Документы и Печать · 11 мин
Как провести заявку в 1С: инструкция по созданию и проведению
Как создать, заполнить и провести заявку в 1С:ERP, Комплексной автоматизации и Управлении торговлей. Статусы, согласование, типичные ошибки и проверка результата.
Заявка в 1С — это документ, который фиксирует потребность: в оплате поставщику, в закупке товара, в отгрузке клиенту или в перемещении материалов. В зависимости от конфигурации (1С:ERP, Комплексная автоматизация, Управление торговлей, Управление холдингом) заявки называются по-разному: «Заявка на расходование денежных средств», «Заказ покупателя», «Заказ поставщику», «Заявка на обеспечение». Логика работы с ними во всех решениях схожа: документ создаётся, заполняется, при необходимости согласуется и проводится.
Проведение заявки означает, что документ вступил в силу: он попал в регистры учёта, стал основанием для последующих документов (оплаты, поступления, реализации) и начал резервировать ресурсы — деньги, товар на складе, лимиты бюджета. Непроведённая заявка — это черновик, который система не учитывает ни в планах, ни в отчётах.
Ниже разобран универсальный порядок работы с заявкой на примере наиболее частого сценария — заявки на расходование денежных средств и заказа поставщику. Отличия по конкретным видам заявок и ограничения прав доступа описаны отдельно.
Определите, какой вид заявки вам нужен
Прежде чем создавать документ, важно выбрать правильный тип заявки — от этого зависят обязательные поля, маршрут согласования и то, какие документы можно будет создать на её основании. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что заявку приходится отменять и вводить заново.
Основные виды заявок в типовых конфигурациях:
- Заявка на расходование денежных средств — платёж поставщику, выплата зарплаты, возврат клиенту, перечисление налогов. Раздел «Казначейство» или «Банк и касса».
- Заказ поставщику — потребность в закупке товаров или услуг. Раздел «Закупки».
- Заказ покупателя (заявка покупателя) — потребность в отгрузке клиенту. Раздел «Продажи».
- Заявка на обеспечение / внутренняя заявка — потребность подразделения в материалах. Раздел «Склад» или «Производство».
Как выбрать вид заявки
Создайте и заполните документ заявки
Откройте нужный раздел, найдите журнал соответствующих документов и нажмите «Создать». Форма новой заявки содержит несколько групп полей: шапка (организация, подразделение, дата), реквизиты контрагента и договора, табличная часть с суммами или номенклатурой, поля для планирования (желаемая дата платежа или поставки).
Заполняйте поля последовательно, сверху вниз. Поля, отмеченные красным подчёркиванием или значком, обязательны — без них документ не проведётся. Для заявки на расходование ДС обязательны: организация, получатель, сумма, статья движения денежных средств, форма оплаты. Для заказа поставщику — поставщик, склад и хотя бы одна строка с номенклатурой и количеством.
Если заявка создаётся на основании другого документа (счёта на оплату, заказа, сделки), используйте кнопку «Создать на основании» в исходном документе — тогда большинство полей заполнится автоматически, а связь между документами сохранится в структуре подчинённости.
- 1Откройте раздел с нужным видом заявок и нажмите «Создать»
- 2Заполните шапку: организацию, подразделение, дату
- 3Укажите контрагента и договор — система подставит условия по умолчанию
- 4Заполните табличную часть: сумму и статью ДДС либо номенклатуру с количеством и ценой
- 5Укажите желаемую дату платежа или поставки
- 6Проверьте автоматически рассчитанный НДС и итоговую сумму
- 7Нажмите «Записать», затем «Провести» или отправьте на согласование
Разберитесь со статусами и согласованием
В большинстве конфигураций заявка проходит жизненный цикл через статусы. Типовая цепочка для заявки на расходование ДС: «Не согласована» → «Согласована» → «К оплате» → «Оплачена» (частично или полностью). Для заказа поставщику: «Не согласован» → «Согласован» → «Подтверждён» → «Готов к закрытию» → «Закрыт».
Провести документ можно обычно уже в статусе «Не согласован», но платёж на его основании система не пропустит, пока заявка не пройдёт согласование. Если в вашей компании настроен маршрут согласования, после заполнения заявки нажмите команду перехода к следующему статусу — документ попадёт в очередь ответственного согласующего. Уведомление о решении придёт в список задач или по почте, если настроена рассылка.
Обратите внимание: право перевода статусов и право проведения — разные права. Нередко сотрудник может создать и провести заявку, но не может перевести её в статус «К оплате» — это делает руководитель или финансовый контролёр. Если статус не меняется, а кнопка перехода недоступна, обратитесь к согласующему или администратору, а не пытайтесь обойти ограничение.
Проведите заявку и проверьте результат
Когда документ заполнен и согласование не требуется (или пройдено), нажмите «Провести» — документ останется открытым — или «Провести и закрыть», чтобы вернуться в журнал. Признак успешного проведения: в журнале документ отображается без серой пометки черновика, а в самом документе активна кнопка «Отмена проведения».
