Документы и Печать · 9 мин
Как провести заказ-наряд в 1С
Как создать и провести заказ-наряд в 1С: заполнение работ, материалов и исполнителей, проведение документа, закрытие и типичные ошибки.
Заказ-наряд — ключевой документ для компаний, оказывающих услуги: автосервисов, сервисных центров, ремонтных мастерских, ателье. Он объединяет в одном документе перечень работ, использованные материалы и запчасти, исполнителей и итоговую стоимость для клиента. Правильно проведённый заказ-наряд одновременно формирует выручку, списывает материалы со склада и начисляет сдельную оплату мастерам.
Документ «Заказ-наряд» штатно присутствует в конфигурациях «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ), «1С:Автосервис», «1С:Розница» (в части услуг) и отраслевых решениях. В «1С:Бухгалтерии» такого документа нет — там услуги оформляются реализацией. Ниже рассмотрен типовой порядок работы на примере УНФ, но логика в других конфигурациях схожа: заполнение шапки, табличных частей, проведение и закрытие.
Ошибки в заказ-наряде напрямую бьют по деньгам: не списанные запчасти завышают складские остатки, неправильно распределённые работы искажают зарплату мастеров, а непроведённый документ не формирует задолженность клиента. Поэтому важно не только создать документ, но и контролировать его состояние до полного закрытия.
Где находится документ и как его создать
В «1С:Управление нашей фирмой» заказ-наряды расположены в разделе «Работы» (в старых версиях — «Продажи» → «Заказ-наряды»). Откройте журнал документов и нажмите кнопку «Создать». Если раздела «Работы» нет в интерфейсе, проверьте настройки: «Компания» → «Ещё больше возможностей» → включите функциональность «Работы» и «Заказ-наряды».
Создать документ можно и на основании другого: например, из заказа покупателя или из приёма обращения клиента. Это удобно, когда сначала фиксируется обращение, а затем на его основе оформляется наряд с конкретными работами. Ввод на основании автоматически подтянет контрагента и часть реквизитов.
Перед созданием первого заказ-наряда убедитесь, что заполнены базовые справочники: номенклатура с видом «Работа» или «Услуга», склад для списания материалов, сотрудники-исполнители и прайс-листы. Без этого придётся прерываться и создавать элементы «на лету», что повышает риск ошибок.
Заполнение шапки документа
В шапке укажите организацию, заказчика (контрагента) и договор, если ведётся учёт по договорам. Для автосервисов и отраслевых решений здесь же заполняется объект ремонта — автомобиль, оборудование, устройство. Объект лучше завести в справочнике заранее и привязать к клиенту: при повторном обращении история ремонтов будет доступна в один клик.
Обратите внимание на поле «Состояние» или «Статус». Типовые состояния: «Открыт», «В работе», «Завершён», «Отменён». Именно состояние управляет тем, в какой момент документ делает движения по регистрам: черновик не влияет на учёт, а завершённый заказ-наряд списывает материалы и признаёт выручку. Не переводите документ в «Завершён», пока работы реально не выполнены.
Проверьте дату документа: она определяет период признания выручки и списания материалов. Если работы выполнялись в прошлом месяце, а документ оформляется сейчас, согласуйте дату с учётной политикой — задним числом в закрытом периоде проводить документ нельзя без корректировки периода.
Заполнение табличных частей: работы, материалы, исполнители
На вкладке «Работы» добавьте строки с номенклатурой вида «Работа», укажите количество (часы, нормо-часы, штуки), цену и исполнителя. Цена подставляется из прайс-листа автоматически, если он настроен; вручную её можно изменить, если у пользователя есть соответствующие права. Сумма по строкам работ — это то, что клиент платит за услуги.
На вкладке «Материалы» (или «Запчасти») добавьте товары и материалы, израсходованные на выполнение заказа. Укажите склад списания и количество. Здесь важна дисциплина: мастер должен фиксировать каждую израсходованную позицию, иначе складские остатки разойдутся с фактическими, а себестоимость работ будет занижена.
Если в компании несколько исполнителей, распределите работы между ними — в УНФ для этого есть механизм бригад и коэффициентов распределения. От этого распределения зависит расчёт сдельной зарплаты по документу «Сдельный наряд» или начисление по заказ-наряду напрямую.
- 1Создайте документ в разделе «Работы» → «Заказ-наряды»
- 2Заполните заказчика, организацию и объект ремонта
- 3Добавьте работы с ценами и исполнителями
- 4Добавьте материалы и запчасти со складом списания
- 5Проверьте итоговую сумму и скидки
- 6Проведите документ и установите состояние «В работе»
- 7После выполнения работ переведите в «Завершён» и проверьте движения
Проведение документа и контроль движений
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если документ не проводится, программа выдаст сообщение об ошибке — чаще всего это нехватка остатков на складе, незаполненный склад или закрытый период. Не игнорируйте эти сообщения: принудительное «обходное» списание через корректировки позже придётся разбирать вручную.
