Как распечатать акт сверки в 1С:Предприятие

Акт сверки взаиморасчетов — один из самых часто запрашиваемых документов: его требуют контрагенты, аудиторы и бухгалтерия при закрытии периода. В 1С:Предприятие 8.3 (Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) акт сверки формируется автоматически на основе проведенных документов, и распечатать его можно буквально за минуту, если данные в базе корректны.

Главное условие корректной печати — не настройки принтера, а состояние учета: акт сверки собирается из проведенных реализаций, поступлений, счетов-фактур и платежных документов. Если в базе есть непроведенные документы или расхождения в аналитике по договорам, печатная форма покажет неверные цифры, и подписанный контрагентом акт станет источником проблем, а не подтверждением расчетов.

Ниже разобран полный цикл: где находится акт сверки в разных конфигурациях, как заполнить параметры, как вывести документ на печать и в PDF, что проверить перед отправкой контрагенту и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С

Расположение документа зависит от конфигурации, но логика везде одинаковая — акт сверки относится к расчетам с контрагентами. В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчетов с контрагентом» и доступен в разделах «Покупки», «Продажи» и «Расчеты с контрагентами» (в зависимости от версии интерфейса Такси).

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации путь немного другой: раздел «CRM и маркетинг» или «Продажи» → «Документы» → «Акты сверки расчетов», либо через карточку контрагента — кнопка «Сверка взаиморасчетов». В УТ также доступна сверка по заказам и накладным конкретного клиента.

Если нужного пункта нет в меню, используйте универсальный способ: откройте карточку контрагента и перейдите по ссылке «Акты сверки» в панели навигации, либо воспользуйтесь глобальным поиском (Ctrl+Shift+F) по слову «сверка». Отсутствие документа в меню иногда означает ограничение прав — тогда доступ настраивает администратор через профили групп доступа.

Как создать и заполнить акт сверки

Откройте журнал «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и при необходимости договор — если оставить поле договора пустым, сверка выполнится по всем договорам контрагента сразу, что удобно для итоговой сверки за год.

Задайте период сверки. Стандартная практика — календарный год, квартал или период с даты последней подписанной сверки. Дата начала влияет на сальдо: программа рассчитает входящее сальдо на начало периода автоматически по данным бухгалтерского учета.

Нажмите кнопку «Заполнить» (в ряде версий — «Заполнить по данным бухгалтерского учета»). Табличная часть заполнится документами: реализациями, поступлениями, платежными поручениями и корректировками. Дебет и кредит в таблице показываются с точки зрения вашей организации — отгрузка покупателю идет по дебету, его оплата — по кредиту.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор (при необходимости) и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте табличную часть с документами
4. 4
   Убедитесь, что сальдо на конец периода совпадает с отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60, 62, 76)
5. 5
   Проведите документ и нажмите «Печать» → «Акт сверки расчетов»
6. 6
   В предпросмотре нажмите «Печать» для вывода на принтер или «Сохранить» для PDF

Настройка параметров перед печатью

Перед выводом на печать проверьте настройки документа. Флажок «Сверка согласована» добавляет в печатную форму отметку о согласовании — ставьте его только после подтверждения от контрагента. Поле «Представитель контрагента» и «Представитель организации» заполняются для вывода ФИО и должностей в подписи.

В табличной части можно вручную скорректировать состав документов: например, исключить документ, который контрагент оспаривает, или добавить строку «По данным контрагента» для отражения расхождений. В 1С:Бухгалтерии есть отдельная колонка для данных контрагента — расхождения по ней выводятся в печатную форму отдельным блоком.

Учитывайте валюту сверки: по умолчанию акт формируется в валюте регламентированного учета (рублях). Для валютных договоров проверьте, что курсовые разницы учтены корректно, иначе сальдо в акте не сойдется с данными контрагента.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с ОСВ по счетам 60, 62, 76 по данному контрагенту и договору

Тревожный признак

Есть разница — в базе непроведенные документы или разрывы аналитики

Состав табличной части

Норма

Все реализации и оплаты периода присутствуют, нет дублей

Тревожный признак

Документы отсутствуют или задвоены — проверьте период и договор

Входящее сальдо

Норма

Равно исходящему сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Сальдо «плывет» — в прошлых периодах перепроводились документы

Как вывести акт сверки на печать

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы и выберите «Акт сверки расчетов». Откроется предварительный просмотр табличного документа — здесь видно, как форма будет выглядеть на бумаге: шапка с реквизитами сторон, таблица оборотов, итоговое сальдо и блок подписей.

