Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать акт сверки в 1С 8
Пошаговая инструкция, как распечатать акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3: создание документа, настройка печатной формы, вывод по договорам и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов — один из самых часто печатаемых документов в 1С: его запрашивают контрагенты перед оплатой, аудиторы при проверках и бухгалтерия при закрытии периода. В типовых конфигурациях 1С 8 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) печать акта сверки занимает несколько минут, если знать, где находится нужный документ и какие настройки влияют на итоговую форму.
Основной инструмент — документ «Акт сверки взаиморасчетов» (в Бухгалтерии 3.0 — «Сверка взаиморасчетов» в разделе «Покупки» или «Продажи»). Документ автоматически собирает обороты по счетам расчетов с контрагентом за указанный период и формирует печатную форму, которую можно сразу отправить на принтер, сохранить в PDF или выгрузить в Excel.
Ниже разобран полный порядок действий: от создания документа до проверки готовой формы, а также варианты для разных конфигураций, типичные ошибки и способы вывести акт в нестандартном виде — по договору, по счету или с расшифровкой по документам.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С 8
Расположение документа зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Покупки» или «Продажи» и найдите пункт «Сверка взаиморасчетов» (в ранних релизах — «Акт сверки взаиморасчетов»). Также документ доступен через «Операции» → «Акты сверки взаиморасчетов» при включенной полной навигации.
В «1С:Управление торговлей 11» путь другой: раздел «Продажи» → «Документы продаж» → «Сверки взаиморасчетов» либо «Закупки» → «Документы закупки». В «Комплексной автоматизации» и ERP документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Казначейство» или «Продажи/Закупки» в зависимости от настройки интерфейса.
Создание документа и заполнение данных
Нажмите «Создать» в журнале документов сверки. В шапке укажите организацию, от имени которой ведется сверка, контрагента и период — даты начала и окончания. Если у контрагента несколько договоров, уточните договор: тогда в акт попадут только операции по нему. Если договор не выбран, сверка соберет данные по всем договорам контрагента.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (или «Заполнить по данным учета»). Программа автоматически подберет проведенные документы расчетов — реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки — и разложит их по строкам табличной части с датами, номерами и суммами. В Бухгалтерии 3.0 на закладке «По данным организации» можно вручную скорректировать строки или добавить операции, которые не попали в выборку.
Проверьте состав счетов расчетов: по умолчанию в сверку попадают счета 60, 62, 66, 67, 76. Если вы ведете расчеты на других счетах (например, 76.АВ или специфические субсчета), убедитесь, что они включены в настройку заполнения, иначе часть операций не отобразится.
- 1Откройте журнал «Сверка взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, период и при необходимости договор
- 3Нажмите «Заполнить» — программа подтянет операции по счетам расчетов
- 4Проверьте табличную часть: даты, номера документов, суммы, итоговое сальдо
- 5Запишите и проведите документ
- 6Нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов»
- 7В предпросмотре задайте принтер или сохраните файл в PDF/Excel
Печать акта сверки: стандартный сценарий
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В списке выберите «Акт сверки взаиморасчетов» — откроется предпросмотр табличного документа. Здесь видно, как форма ляжет на лист: при большом количестве строк убедитесь, что включен альбомный или портретный режим согласно настройкам макета, и что шапка повторяется на каждой странице.
В окне предпросмотра доступны стандартные действия: кнопка принтера отправляет форму на печать, «Сохранить» — выгружает в PDF, Excel, HTML или MXL. Если акт нужно отправить контрагенту, удобнее сохранить в PDF: формат не редактируется случайно и одинаково отображается у получателя. Некоторые конфигурации позволяют отправить файл по электронной почте прямо из формы документа через кнопку «Отправить».
Если акт подписывается с двух сторон, распечатывайте два экземпляра — по одному для каждой стороны. Подписи и печати проставляются вручную на бумажном документе; 1С формирует только макет с полями для подписей.
Настройка печатной формы: договор, счета, расшифровка
Стандартная форма акта сверки выводит операции в хронологическом порядке с итоговым сальдо. Если нужен другой вид, проверьте параметры документа: в ряде конфигураций доступны варианты печати — «с расшифровкой по документам», «по договорам», «в валюте». Состав вариантов зависит от конфигурации и релиза.
Для сверки по конкретному договору укажите его в шапке до заполнения табличной части — тогда и печатная форма будет содержать только операции этого договора, а в заголовке акта отобразятся реквизиты договора. Это важно, когда с одним контрагентом заключено несколько договоров с разными условиями оплаты.
Если типовая форма не подходит — например, контрагент требует акт по своему шаблону — возможны два пути. Первый: сохранить акт в Excel и вручную оформить по шаблону партнера, сверив итоги. Второй: заказать доработку внешней печатной формы у специалиста по 1С. Внешние печатные формы подключаются через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» и не требуют изменения конфигурации.
Проверка данных перед печатью
Главный контрольный показатель — итоговое сальдо в акте. Сравните его с сальдо по счетам расчетов с этим контрагентом в оборотно-сальдовой ведомости (счета 60 и 62 по субконто «Контрагенты» и «Договоры» за тот же период). Значения должны совпадать. Расхождение означает, что в сверку попали не все операции или, наоборот, лишние.