После проведения откройте «Ещё» → «Движения документа» и проверьте, какие регистры затронуты. Типичные движения завершённого заказ-наряда: продажи (выручка), запасы на складах (списание материалов), расчёты с покупателями (задолженность клиента), иногда — расчёты с персоналом. Если какого-то движения нет, а вы его ожидали, — проверьте состояние документа и настройки видов номенклатуры.
Как проверить результат проведения
Материалы из заказ-наряда списались, отрицательных остатков нет
Остатки не изменились или ушли в минус — документ не проведён или неверный склад
Выручка по работам и товарам отражена в периоде документа
Суммы нет — документ в состоянии «Открыт» и не делает движений
Появилась задолженность клиента на сумму наряда
Задолженности нет или она продублирована — проверьте договор и статус оплаты
Оплата, закрытие и печать документов
Оплату по заказ-наряду оформляют документом «Поступление денег» (или приёмом оплаты через кассу) с указанием документа-основания. Если оплата прошла без привязки к заказ-наряду, задолженность в отчётах может «зависнуть» — тогда потребуется ручное зачисление аванса или сверка.
Для клиента из заказ-наряда печатают акт выполненных работ, счёт на оплату или гарантийный талон — состав печатных форм зависит от конфигурации. Кнопка «Печать» в форме документа показывает доступные варианты. Если нужной формы нет, её добавляют через механизм внешних печатных форм или настраивают в разделе «Печатные формы, отчёты и обработки».
Закрытым считается заказ-наряд в состоянии «Завершён», по которому полностью поступила оплата. Периодически проверяйте журнал на «зависшие» документы: открытые наряды месячной давности — это либо забытая работа, либо неоплаченный долг клиента.
Особенности в разных конфигурациях
В «1С:Управление нашей фирмой» заказ-наряд — центральный документ сервисного учёта: из него доступны планирование загрузки мастеров, расчёт зарплаты и контроль сроков. В «1С:Автосервис» добавляются специфичные поля: VIN автомобиля, пробег, нормо-часы по справочникам, рекомендации по следующему обслуживанию.
В «1С:Бухгалтерии» штатного заказ-наряда нет. Там услуги оформляются документом «Реализация (акты, накладные, УПД)», а списание материалов — отдельным документом «Требование-накладная». Если бизнесу критичны именно наряды с исполнителями и нормо-часами, бухгалтерии недостаточно — нужна УНФ или отраслевое решение.
Где оформлять наряд
Полноценный заказ-наряд с работами, материалами, исполнителями и зарплатой. Подходит большинству сервисных компаний
Нормо-часы, карточка автомобиля, история ремонтов. Для автосервисов и узких отраслей
Только реализация услуг + отдельное списание материалов. Подходит, если наряд нужен лишь как акт для клиента
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить заказ-наряд после проведения?
Да, если период не закрыт. Откройте документ, внесите изменения и перепроведите — движения по регистрам перезапишутся. Если период закрыт или по документу уже поступила оплата, корректнее оформить новый документ (дополнительный наряд или возврат), а не править исходный.
Почему документ не проводится с ошибкой «Недостаточно остатков»?
На складе списания нет нужного количества материалов. Проверьте отчёт «Остатки на складах»: возможно, товар оприходован на другой склад, не проведена приходная накладная или в карточке номенклатуры указан неверный склад по умолчанию. После оприходования остатка перепроведите наряд.
Как в заказ-наряде учесть работу нескольких мастеров над одной строкой?
В УНФ используйте механизм бригад: создайте бригаду с составом сотрудников и коэффициентами (КТУ), затем укажите её исполнителем работы. Начисление распределится между членами бригады пропорционально коэффициентам.
Чем заказ-наряд отличается от заказа покупателя?
Заказ покупателя резервирует товары и фиксирует потребность, но не признаёт выручку услуг и не рассчитывает исполнителей. Заказ-наряд предназначен для работ: он содержит исполнителей, нормо-часы и при завершении одновременно формирует реализацию услуг и списание материалов.
Клиент отказался от работ — как отменить заказ-наряд?
Установите состояние «Отменён» — документ перестанет учитываться в планах и расчётах. Если он уже был проведён и сделал движения, пометьте документ на удаление или сделайте возврат, чтобы сторнировать списание материалов и задолженность.
Как распечатать акт выполненных работ из заказ-наряда?
Нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Акт выполненных работ» или «Акт об оказании услуг». Если форма не подходит по макету, её можно изменить через меню «Ещё» → «Изменить макет» или подключить внешнюю печатную форму.
Что важно запомнить
Заказ-наряд проводится в три этапа: заполнение работ, материалов и исполнителей → проведение → перевод в состояние «Завершён». Контролируйте склад списания, движения документа и оплату — именно здесь возникают 90% расхождений в учёте.