Документы и Печать · 13 мин
Как работать с печатной формой в 1С
Как вывести документ на печать в 1С, изменить печатную форму, добавить макет через внешнюю обработку и исправить типовые ошибки. Пошаговая инструкция.
Печатная форма в 1С — это представление документа или справочника в виде, пригодном для вывода на бумагу или сохранения в файл: счета на оплату, ТОРГ-12, акты, накладные, доверенности. За формирование такого представления отвечает макет — шаблон, в который программа подставляет данные из объекта. Понимание того, где хранится макет и как он связан с командой печати, позволяет решать большинство задач без обращения к программисту.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и других) печать устроена по единой схеме: в форме документа есть кнопка «Печать», за которой скрывается список доступных форм. Пользователь может вывести документ на принтер, сохранить в PDF или Excel, отправить по электронной почте, а при необходимости — отредактировать результат перед печатью или подключить собственный макет.
Ниже разобраны практические сценарии: от простого вывода документа на принтер до подключения внешней печатной формы и исправления типовых проблем. Материал ориентирован на конфигурации, построенные на Библиотеке стандартных подсистем (БСП), — именно так устроено большинство современных решений 1С.
Как вывести документ на печать
Откройте проведённый документ и нажмите кнопку «Печать» на командной панели формы. В выпадающем списке отобразятся все формы, доступные для этого вида документа: например, для реализации товаров — ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД, акт. Выберите нужную — программа сформирует табличный документ и откроет его в окне предварительного просмотра.
В окне предварительного просмотра доступны стандартные действия: отправка на принтер, сохранение в файл (PDF, Excel, HTML и другие форматы через «Файл → Сохранить»), настройка параметров страницы — ориентация, поля, масштаб. Если печатается сразу несколько экземпляров или несколько документов, удобно выделить их в списке и вызвать печать из общего меню — формы будут сформированы пакетно.
Многие конфигурации поддерживают комплект печатных форм: например, по реализации одной командой можно распечатать счёт, накладную и счёт-фактуру вместе. Настройка состава комплекта обычно находится в том же меню «Печать» в виде пункта «Настройка комплекта» или аналогичного.
- 1Откройте проведённый документ или выделите несколько документов в списке
- 2Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму из списка
- 3Проверьте результат в окне предварительного просмотра: реквизиты, суммы, подписи
- 4При необходимости настройте ориентацию и поля страницы
- 5Отправьте на принтер или сохраните в PDF через «Файл → Сохранить»
Редактирование сформированной формы перед печатью
Сформированный табличный документ можно изменить вручную: поправить формулировку, добавить примечание, исправить опечатку. Для этого в окне предварительного просмотра включите режим редактирования — кнопка «Изменить» (или меню «Таблица → Вид → Редактирование», в зависимости от версии платформы). После этого ячейки становятся доступными для ввода текста.
Важно понимать ограничение: ручные правки существуют только в текущем окне. Если закрыть форму и сформировать её заново, документ снова будет построен по макету из данных объекта, и все исправления пропадут. Поэтому ручное редактирование подходит для разовых ситуаций — например, срочно поправить один экземпляр перед подписанием.
Если одна и та же правка требуется регулярно (дополнительная строка в подвале, иной текст условий, другой состав подписантов), ручное редактирование — признак того, что нужно изменить макет. Об этом — в следующих разделах.
Где хранится макет и как его изменить через конфигуратор
Макет печатной формы — это объект конфигурации, шаблон табличного документа с именованными областями и параметрами. Программный код заполняет параметры данными и выводит области в результирующий документ. Найти макет можно в конфигураторе: обычно он лежит в ветке «Общие → Макеты» либо внутри объекта (документа или справочника) на вкладке «Макеты». Команда печати и код формирования расположены в модуле менеджера объекта или в общем модуле.
Чтобы изменить макет, откройте его в конфигураторе и отредактируйте как обычную таблицу: текст, шрифты, границы, ширину колонок. Параметры (ячейки вида [НаименованиеОрганизации] или с заполнением «Параметр») подставляются из кода — добавляя новый параметр, нужно дописать и код его заполнения в модуле. Имена областей («Шапка», «Строка», «Подвал») менять нельзя без правки кода: программа обращается к ним по имени.
Прямая доработка макета в конфигураторе требует включения возможности изменения конфигурации. Для типовых конфигураций это снижает удобство обновления: при очередном обновлении изменённый макет может конфликтовать с поставкой или быть затёрт. Поэтому для типовых решений предпочтительнее внешние печатные формы.
Внешние печатные формы: изменение без доработки конфигурации
Внешняя печатная форма — это файл обработки с расширением .epf, который подключается к типовой конфигурации без изменения её состава. Механизм поддерживается всеми конфигурациями на БСП: подключение выполняется через раздел «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки», где нужно включить флажок «Дополнительные отчеты и обработки» (потребуются соответствующие права).
После включения механизма откройте список «Дополнительные отчеты и обработки», создайте новый элемент и загрузите файл .epf. Программа прочитает из обработки сведения о назначении: для каких документов она предназначена и какую команду печати заменяет или дополняет. После записи новая команда появится в меню «Печать» соответствующих документов.
Типовой способ получить такую обработку — скопировать макет и код формирования из типовой конфигурации в шаблон внешней печатной формы и изменить под свои требования. Это работа для специалиста по 1С, но она не затрагивает саму конфигурацию: обновления продолжают устанавливаться штатно, а внешнюю форму можно в любой момент отключить.
Способы изменить печатную форму
Подходит для разовой правки одного экземпляра. Не сохраняется при повторном формировании, риск расхождения с данными учёта.
Постоянное изменение для всех пользователей. Требует прав на доработку, усложняет обновление типовой конфигурации.
