Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать справку 2-НДФЛ в 1С
Как распечатать справку 2-НДФЛ в 1С ЗУП и Бухгалтерии: где найти документ, настройки печати, проверка данных, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Справка о доходах и суммах налога (бывшая форма 2-НДФЛ) формируется в программах 1С на основании данных учёта зарплаты и налогов. Распечатать её можно как для сотрудника по его запросу, так и в составе отчётности для налоговой инспекции. Процедура отличается в зависимости от конфигурации: 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия предприятия или 1С:Комплексная автоматизация.
Важно понимать: с 2021 года отдельная форма 2-НДФЛ отменена как самостоятельный отчёт — данные о доходах сотрудников передаются в ФНС в составе расчёта 6-НДФЛ (приложение к годовому расчёту). Однако для выдачи справки сотруднику в 1С сохранён отдельный документ и печатная форма, которые по-прежнему называются 2-НДФЛ.
Ниже описаны конкретные шаги для основных конфигураций, способы проверить корректность данных перед печатью и разбор типичных ошибок, из-за которых справка формируется неправильно или не печатается вовсе.
Где находится справка 2-НДФЛ в разных конфигурациях 1С
Расположение документа зависит от конфигурации, но логика везде одинаковая: справка формируется отдельным документом, который заполняется автоматически из регистров учёта НДФЛ.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) откройте раздел «Отчетность, справки» и выберите пункт «2-НДФЛ для сотрудников». Также справку можно создать из карточки сотрудника через кнопку «Оформить документ» или из журнала «Все отчеты».
В 1С:Бухгалтерии предприятия перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «2-НДФЛ для сотрудников». Если нужна форма для передачи в ИФНС (приложение к 6-НДФЛ), используйте «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «6-НДФЛ».
В 1С:Комплексной автоматизации и ERP путь аналогичен ЗУП: раздел «Отчетность, справки», блок документов по НДФЛ. Интерфейс может отличаться в деталях, но документ называется так же.
Пошаговое создание и печать справки для сотрудника
Основной сценарий — выдача справки работнику для банка, визы или налогового вычета. Порядок действий одинаков во всех конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «2-НДФЛ для сотрудников» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, налоговый период (год) и сотрудника
- 3Выберите ОКТМО/КПП и ставку налога (13% или 15% — формируется отдельная справка по каждой ставке)
- 4Нажмите «Заполнить» — данные о доходах, вычетах и налоге подтянутся автоматически
- 5Проверьте суммы, запишите документ и нажмите «Печать» → «Справка о доходах (2-НДФЛ)»
- 6В окне предварительного просмотра отправьте документ на принтер или сохраните в PDF
Если у сотрудника в течение года были доходы, облагаемые по разным ставкам (например, основная база и превышение свыше порога), программа формирует отдельную справку по каждой ставке. Не объединяйте их вручную — каждая печатается самостоятельно.
После нажатия «Печать» откроется предварительный просмотр. Здесь можно выбрать принтер, задать количество экземпляров или сохранить файл в PDF через кнопку «Сохранить» — это удобно, если справку нужно отправить сотруднику электронно.
Печать 2-НДФЛ в составе отчётности для налоговой
Для сдачи в ИФНС справки о доходах формируются внутри годового расчёта 6-НДФЛ. Откройте «Отчеты» → «Регламентированные отчеты», создайте отчёт «6-НДФЛ» за год и заполните его. Приложение № 1 — это и есть справки по каждому сотруднику.
Распечатать можно как весь отчёт целиком, так и отдельные листы: в форме отчёта нажмите «Печать» и выберите «Печатать сразу» или «Показать бланк» для предварительного просмотра. В режиме просмотра можно выделить нужные страницы.
Учтите: для передачи в налоговую печать на бумаге требуется редко — большинство организаций обязаны сдавать расчёт в электронном виде. Бумажная форма допустима только при малой численности сотрудников в пределах установленного лимита.
Проверка данных перед печатью
Ошибка в распечатанной справке приведёт к тому, что банк или налоговая её не примет, а сотруднику придётся обращаться повторно. Поэтому перед печатью сверьте ключевые показатели с данными учёта.
