Как распечатать акт сверки взаиморасчетов в 1С Бухгалтерия 8.3

Акт сверки взаиморасчетов — стандартный документ, который бухгалтеры регулярно направляют контрагентам для подтверждения задолженности. В 1С Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основе проведенных документов, поэтому ручной ввод данных не требуется: достаточно указать контрагента, период и договор, а программа сама соберет все операции.

Распечатать акт сверки можно двумя способами: напрямую из документа «Акт сверки взаиморасчетов» или через отчет «Анализ субконто» с последующим оформлением. Первый вариант — основной и рекомендуемый, поскольку создает документ в официально принятой форме с таблицей операций и итоговым сальдо. Ниже разобран полный порядок действий — от создания документа до проверки результата перед отправкой контрагенту.

Инструкция применима к типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0. В более старых редакциях (2.0) расположение разделов меню отличается, но логика работы та же.

Где находится документ «Акт сверки взаиморасчетов»

Документ расположен в нескольких разделах программы, чтобы его было удобно открывать в зависимости от того, с кем проводится сверка. Основной путь: раздел «Продажи» → «Расчеты с контрагентами» → «Акты сверки взаиморасчетов». Тот же журнал доступен из раздела «Покупки» — это один и тот же список документов, открытый из разных меню.

Если разделов «Продажи» и «Покупки» нет на панели, проверьте настройки интерфейса: возможно, часть функциональности скрыта. Также акт сверки можно найти через общий поиск по программе (кнопка с лупой в правом верхнем углу), набрав «акт сверки».

В журнале «Акты сверки взаиморасчетов» хранятся все ранее созданные документы. Если акт за нужный период уже создавался, не обязательно делать новый — откройте существующий, при необходимости перезаполните его и распечатайте повторно.

Создание и заполнение акта сверки

Нажмите кнопку «Создать» в журнале актов. Откроется форма нового документа, где нужно последовательно заполнить ключевые поля. Обязательные реквизиты: организация (от чьего имени сверка), контрагент, период сверки (даты «с» и «по»).

Поле «Договор» заполняйте, если нужна сверка по конкретному договору. Если оставить его пустым, программа соберет операции по всем договорам контрагента — это удобно для общей сверки, но контрагент может потребовать детализацию по каждому договору отдельно. Поле «Валюта» по умолчанию подставляется рубль; для валютных договоров выберите соответствующую валюту.

После заполнения шапки нажмите «Заполнить» → «По данным учета». Программа подберет все проведенные документы по расчетным счетам (60, 62, 66, 67, 76 и другие, заданные в настройках) за указанный период и сформирует таблицу с колонками «Дебет» и «Кредит». Сальдо на начало и конец периода рассчитается автоматически.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, период и при необходимости договор
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «По данным учета» и проверьте таблицу операций
4. 4
   Запишите документ кнопкой «Записать» или «Провести и закрыть»
5. 5
   Нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов» и отправьте на принтер

Настройка счетов расчетов и детализация

По умолчанию акт формируется по стандартному набору счетов расчетов с контрагентами. Если ваша организация ведет расчеты по дополнительным счетам (например, 76.АВ, 76.ВА или специальные субсчета), их нужно добавить вручную. Для этого в форме документа найдите настройку счетов расчетов — обычно это ссылка или гиперссылка рядом с табличной частью, где можно отметить нужные счета флажками.

Обратите внимание на колонки таблицы: «Дебет» отражает увеличение задолженности контрагента или уменьшение вашей (отгрузка покупателю, оплата поставщику), «Кредит» — наоборот. Если часть операций не попала в акт, первым делом проверьте, проведены ли соответствующие документы и попадает ли их дата в период сверки.

Печать акта сверки

После заполнения и записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы и выберите макет «Акт сверки взаиморасчетов». Откроется предварительный просмотр печатной формы: таблица операций, сальдо на начало и конец периода, итоговая расшифровка задолженности словами («задолженность в пользу...» или «расхождений нет»).

В предварительном просмотре доступны стандартные действия: отправка на принтер, сохранение в PDF или Excel, отправка по электронной почте. Для отправки контрагенту удобнее всего сохранить акт в PDF — так форматирование гарантированно сохранится при открытии на другом компьютере.

Если нужно распечатать сразу несколько актов, выделите в журнале нужные документы (с клавишей Ctrl или Shift) и используйте команду печати из меню «Ещё» журнала — программа сформирует все формы пакетно.