Постоянное изменение без доработки конфигурации, обновления идут штатно. Требует подготовки файла обработки специалистом.
В ряде конфигураций на БСП доступен пункт «Изменить макет» прямо из меню печати — редактирование шаблона без конфигуратора. Доступность зависит от конфигурации и прав.
Настройка печати: параметры страницы, подписи и реквизиты
Значительная часть «проблем с макетом» на деле решается данными, а не доработкой. Неверная подпись руководителя, старый расчётный счёт, отсутствующий адрес — всё это подставляется в печатную форму из справочников: карточки организации, банковских счетов, ответственных лиц. Прежде чем править макет, проверьте актуальность этих данных: в большинстве конфигураций реквизиты организации редактируются в разделе «Главное → Реквизиты организации» или в справочнике «Организации».
Подписи на документах обычно берутся из регистра ответственных лиц организации. Если на печатной форме выводится уволенный директор, нужно добавить новую запись об ответственном лице с актуальной датой — форма автоматически начнёт подставлять нового подписанта для документов с соответствующей датой.
Параметры самой страницы — ориентация, поля, колонтитулы, масштаб — настраиваются в окне предварительного просмотра через «Файл → Параметры страницы». Если таблица не помещается по ширине, часто достаточно переключить ориентацию на альбомную или уменьшить масштаб, не трогая макет.
Проверьте актуальность записей на дату документа
Проверьте, какой счёт отмечен основным
Проверьте контактную информацию и реквизиты
В ряде конфигураций картинки подключаются в карточке организации
Типовые проблемы и их решение
Одна из частых ситуаций — кнопка «Печать» неактивна или форма не формируется. Причины обычно такие: документ не проведён (многие формы недоступны для черновиков), у пользователя нет прав на команду печати, либо внешняя печатная форма была отключена или удалена. Проверьте статус документа и права доступа в первую очередь.
Вторая группа проблем — пустые поля и незаполненные параметры в распечатке. Это почти всегда следствие незаполненных данных: отсутствует договор в документе, не указан банковский счёт, не заполнен грузополучатель. Заполните недостающие реквизиты в документе или справочнике и сформируйте форму заново.
Третья группа — ошибки при формировании: сообщение «Поле объекта не обнаружено» или подобное. Такое происходит, когда макет или внешняя обработка рассчитаны на другую версию конфигурации: после обновления программы структура данных изменилась, а код внешней формы обращается к несуществующему реквизиту. Решение — обновить внешнюю печатную форму у её разработчика.
Как проверить результат и типовые ограничения
Перед отправкой документа контрагенту сверьте печатную форму с исходным документом: суммы, количество, налоги, реквизиты сторон, номер и дату. Удобный приём — сохранить форму в PDF и проверять уже файл: он фиксирует результат и не зависит от того, что кто-то изменит документ позже. Для юридически значимых документов (счета-фактуры, УПД) помните, что их состав и оформление регламентированы — произвольное изменение структуры таких форм недопустимо, корректируются только данные.
Ограничения, о которых стоит знать: состав печатных форм зависит от вида документа и настроек конфигурации; часть форм доступна только для проведённых документов; внешние печатные формы могут быть отключены администратором или перестать работать после обновления. Если требуется массовая печать с нестандартной сортировкой или группировкой, иногда проще построить отчёт, чем дорабатывать макет документа.
Как проверить готовую печатную форму
Совпадают с данными документа в программе
Расхождения — признак ручной правки или ошибки в макете
Актуальные ИНН, адрес, счёт на дату документа
Старые реквизиты — обновите карточку организации и счета
Лица, действовавшие на дату документа
Уволенные сотрудники — проверьте регистр ответственных лиц
Все поля заполнены, таблица помещается на страницу
Пустые поля, обрезанные колонки — проверьте данные и параметры страницы
Что важно запомнить
Печатная форма строится из макета и данных: сначала проверяйте данные (документ, организацию, ответственных лиц), и только потом правьте макет. Для постоянных изменений используйте внешние печатные формы, не снимая конфигурацию с поддержки, а ручные правки в распечатке оставьте для разовых некритичных случаев.
Частые вопросы
Как сохранить печатную форму в PDF?
В окне предварительного просмотра откройте «Файл → Сохранить» (или «Сохранить копию») и выберите формат PDF. Во многих конфигурациях есть также кнопка «Отправить по электронной почте», которая автоматически прикладывает документ в виде PDF-файла к письму.
Почему кнопка «Печать» неактивна?
Чаще всего документ не проведён — проведите его и повторите попытку. Если документ проведён, проверьте права пользователя и не отключён ли механизм дополнительных отчётов и обработок, если нужная форма была внешней.
Можно ли изменить макет без конфигуратора?
В конфигурациях на базе БСП часто доступен пункт «Изменить макет» прямо в меню печати — он открывает шаблон для редактирования в пользовательском режиме. Если такого пункта нет, варианты — внешняя печатная форма или доработка в конфигураторе.
Что делать, если после обновления 1С внешняя печатная форма перестала работать?
Обновление могло изменить структуру данных, к которой обращается обработка. Временно используйте типовую форму, а внешнюю передайте разработчику на актуализацию — обычно требуется скорректировать код формирования под новую версию конфигурации.
Как распечатать сразу несколько документов?
Выделите нужные документы в списке (с зажатой клавишей Ctrl или Shift) и вызовите команду печати из общего меню формы списка. Программа сформирует формы для всех выделенных документов одним пакетом.
Можно ли добавить логотип и факсимильную подпись?
Да, но способ зависит от конфигурации: в ряде решений изображения подключаются в карточке организации, в других картинку вставляют непосредственно в макет через конфигуратор или внешнюю печатную форму. Учтите, что факсимиле не заменяет собственноручную подпись на документах, где она обязательна.