Для печати на принтере нажмите кнопку с изображением принтера или Ctrl+P. В диалоге печати выберите принтер, количество копий (обычно печатают два экземпляра — по одному для каждой стороны) и при необходимости настройте поля и масштаб. Если таблица широкая и не помещается по ширине листа, включите альбомную ориентацию в настройках страницы предпросмотра.

Для отправки контрагенту в электронном виде используйте «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить как») и выберите формат PDF. Альтернатива — кнопка «Отправить» → «По электронной почте»: 1С сформирует PDF-вложение автоматически, если настроена учетная запись почты в программе. При работе через ЭДО (Диадок, СБИС и подобные) акт сверки можно отправить прямо из документа кнопкой «Отправить через ЭДО», если такая возможность подключена в вашей конфигурации.

Перед массовой рассылкой актов за год удобно сначала сформировать отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или ОСВ по счету 62 — это быстро покажет, по каким контрагентам сальдо нулевое (сверка формальна), а по каким есть расхождения, которые лучше урегулировать до отправки акта.

Типичные ошибки при формировании и печати

Самая частая проблема — сальдо в акте не совпадает с данными контрагента. Причины: непроведенные документы в базе, документы, проведенные задним числом после прошлой сверки, и разные договоры, по которым учет ведется раздельно. Перед печатью сверяйте итог с оборотно-сальдовой ведомостью — это занимает меньше минуты и исключает возврат неподписанного акта.

Вторая группа ошибок — технические: пустая печатная форма (документ не проведен или период не заполнен), обрезанная таблица (не та ориентация страницы), отсутствие подписантов (не заполнены представители). Все это решается в предпросмотре до отправки на принтер.

Когда печатать акт нельзя или не нужно

Не распечатывайте акт для подписания, если в базе есть незакрытые корректировки, спорные документы или расхождения, которые еще согласовываются. Подписанный акт имеет юридическое значение: он подтверждает задолженность и может прерывать срок исковой давности, поэтому подписывать документ с непроверенными цифрами рискованно для обеих сторон.

Если расхождения принципиальны, сначала запросите у контрагента его данные и отразите их в колонке «По данным контрагента» — печатная форма покажет разницу отдельно, и подписываться будет акт с зафиксированными расхождениями, а не с неверным сальдо.

Частые вопросы

Можно ли распечатать акт сверки без создания документа в базе?

Да, частично. Отчет «Акт сверки расчетов» (в разделе отчетов по расчетам) формирует похожую форму без создания документа, но у нее нет номера, она не хранится в журнале и не поддерживает колонку «По данным контрагента». Для официальной сверки с подписями лучше создавать полноценный документ.

Почему в акте сверки пустая таблица после нажатия «Заполнить»?

Чаще всего за выбранный период по данному контрагенту и договору нет проведенных документов расчетов. Проверьте период, правильность организации и договора, а также то, что документы реализации и оплаты проведены, а не просто записаны.

Как сохранить акт сверки в PDF из 1С?

Откройте печатную форму через «Печать», затем в окне предпросмотра выберите «Файл» → «Сохранить» и укажите тип файла PDF. Если кнопка «Отправить по почте» активна, PDF сформируется автоматически как вложение в письмо.

Что делать, если сальдо в акте не совпадает с ОСВ?

Проверьте наличие непроведенных документов по контрагенту, документы без указанного договора (они попадают в ОСВ, но не в акт по конкретному договору) и ручные операции по счетам расчетов. Также убедитесь, что в акте и ОСВ задан одинаковый период и одна организация.

Можно ли изменить печатную форму акта сверки под требования контрагента?

Да, через механизм внешних печатных форм («Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки») подключается измененный макет. Разработку внешней формы выполняет специалист по 1С; в типовой конфигурации без доработок доступен только стандартный макет.

Нужно ли проводить акт сверки, чтобы его распечатать?

В большинстве конфигураций — да: печатная форма формируется корректно только у проведенного документа. Если кнопка «Печать» неактивна или форма пустая, сначала нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».