Печать с подписями и печатью

Типовая форма акта содержит строки для подписей представителей обеих сторон. Данные о руководителе и главном бухгалтере подтягиваются из карточки организации, поэтому перед печатью проверьте актуальность этих сведений в разделе «Главное» → «Реквизиты организации». Если в организации настроено использование логотипа и факсимиле, их вывод на печатные формы управляется настройками печати.

Проверка сформированного акта перед отправкой

Перед тем как распечатать и отправить акт контрагенту, сверьте его итоги с данными учета. Самый быстрый способ — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету (60 или 62) с отбором по контрагенту за тот же период и сравнить конечное сальдо. Цифры должны совпасть до копейки.

Также проверьте сальдо на начало периода: если сверка с этим контрагентом проводилась ранее, начальное сальдо нового акта должно совпадать с конечным сальдо прошлого подписанного акта. Расхождение здесь означает, что в прошлых периодах были проведены или изменены документы задним числом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Конечное сальдо акта

Норма

Совпадает с сальдо по ОСВ счета 60/62 по контрагенту

Тревожный признак

Суммы различаются — есть непроведенные документы или не тот период

Сальдо на начало периода

Норма

Равно конечному сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Отличается — в прошлом периоде изменены документы задним числом

Состав таблицы операций

Норма

Все отгрузки и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Часть документов отсутствует — проверьте проведение и счета учета

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая проблема — пустой акт или неполная таблица. Причина почти всегда в том, что документы не проведены, выбран неверный договор или период. Вторая типичная ситуация — в акт попали лишние операции по другим договорам: это происходит, когда поле «Договор» оставлено пустым, а контрагенту нужна сверка по конкретному договору.

Если сальдо акта не сходится с данными контрагента, не спешите править акт вручную. Расхождения обычно вызваны неотраженными в одной из баз документами: непроведенной оплатой, неотфактурованной отгрузкой, разницей в датах документов. Ручная правка печатной формы без исправления учетных данных приведет к тому, что следующая сверка снова не сойдется.

Ограничения и особенности

Акт сверки в 1С — это форма по данным вашей учетной системы. Программа не сверяет данные автоматически с базой контрагента: колонка «По данным контрагента» в печатной форме остается пустой и заполняется второй стороной вручную при подписании. Расхождения стороны фиксируют в акте самостоятельно.

Валютные акты формируются в валюте договора, при этом рублевые эквиваленты в типовой форме не выводятся. Если контрагенту нужна сверка одновременно в валюте и рублях, потребуется либо доработка печатной формы, либо дополнительный отчет.

FAQ: частые вопросы о печати акта сверки

Можно ли распечатать акт сверки без создания документа?

Формально печатная форма привязана к документу «Акт сверки взаиморасчетов», поэтому документ создать придется. Однако проводить его не обязательно — достаточно заполнить, записать и распечатать. Сам документ не формирует проводок и не влияет на учетные данные.

Почему в акте сверки пустая таблица?

Чаще всего документы по контрагенту не проведены, выбран неверный период или договор, либо расчеты ведутся по счетам, не включенным в настройку счетов расчетов акта. Проверьте эти три момента последовательно, затем перезаполните документ кнопкой «Заполнить».

Как сформировать акт сверки по всем контрагентам сразу?

Типовой документ создается по одному контрагенту. Для массовой сверки используют отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» или «Анализ субконто» с группировкой по контрагентам — они покажут сальдо по всем партнерам, а акты по нужным из них создают отдельно.

Можно ли изменить печатную форму акта?

Да. Печатная форма открывается как табличный документ, и до отправки на принтер в ней можно вручную редактировать текст и ячейки. Для постоянных изменений (добавление колонок, изменение шапки) потребуется доработка макета через механизм внешних печатных форм или с помощью программиста.

Как отправить акт сверки контрагенту по электронной почте?

В окне предварительного просмотра печатной формы есть команда отправки по почте (при настроенной учетной записи в программе). Альтернатива — сохранить форму в PDF и вложить файл в письмо из любого почтового клиента.

Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?

Запросите у контрагента расшифровку расхождений — перечень документов, которые есть в его учете, но отсутствуют в вашем, и наоборот. Сопоставьте их со своей базой, найдите непроведенные или отсутствующие документы, внесите исправления в учет и сформируйте акт заново за тот же период.