности: в ней указано, из каких документов и справочников форма будет доступна (например, «Счет на оплату покупателю», «Реализация (акты, накладные)»). При необходимости откорректируйте список. Нажмите «Записать и закрыть» — форма появится в меню «Печать» соответствующих документов.
Если программа отказывается принимать файл с сообщением о безопасности, проверьте, что у вашего пользователя есть право подключения дополнительных обработок, а в настройках не отключена загрузка из файлов. В файловых базах иногда требуется открыть обработку в режиме конфигуратора или через «Файл → Открыть» для первичной проверки.
Как вывести договор на печать
Откройте документ, из которого печатается договор: счет на оплату, заказ клиента, реализацию или карточку договора с контрагентом. Нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В выпадающем списке найдите свой шаблон — шаблоны договоров обычно сгруппированы отдельным пунктом «Договоры» или «Печать по шаблону», внешние формы отображаются под именем, заданным при подключении.
Программа сформирует табличный или текстовый документ с подставленными данными. Перед выводом на принтер пролистайте весь текст: проверьте реквизиты обеих сторон, сумму прописью, даты и подписантов. Если всё корректно, нажмите «Печать» в форме предварительного просмотра или сохраните документ в PDF через «Файл → Сохранить как» для отправки контрагенту.
Полезная практика — сначала печатать договор на тестовом контрагенте с заведомо полными данными. Так вы сразу увидите, какие параметры не заполняются, и исправите шаблон до того, как ошибка попадёт в реальный документ.
Как проверить результат
Полные наименования, ИНН, адреса и банки подставлены без пропусков
Пустые строки или коды вида [Контрагент.ИНН] в готовом тексте
Сумма совпадает с документом, есть пропись, даты в нужном формате
Сумма не совпадает, дата пустая или в виде 01.01.0001
Должность и ФИО руководителя в правильном падеже
Поле подписанта пустое или ФИО в именительном падеже вместо родительского
Типичные проблемы и их решение
Самая частая жалоба — в распечатке остаются пустые места. Причина почти всегда в незаполненной карточке: откройте контрагента или организацию и проверьте соответствующее поле. Вторая типичная ситуация — вместо значения печатается сам код параметра. Это значит, что параметр записан с ошибкой (лишний пробел, опечатка в имени поля) либо взят из недоступного для данного документа объекта. Откройте шаблон и вставьте параметр заново через штатную кнопку, не набирая его вручную.
Если кнопка печати по шаблону не появляется в документе, проверьте назначение шаблона и принадлежность внешней формы: обе настройки ограничивают список объектов, из которых доступна печать. Для внешних форм также убедитесь, что версия обработки совместима с вашим релизом конфигурации — после обновления 1С старые формы иногда перестают открываться и требуют адаптации.
Отдельный случай — склонение ФИО и должностей в родительный падеж («в лице директора Иванова Ивана Ивановича»). Не все конфигурации склоняют автоматически. Если ваша не умеет, заведите в карточке контакта или организации отдельные поля для подписанта в нужном падеже и выводите в шаблон их.
Когда стоит привлечь специалиста по 1С
Самостоятельная настройка оправдана, пока речь идёт о типовом шаблоне с подстановкой стандартных реквизитов. Обратитесь к специалисту, если нужны вычисляемые поля (сумма прописью в особом формате, расчёт неустойки в тексте), печать договора с приложениями из табличной части документа, автоматическая нумерация экземпляров или выгрузка в строго заданный формат для ЭДО.
Также помощь разработчика понадобится, если нужный параметр отсутствует в дереве доступных полей шаблона — это ограничение типового механизма, и обходится оно только доработкой. Перед любыми изменениями конфигурации сделайте резервную копию базы.
Что важно запомнить
Печать договора по шаблону строится на трёх шагах: заполненные карточки контрагентов и организации, корректный шаблон с параметрами, проверка сформированного документа перед выводом на принтер. В УНФ и УТ используйте штатные шаблоны договоров, в Бухгалтерии — внешние печатные формы через дополнительные обработки.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать шаблон договора в формате Word?
Да, часть конфигураций (в том числе 1С:УНФ актуальных версий) поддерживает шаблоны в формате DOCX. Текст хранится в файле, а параметры прописываются в нём по правилам конфигурации. Если такой опции нет в форме создания шаблона, используйте встроенный текстовый редактор HTML.
Почему в договоре пустые поля, хотя шаблон настроен правильно?
Почти всегда причина в незаполненных данных источника. Проверьте карточку контрагента, организации и сам документ: параметр выводит только то, что реально записано в базе. Заполните недостающие реквизиты и сформируйте печатную форму заново.
Как вывести сумму прописью в тексте договора?
Во многих шаблонах сумма прописью доступна как отдельный параметр документа — поищите в дереве параметров поле с названием вроде «СуммаПрописью». Если такого параметра нет, потребуется внешняя печатная форма или доработка, где пропись формируется программно.
Перенесутся ли шаблоны договоров при обновлении 1С?
Шаблоны, созданные пользователем в базе, хранятся как данные и при штатном обновлении сохраняются. Риск есть только у внешних печатных форм: после обновления конфигурации старая обработка может оказаться несовместимой, поэтому после каждого обновления проверяйте печать на тестовом документе.
Можно ли распечатать договор сразу для нескольких контрагентов?
Штатно печать выполняется из конкретного документа или карточки. Для пакетной печати по списку контрагентов нужна специальная обработка — либо готовое решение для вашей конфигурации, либо разработка под задачу.
Что делать, если в тексте вместо значения печатается код параметра?
Откройте шаблон на редактирование, удалите проблемный фрагмент и вставьте параметр заново через штатную кнопку вставки. Код выводится как текст, когда в его написании есть ошибка или он набран вручную с нарушением синтаксиса.