Также проверьте дебетовое и кредитовое сальдо на начало периода: если сверка с этим контрагентом уже проводилась, начальное сальдо должно равняться конечному сальдо предыдущего акта. Скачок начального остатка — признак непроведенных или отмененных документов в прошлых периодах.
Как проверить результат перед печатью
Совпадает с сальдо по счетам 60/62 в ОСВ за тот же период
Суммы различаются — не все документы проведены или выбран неверный договор
Равно конечному сальдо предыдущего акта сверки
Скачок остатка — в прошлом периоде есть измененные документы
Есть все отгрузки и оплаты за период с верными номерами
Пропущены документы или присутствуют чужие операции
Верные наименования организации и контрагента, период, договор
Устаревшие реквизиты или неверный период — акт придется переделывать
Типичные ошибки и способы их устранения
Самая частая проблема — пустая табличная часть после нажатия «Заполнить». Причины: документы расчетов не проведены, выбран неверный период, указан договор, по которому не было операций, либо расчеты ведутся на счетах, не включенных в настройку заполнения. Проверьте эти условия по очереди, начиная с периода и проведенности документов.
Вторая распространенная ситуация — сальдо в акте не сходится с данными контрагента. Это нормальная рабочая ситуация: причины обычно в неотраженных у одной из сторон документах (пропущенная накладная, неучтенный платеж, разница в датах признания операций). В акте для этого предусмотрены колонки «по данным организации» и «по данным контрагента» — расхождения фиксируются в строке «Расхождение» и разбираются отдельно.
Третья ошибка — печать акта без проведения документа. В большинстве конфигураций печать доступна и из непроведенного документа, но такой акт может содержать неактуальные данные, если табличную часть заполняли вручную. Правило простое: сначала проведение, потом печать.
Альтернативные способы получить акт сверки
Помимо документа «Сверка взаиморасчетов», данные для сверки можно получить отчетами. «Анализ субконто» или «Обороты между субконто» по виду субконто «Контрагенты» покажут операции с расшифровкой по документам. Такой отчет можно сохранить и отправить партнеру как вспомогательный материал, но полноценным актом он не является — в нем нет полей для подписей и фиксации расхождений.
В конфигурациях с подсистемой обмена электронными документами (ЭДО) акт сверки можно отправить контрагенту в электронном виде через оператора ЭДО. Это ускоряет процесс: партнер получает документ в своей учетной системе, сверяет и подписывает без бумажной пересылки. Для этого у обеих сторон должен быть настроен обмен электронными документами.
Способы получить акт сверки
Полноценный акт с подписями и расхождениями. Подходит для официальной сверки; требует проведения документа.
Быстрая внутренняя проверка расчетов. Не заменяет акт: нет полей подписей и фиксации расхождений.
Электронная сверка без бумаги. Требует настроенного обмена электронными документами у обеих сторон.
Подходит, когда контрагент требует свой шаблон. Минус: правки вне учета, итоги нужно сверять вручную.
FAQ: частые вопросы о печати актов сверки в 1С 8
Почему кнопка «Печать» неактивна или в списке нет акта сверки?
Чаще всего документ не записан — сначала нажмите «Записать» или «Провести». Если документ проведен, а команды нет, проверьте права пользователя: у роли должно быть право на печать документов этого вида. В редких случаях печатная форма отключена в настройках механизма печати конфигурации.
Можно ли распечатать акт сверки сразу по нескольким контрагентам?
В типовых конфигурациях групповой печати актов сверки из коробки обычно нет — акт формируется по одному документу. Обходной путь: создать документы сверки по каждому контрагенту и печатать их последовательно, либо использовать внешнюю обработку групповой печати, разработанную под вашу конфигурацию.
Как вывести в акте сверки суммы в валюте?
Если договор с контрагентом ведется в валюте, документ сверки по этому договору формирует суммы в валюте расчетов — это поведение зависит от настроек договора и конфигурации. Проверьте, что в договоре корректно указана валюта расчетов, и заполните документ заново после исправления.
Что делать, если в акте не хватает части документов?
Проверьте три вещи: проведены ли сами документы расчетов, попадают ли их даты в период сверки и включен ли счет учета этих операций в состав счетов, по которым заполняется сверка. После устранения причины перезаполните табличную часть кнопкой «Заполнить».
Можно ли изменить типовой макет печатной формы?
Да, но редактирование типового макета потребует снятия конфигурации с полной поддержки, что усложнит обновления. Правильный путь — создать внешнюю печатную форму и подключить ее через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Тогда макет обновится независимо от релизов конфигурации.
Обязательно ли проводить документ сверки перед печатью?
Формально печать часто доступна и без проведения, но делать этого не стоит: непроведенный документ может содержать вручную измененные или неполные данные. Проведение фиксирует акт в учете и позволяет потом найти его в журнале для повторной печати или сверки.
Что важно запомнить
Акт сверки печатается из документа «Сверка взаиморасчетов»: заполните шапку, нажмите «Заполнить», проверьте сальдо по ОСВ, проведите документ и нажмите «Печать». Готовую форму можно распечатать, сохранить в PDF или отправить контрагенту. Расхождение сальдо с обороткой — сигнал проверить проведенность документов, период и состав счетов до отправки акта партнеру.