Как проверить результат
Совпадает с отчётом «Анализ НДФЛ» и расчётными листками сотрудника
Расхождения, пустые месяцы при наличии начислений
Суммы равны или расхождение объяснимо (перерасчёт января)
Удержано больше исчисленного без причины
Все положенные вычеты присутствуют с корректными кодами
Вычет отсутствует при поданном заявлении сотрудника
ИНН, ФИО, дата рождения совпадают с документами
Опечатки, отсутствует ИНН при его наличии
Для сверки используйте отчёты «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Расчетный листок» — оба доступны в разделе зарплатной отчётности. Если справка не заполняется или суммы нулевые, проверьте, проведены ли документы начисления зарплаты и ведомости на выплату за нужный год.
Типичные ошибки и их устранение
Отдельная частая ситуация — расхождение между удержанным и перечисленным налогом. Это нормально для декабрьской зарплаты, выплаченной в январе следующего года, но если разница возникает без причины, проверьте даты документов выплаты.
Перед массовой печатью справок по всем сотрудникам сформируйте сводный отчёт «Анализ НДФЛ» за год и сверьте итоги с оборотами по счёту 68.01 в бухгалтерском учёте. Это выявит расхождения до того, как ошибочные справки попадут к сотрудникам или в ИФНС.
Массовая печать и сохранение в PDF
Когда справки нужны сразу по многим сотрудникам (например, при ликвидации организации или по запросу банка для группы работников), создавать каждый документ вручную долго. В ЗУП можно сформировать документы списком: создайте несколько документов «2-НДФЛ для сотрудников» и в журнале выделите нужные строки, затем используйте команду печати из меню «Ещё».
Для архива удобно сохранять справки в PDF: в окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» и выберите формат PDF. Имена файлов задавайте по шаблону «ФИО_год», чтобы потом быстро находить нужную справку.
Ограничения и частные сценарии
По уволенным сотрудникам справка формируется так же — выберите сотрудника в документе, даже если он уже не работает. Данные хранятся в регистрах независимо от статуса трудового договора.
Если сотрудник работал в нескольких обособленных подразделениях с разными ОКТМО, справка формируется отдельно по каждому подразделению. В документе переключите поле «ОКТМО/КПП» и заполните данные повторно.
Доходы, не облагаемые НДФЛ полностью (например, некоторые компенсации), в справку не попадают. Частично облагаемые доходы отражаются с кодом вычета на необлагаемую часть — это нормальное поведение формы, а не ошибка.
Что важно запомнить
Справка 2-НДФЛ распечатывается из документа «2-НДФЛ для сотрудников» в разделе отчётности и справок. Данные заполняются автоматически, но перед печатью их нужно сверить с аналитическими отчётами по НДФЛ. Для налоговой справки входят в состав годового 6-НДФЛ, а ручная правка печатной формы недопустима — ошибки исправляются в учётных документах.
Частые вопросы
Можно ли распечатать 2-НДФЛ за прошлые годы?
Да, если данные за нужный период сохранились в базе. Создайте документ и укажите нужный налоговый период. Учтите, что форма справки будет актуальной на момент печати, а не исторической — для старых периодов это обычно допустимо, так как содержание данных не менялось.
Почему в справке нет данных за несколько месяцев?
Наиболее вероятные причины: за эти месяцы не проведены документы начисления или выплаты зарплаты, либо сотрудник был оформлен в другой организации внутри базы. Проверьте журналы начислений и ведомостей за проблемный период.
Нужна ли печать организации и подпись на справке для сотрудника?
Для выдачи работнику справка подписывается руководителем или уполномоченным лицом; требования к печати зависят от того, куда сотрудник её предъявит. Многие банки принимают справку с электронной подписью или без печати, если организация от неё отказалась.
Как распечатать справку, если сотрудник работал по совместительству в двух организациях?
Справка формируется отдельно по каждой организации, где сотрудник получал доход. Создайте два документа, выбрав соответствующую организацию в каждом.
Что делать, если кнопка «Печать» неактивна?
Проверьте, что документ записан (проведён) и заполнен. Если кнопка недоступна даже после записи, вероятно, у вашего пользователя нет прав на печать кадровых документов — обратитесь к администратору системы для настройки ролей.
Можно ли отправить справку сотруднику по электронной почте из 1С?
Да, если в программе настроена учётная запись электронной почты. В окне предварительного просмотра или из журнала документов используйте команду «Отправить» — справка прикрепится к письму в формате PDF. Учитывайте, что справка содержит персональные данные, поэтому отправляйте её только на подтверждённый адрес сотрудника.