Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать акт приема-передачи в 1С 8.3
Как распечатать акт приема-передачи в 1С 8.3: где найти документ, кнопка «Печать», настройка макета, вывод на принтер и в PDF, типичные ошибки и их решение.
Акт приема-передачи в 1С 8.3 формируется на основании первичного документа — реализации товаров, поступления, передачи основных средств или оказания услуг. Печатная форма уже встроена в типовые конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP), поэтому в большинстве случаев достаточно открыть документ и нажать кнопку «Печать».
Сложности обычно возникают не с самой печатью, а с поиском нужной формы: в разных конфигурациях состав печатных форм отличается, а иногда требуемый акт добавлен как внешняя печатная форма и находится в подменю «Дополнительно». Ниже разобраны все рабочие сценарии — от стандартной печати до вывода в PDF и исправления ошибок в макете.
Где в 1С 8.3 находится акт приема-передачи
Акт приема-передачи не существует как отдельный документ — это печатная форма, которая формируется на основании учетного документа. В зависимости от хозяйственной операции используются разные основания.
- Реализация (акт, накладная) — акт об оказании услуг или акт приема-передачи товаров при продаже.
- Поступление товаров и услуг — акт приемки при получении от поставщика.
- Передача ОС — акт приема-передачи основных средств (форма ОС-1 в типовой Бухгалтерии).
- Перемещение товаров — акт при передаче между складами или подразделениями.
Документы реализации находятся в разделе «Продажи», поступления — в разделе «Покупки», операции с основными средствами — в разделе «ОС и НМА». В Управлении торговлей структура меню аналогичная, но названия разделов могут отличаться.
Стандартная печать акта из документа
Самый быстрый способ — печать непосредственно из открытого документа. Документ должен быть проведен: у непроведенного документа часть печатных форм может быть недоступна или выведется с пометкой о черновике.
- 1Откройте раздел «Продажи» (или «Покупки») и найдите нужный документ в журнале.
- 2Откройте документ двойным щелчком и убедитесь, что он проведен.
- 3Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа — рядом с кнопками «Провести» и «Записать».
- 4В выпадающем списке выберите «Акт об оказании услуг» или «Акт приема-передачи».
- 5В окне предпросмотра нажмите «Печать» (Ctrl+P), выберите принтер и подтвердите.
После выбора формы 1С открывает табличный документ с заполненными данными: номер и дата акта, реквизиты сторон, перечень товаров или услуг, суммы и подписи. Проверьте эти данные до отправки на принтер — исправлять их нужно в самом документе, а не в печатной форме.
Если акт нужно передать контрагенту в электронном виде, в окне предпросмотра используйте «Файл → Сохранить» или кнопку сохранения на панели: доступны форматы PDF, Excel и MXL. PDF предпочтителен — он сохраняет оформление и не редактируется получателем.
Печать акта из списка документов без открытия
Когда нужно распечатать несколько актов подряд, открывать каждый документ необязательно. В журнале документов выделите одну или несколько строк (с зажатой клавишей Ctrl), затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите нужную форму.
При групповой печати 1С сформирует отдельный табличный документ для каждого акта либо объединит их в один — поведение зависит от конфигурации. Перед массовой печатью убедитесь, что все выделенные документы проведены, иначе часть актов не сформируется, и программа покажет предупреждение.
Что делать, если нужной печатной формы нет в списке
Если в меню «Печать» нет акта приема-передачи, причин может быть несколько. Сначала проверьте подменю «Ещё → Печать» — в некоторых конфигурациях часть форм спрятана туда. Затем откройте «Ещё → Дополнительные печатные формы» (или раздел «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки»): акт мог быть подключен как внешняя печатная форма.
В типовой Бухгалтерии 8.3 для реализации услуг акт формируется только если в документе «Реализация (акты, накладные)» выбран вид операции «Услуги». Если документ оформлен как реализация товаров, вместо акта услуг будет доступна товарная накладная (ТОРГ-12) и УПД — это нормальное поведение, а не ошибка.
