Как распечатать акт приема-передачи в 1С

Акт приема-передачи — один из самых часто печатаемых документов в 1С: он оформляет передачу товаров, основных средств, материалов, результатов работ и услуг. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) печатная форма акта уже встроена в соответствующие документы, и распечатать её можно буквально в несколько кликов — при условии, что документ корректно заполнен и проведён.

Точное название кнопки и состав доступных форм зависят от конфигурации и её релиза, но общая логика везде одинакова: открыть документ, нажать кнопку «Печать», выбрать нужную форму, проверить предварительный просмотр и отправить на принтер. Ниже разобраны все шаги, варианты для разных видов актов, настройка макета и типичные проблемы.

Какие документы в 1С содержат печатную форму акта

Печатная форма акта приема-передачи привязана не к отдельному пункту меню, а к конкретному документу, в котором отражена хозяйственная операция. Поэтому первый шаг — понять, на основании какого документа вы печатаете акт.

В типовых конфигурациях акт чаще всего печатается из следующих документов:

• «Реализация (акты, накладные, УПД)» — акт оказания услуг или работ, акт приема-передачи товаров;
• «Поступление (акты, накладные, УПД)» — входящий акт, который можно перепечатать со своими данными;
• «Передача ОС» — акт приема-передачи основных средств (форма ОС-1);
• «Передача материалов в эксплуатацию» и складские документы — акты приема-передачи материальных ценностей;
• «Счет на оплату покупателю» — в ряде конфигураций акт можно вывести прямо из счета.

Если вы не уверены, какой документ оформляет операцию, найдите его через журнал: например, в 1С:Бухгалтерии это раздел «Продажи» или «Покупки», где все документы собраны в общих списках с поиском по номеру и контрагенту.

Пошаговая печать акта из документа

Рассмотрим базовый сценарий на примере реализации услуг в 1С:Бухгалтерии — в других конфигурациях действия аналогичны, отличаются только названия разделов.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и найдите нужный документ реализации в журнале.
2. 2
   Откройте документ двойным щелчком и убедитесь, что он проведён (нет пометки удаления, кнопка «Провести» неактивна).
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа — откроется список доступных форм.
4. 4
   Выберите «Акт об оказании услуг» или «Акт приема-передачи» в зависимости от вида операции.
5. 5
   В окне предварительного просмотра проверьте номер, дату, контрагентов, табличную часть и итоговую сумму.
6. 6
   Нажмите «Печать», выберите принтер и количество экземпляров (обычно два — по одному для каждой стороны).

Кнопка «Печать» обычно расположена в верхней части формы документа рядом с кнопками «Провести» и «Записать». В некоторых конфигурациях она выполнена как выпадающее меню с иконкой принтера. Если документов несколько, можно выделить их в журнале списком (через Ctrl или Shift) и нажать «Печать» прямо из списка — 1С сформирует акты пакетно.

После вывода на печать обязательно сверьте бумажный экземпляр с данными на экране: подписанный акт с ошибкой в сумме или реквизитах придётся переделывать и пересогласовывать с контрагентом.

Печать акта приема-передачи основных средств и товаров

Акт по форме ОС-1 для основных средств

При передаче основного средства откройте документ «Передача ОС» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «ОС и НМА») и нажмите «Печать». В списке будет доступна унифицированная форма ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств». Форма содержит несколько страниц: характеристики объекта, сведения о состоянии, комиссию и подписи сторон.

Перед печатью проверьте, что в карточке основного средства заполнены инвентарный номер, дата принятия к учёту и первоначальная стоимость — эти данные подтягиваются в форму автоматически, и пустые поля в печатном акте почти всегда означают незаполненную карточку ОС.

Акт приема-передачи товаров и материалов

Для передачи товаров между организациями чаще используют товарную накладную ТОРГ-12, но если стороны договорились об акте, он доступен в документе реализации с видом операции «Товары». В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP акт приема-передачи может называться «Акт о приеме-передаче ТМЦ» и выводится из документов «Реализация товаров и услуг» или «Перемещение товаров».

Обратите внимание: внутренние перемещения между складами одной организации обычно оформляются не актом, а требованием-накладной (форма М-11). Если вам нужен именно акт для внутренней передачи, уточните у бухгалтера, какая форма принята в учётной политике организации.

Настройка печатной формы перед выводом

Типовой макет акта подходит не всем: иногда нужно добавить должности подписантов, изменить заголовок или вывести дополнительные реквизиты договора. Часть настроек доступна без изменения конфигурации.

Во многих конфигурациях в форме документа есть ссылка «Реквизиты» или раздел «Дополнительно», где указываются руководитель, главный бухгалтер и ответственное лицо — именно эти данные попадают в подписи акта. Также проверьте карточку организации: оттуда подтягиваются наименование, ИНН, КПП и адрес. Незаполненные поля в карточке — самая частая причина пустых строк в печатной форме.