Проверьте, что заявка реально встала в учёт. Для заявки на расходование ДС откройте отчёт «Платёжный календарь» или «Заявки на оплату» — документ должен появиться там с запланированной датой. Для заказа поставщику проверьте отчёт «Состояние исполнения заказа» — он доступен прямо из формы документа. Также полезно открыть движения документа по регистрам (кнопка «Ещё» → «Движения документа»): там видно, какие записи сформировала заявка.
Как проверить результат
Документ проведён, значок обычный
Серый значок черновика — документ записан, но не проведён
Заявка отображается с нужной суммой и датой
Заявки в отчёте нет — проверьте проведение и статус
Есть записи по регистрам планирования
Список движений пуст — документ не проведён или отменено проведение
Кнопка доступна — документ в проведённом состоянии
Кнопки нет или она неактивна — документ не проведён
Что делать, если заявка не проводится
Если при проведении появляется сообщение об ошибке, внимательно прочитайте его текст — 1С обычно указывает конкретную причину и номер строки табличной части. Самые частые причины: не заполнено обязательное поле (статья ДДС, склад, договор), не указана дата планового платежа, сумма документа равна нулю, в строке заказа не указано количество.
Вторая группа причин — контрольные механизмы. В конфигурациях с бюджетированием заявка может не проводиться из-за превышения лимита бюджета по статье или подразделению. В этом случае либо уменьшите сумму, либо инициируйте корректировку лимита через ответственного за бюджет. Третья группа — права доступа: если кнопка «Провести» вообще не отображается, у вашей роли нет права на проведение этого вида документов.
Изменение и отмена проведённой заявки
Проведённую заявку нельзя просто отредактировать — сначала нужно отменить проведение кнопкой «Отмена проведения» (или через контекстное меню в журнале). После этого документ снова становится черновиком: внесите изменения и проведите заново. Если заявка уже частично исполнена (по ней прошла оплата или поступление), система может запретить изменение ключевых полей — суммы, контрагента, договора.
Если заявка больше не нужна, но связанные документы уже существуют, не удаляйте её пометкой на удаление — это разорвёт цепочку документов. Правильный способ — перевести заявку в статус «Отклонена» или «Закрыта» с указанием причины. Тогда остатки по ней корректно снимутся с планирования, а история сохранится для аудита.
Отличия по конфигурациям и ограничения
Описанный порядок справедлив для 1С:ERP, Комплексной автоматизации и Управления торговли редакции 11 — интерфейс и логика там практически одинаковые. В 1С:Бухгалтерии 8 заявок как отдельного класса документов нет: потребности оформляются счетами на оплату и заказами в упрощённом виде, без маршрутов согласования. В 1С:Управление холдингом заявки на расходование ДС проходят расширенное согласование с контролем лимитов и интеграцией с бюджетированием.
Если ваша база доработана, названия команд, состав статусов и обязательные поля могут отличаться от типовых. В этом случае ориентируйтесь на внутренний регламент и подсказки в форме документа. Универсальный ориентир остаётся прежним: заполненные обязательные поля, пройденное согласование, успешное проведение и видимость заявки в контрольных отчётах.
Что важно запомнить
Проведение заявки — это заполнение обязательных полей, прохождение статусов согласования и нажатие «Провести». Результат проверяется по значку в журнале, движениям документа и контрольным отчётам. Ошибки проведения почти всегда связаны с незаполненными полями, лимитами бюджета или правами доступа.
Частые вопросы
Почему кнопка «Провести» не отображается в документе?
Чаще всего у вашей роли нет права на проведение этого вида документов — обратитесь к администратору 1С. Реже причина в том, что документ уже проведён (тогда доступна кнопка «Отмена проведения») или открыт в режиме просмотра — нажмите «Ещё» и проверьте доступные команды.
Можно ли провести заявку, если она не согласована?
Технически проведение документа обычно доступно уже в статусе «Не согласован», но исполнить заявку (оплатить, отгрузить) система не даст до прохождения маршрута. Проводить несогласованную заявку имеет смысл, только чтобы она попала в плановые показатели, — при этом нужно сразу отправить её на согласование.
Что делать, если заявка проведена, а в платёжном календаре её нет?
Проверьте три вещи: заполнена ли дата планового платежа, не стоит ли статус «Отклонена», и совпадает ли организация в заявке с отбором в отчёте. Если всё верно — откройте движения документа: пустой список регистров означает, что проведение фактически не выполнено.
Как исправить сумму в уже проведённой заявке?
Нажмите «Отмена проведения», измените сумму и проведите документ заново. Если по заявке уже прошла частичная оплата, сумму уменьшить ниже фактически оплаченной не получится — сначала разберитесь с платёжными документами или оформите новую заявку на разницу.
Можно ли удалить ошибочно созданную заявку?
Да, если по ней нет связанных документов: отмените проведение и пометьте на удаление. Если оплаты или поступления уже созданы, не удаляйте заявку — переведите её в статус «Отклонена» или «Закрыта», чтобы сохранить целостность цепочки документов и историю для проверок.
Чем заявка отличается от счёта на оплату?
Счёт на оплату — это предложение контрагенту или документ для выставления, он не планирует движение денег. Заявка на расходование ДС — внутренний плановый документ: она резервирует средства в платёжном календаре, проходит согласование и служит основанием для платёжного поручения.