Как выбрать действие
Настройка и изменение макета печатной формы
Стандартный макет акта подходит не всем: компании часто хотят добавить логотип, изменить формулировки или добавить графы. Простые правки — подписи, должности, ответственные лица — выполняются без программирования: эти данные подтягиваются из карточки организации и справочника сотрудников. Проверьте, что в карточке организации заполнены полное наименование, ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты.
Изменение самого макета (расположение блоков, шрифты, дополнительные колонки) требует работы в конфигураторе или подключения внешней печатной формы. Это задача для специалиста по 1С: неправильное изменение типового макета может сломать печать после обновления конфигурации.
Реквизиты подписантов в акте берутся из ответственных лиц организации. Если в акте подписант указан неверно, откройте карточку организации, перейдите в раздел ответственных лиц и проверьте записи на дату документа — 1С подставляет данные, действовавшие на дату акта.
Проверка результата и типичные ошибки
Перед отправкой акта контрагенту сверьте ключевые реквизиты: номер и дату документа, наименования сторон, ИНН/КПП, перечень и суммы. Ошибка в ИНН или сумме делает акт спорным первичным документом, и контрагент может отказаться его принимать.
Как проверить результат
Совпадают с номером и датой документа в 1С
Пустые поля или дата не соответствует документу
Суммы по строкам сходятся с итогом, НДС выделен корректно
Расхождения копеек, пропущенный НДС
Актуальные наименование, ИНН, адрес обеих организаций
Старое наименование или пустые реквизиты
Указаны действующие ответственные лица на дату акта
Подписант не работает в организации или поле пустое
Если акт сформировался с ошибками, не редактируйте его вручную в окне предпросмотра. Вернитесь в документ, исправьте исходные данные, перепроведите и сформируйте печатную форму заново — только так исправления сохранятся в учете.
Что важно запомнить
Акт приема-передачи печатается из проведенного документа кнопкой «Печать». Если формы нет — проверьте «Ещё → Печать» и дополнительные печатные формы. Ошибки исправляются в документе, а не в печатной форме, а изменение макета безопаснее делать через внешнюю печатную форму.
Частые вопросы
Можно ли распечатать акт приема-передачи без проведения документа?
Технически некоторые формы доступны и у записанного, но не проведенного документа, однако такой акт может содержать неактуальные данные и не имеет учетной силы. Правильный порядок — провести документ и только после этого формировать печатную форму.
Как сохранить акт в PDF для отправки по электронной почте?
В окне предпросмотра печатной формы нажмите кнопку сохранения или «Файл → Сохранить», выберите формат PDF и укажите папку. Также в окне печати можно выбрать виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF», если он установлен в системе.
Почему в списке печатных форм есть только УПД, а акта нет?
Для реализации товаров типовая Бухгалтерия предлагает УПД и ТОРГ-12, а акт услуг доступен только для документов с видом операции «Услуги». Если нужен акт на товар, подключите внешнюю печатную форму или используйте ТОРГ-12, который юридически подтверждает передачу товара.
Как распечатать сразу несколько актов за период?
В журнале документов установите отбор по периоду, выделите нужные строки с клавишей Ctrl (или все через Ctrl+A) и нажмите «Печать» → выберите форму акта. 1С сформирует акты по всем проведенным выделенным документам.
В акте неверный подписант. Как исправить?
Откройте карточку организации, перейдите к списку ответственных лиц и добавьте или исправьте запись с правильной датой начала действия. Затем заново сформируйте печатную форму — 1С подставит подписанта, действовавшего на дату документа.
Можно ли добавить логотип и печать организации в акт?
Да. В типовых конфигурациях логотип и факсимиле загружаются в карточке организации (раздел с логотипом и печатью), после чего включаются в настройках печатных форм — в Бухгалтерии это «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки» или параметры в самой форме документа. Если типовой настройки недостаточно, потребуется доработка макета.