Если нужна нестандартная форма, в конфигурациях на управляемых формах доступен механизм «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм». Там можно скопировать типовой макет и отредактировать его во встроенном редакторе табличных документов — изменить надписи, добавить логотип или колонки. Изменённый макет сохраняется в базе и не слетает при обновлении конфигурации, в отличие от правки типового макета в конфигураторе.

Пакетная печать и сохранение в файл

Когда актов много — например, в конце месяца нужно распечатать документы по всем контрагентам, — удобнее печатать пакетом. В журнале документов выделите нужные строки, нажмите «Печать» и выберите форму акта. 1С сформирует один общий табличный документ со всеми актами или предложит напечатать их по очереди без предварительного просмотра (режим «Печать без просмотра»).

Для отправки актов контрагенту электронно используйте сохранение в файл: в окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» (иконка дискеты) и выберите формат PDF. Также в типовых конфигурациях есть кнопка «Отправить по электронной почте» — программа сама сформирует PDF и вложит его в письмо.

Способы вывода акта

Печать на принтере

Подходит для подписания бумажных экземпляров. Печатайте минимум два экземпляра — по одному для каждой стороны.

Сохранение в PDF

Удобно для архива и отправки контрагенту. Файл не редактируется и выглядит одинаково на любом устройстве.

Электронный документооборот (ЭДО)

Акт подписывается электронной подписью и юридически равнозначен бумажному. Требует подключения оператора ЭДО.

Что проверить перед подписанием акта

Распечатанный акт — финансовый документ, и ошибка в нём может привести к спорам с контрагентом или вопросам при проверке. Перед тем как отдавать акт на подпись, пройдитесь по контрольным точкам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер и дата акта

Норма

Совпадают с номером и датой документа в 1С

Тревожный признак

Пустые поля или дата отличается от даты операции

Реквизиты сторон

Норма

Полные наименования, ИНН и адреса обеих организаций заполнены

Тревожный признак

Пустые строки, сокращённые или устаревшие наименования

Табличная часть

Норма

Все позиции, количество, цены и суммы совпадают с договором

Тревожный признак

Пропущенные позиции, нулевые суммы, неверная валюта

Подписи

Норма

Указаны должности и ФИО уполномоченных лиц обеих сторон

Тревожный признак

Пустые поля подписантов или неактуальные ФИО руководителя

Особое внимание уделите итоговой сумме и сумме НДС: если документ проведён с ошибкой в ценах, акт распечатается с этой же ошибкой. В этом случае сначала исправьте и перепроведите документ, а затем формируйте печатную форму заново — редактировать уже сформированный табличный документ вручную не стоит, так как он разойдётся с данными учёта.

Типичные ошибки и их решение

Отдельная ситуация — когда кнопки «Печать» нет вообще или нужной формы нет в списке. Чаще всего это вопрос прав: пользователю не назначена роль, позволяющая печатать документы данного вида. Обратитесь к администратору 1С, чтобы он проверил права. Реже причина в том, что конфигурация сильно доработана и печатная форма отключена — тогда вопрос решается с разработчиком или через подключение внешней печатной формы.

Частые вопросы

Можно ли распечатать акт, если документ не проведён?

Технически в некоторых конфигурациях печать доступна и из записанного, но не проведённого документа, однако делать этого не стоит: непроведённый документ не отражён в учёте, и акт может разойтись с данными программы после проведения. Сначала проведите документ, затем печатайте.

Как распечатать акт задним числом?

Откройте документ, измените дату на нужную, перепроведите его и сформируйте печатную форму — акт выйдет с указанной датой. Учтите, что изменение документов прошлых периодов может потребовать повторного закрытия месяца и влияет на отчётность, поэтому согласуйте это с бухгалтером.

Почему в акте пустые поля вместо реквизитов организации?

Данные в печатную форму подтягиваются из карточки организации и регистров сведений. Откройте справочник «Организации», проверьте заполнение наименования, ИНН, КПП, адреса и ответственных лиц, сохраните карточку и сформируйте акт заново.

Как добавить в акт логотип и печать организации?

Через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм» откройте макет акта, скопируйте его в пользовательские и вставьте изображение во встроенном редакторе табличного документа. В некоторых конфигурациях логотип и факсимиле подключаются проще — через настройки организации или параметры печати.

Можно ли распечатать акты сразу по всем контрагентам за месяц?

Да. Откройте журнал документов реализации, установите отбор по периоду, выделите все строки (Ctrl+A) и нажмите «Печать» с выбором формы акта. Для больших объёмов удобнее сохранить результат в один PDF-файл и печатать уже из него.