Документы и Печать · 9 мин
Как провести печать в 1С: полная инструкция
Как провести печать в 1С: настройка принтера, печать документов и отчётов, выбор макета, предпросмотр, сохранение в PDF и решение типичных проблем.
Печать документов — одна из самых частых операций в 1С. Счета на оплату, накладные, акты, отчёты и справочники выводятся на принтер или сохраняются в файл прямо из формы документа, без выгрузки в сторонние программы. При этом у новичков часто возникают вопросы: где кнопка печати, почему документ выглядит не так, как настроить поля и что делать, если 1С не видит принтер.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Управление нашей фирмой, Зарплата и управление персоналом) механизм печати построен одинаково: на панели формы документа или списка есть кнопка «Печать», которая открывает список доступных печатных форм. Внутренняя печатная форма заложена в конфигурацию, внешняя — подключается отдельным файлом. Ниже разобраны все рабочие сценарии: от простой печати накладной до сохранения пакета документов в PDF.
Где находится кнопка печати и какие формы доступны
В форме любого проведённого документа кнопка «Печать» расположена на командной панели — как правило, в верхней части окна рядом с кнопками «Провести» и «Записать». В тонком клиенте и веб-клиенте она может быть скрыта в подменю «Ещё», если командная панель переполнена. Нажатие открывает выпадающий список печатных форм, доступных именно для этого вида документа: например, для реализации товаров — ТОРГ-12, счёт-фактура, акт, универсальный передаточный документ.
Печатные формы делятся на встроенные и внешние. Встроенные поставляются с конфигурацией и обновляются вместе с ней. Внешние подключаются через раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки» — «Дополнительные отчёты и обработки», если администратор включил эту возможность. Если нужной формы нет в списке, уточните у администратора, не отключены ли дополнительные печатные формы и хватает ли вам прав.
Как напечатать документ: базовый сценарий
Стандартная последовательность одинакова для большинства документов. Откройте документ из журнала, убедитесь, что он проведён (в заголовке нет пометки «не проведён»), нажмите «Печать» и выберите форму. 1С сформирует табличный документ и откроет его в окне предварительного просмотра. Дальше остаётся нажать кнопку с изображением принтера или сочетание клавиш Ctrl+P, выбрать принтер, задать число копий и подтвердить печать.
Многие формы позволяют напечатать документ сразу, без предпросмотра, — если выбрать пункт печати при нажатой клавише или настроить «быструю печать». Это удобно при массовой работе, но рискованно: ошибку в макете вы заметите только на бумаге. При первичной настройке всегда проходите через предпросмотр.
- 1Откройте документ и убедитесь, что он проведён
- 2Нажмите кнопку «Печать» на командной панели или в меню «Ещё»
- 3Выберите нужную печатную форму из списка
- 4Проверьте результат в окне предварительного просмотра
- 5Нажмите Ctrl+P, выберите принтер, задайте копии и подтвердите
- 6Проверьте бумажный отпечаток: поля, подписи, номер документа
Настройка принтера, полей и ориентации страницы
Перед печатью проверьте параметры страницы. В окне предпросмотра доступны настройки: ориентация (книжная или альбомная), масштаб, поля, колонтитулы и разбиение на страницы. Если таблица не помещается по ширине, включите альбомную ориентацию или уменьшите масштаб — в диалоге печати есть опция «Автомасштаб», которая подгоняет табличный документ под ширину листа.
Если принтер не отображается в списке, проблема почти всегда на уровне операционной системы, а не 1С: проверьте, что принтер установлен и назначен принтером по умолчанию в Windows, служба диспетчера печати запущена, а при работе через терминальный сервер — проброшен ли принтер в сессию. В веб-клиенте печать идёт через браузер, и диалог выбора принтера может выглядеть иначе.
Печать нескольких документов и пакетная печать
Когда нужно распечатать десятки накладных за день, открывать каждый документ нерационально. В журнале документов выделите нужные строки (с Ctrl или Shift), нажмите «Печать» и выберите форму — 1С сформирует один общий табличный документ со всеми выбранными печатными формами. Его можно отправить на принтер одним заданием или сохранить в файл.
В ряде конфигураций есть специальные обработки групповой печати: например, печать комплекта документов (счёт + накладная + счёт-фактура) или печать по отбору за период. Ищите их в разделах «Продажи», «Покупки» или в меню «Сервис». Уточните у администратора, какие обработки развёрнуты в вашей базе, — набор зависит от конфигурации и доработок.
Сохранение в PDF и отправка по электронной почте
Не всегда документ нужно печатать на бумаге — часто его отправляют контрагенту файлом. В окне предпросмотра нажмите «Файл» — «Сохранить» (или «Сохранить копию») и выберите формат PDF. Также доступны форматы MXL (родной формат табличных документов 1С), Excel и HTML. PDF предпочтителен: получатель увидит документ именно в том виде, в каком вы его сформировали.
Во многих конфигурациях есть кнопка «Отправить» рядом с «Печатью» — она формирует письмо с вложением через настроенную учётную запись электронной почты. Если кнопка не работает, проверьте настройки учётной записи в разделе «Администрирование» — «Органайзер» или «Настройки электронной почты». Как альтернатива — сохраните PDF и вложите его в письмо вручную.
Сравнение вариантов вывода
Подходит для документов с подписью и печатью. Ограничение: требует исправного принтера и правильных настроек страницы.
Подходит для отправки контрагентам и архива. Ограничение: файл нельзя отредактировать средствами 1С после сохранения.
Подходит, когда получатель будет дорабатывать таблицу. Ограничение: возможны искажения форматирования и объединённых ячеек.
Подходит для массовой рассылки счетов. Ограничение: требует настроенной почтовой учётной записи в программе.
Типичные проблемы и их решение
Самая частая жалоба — «кнопки печати нет». Причины: документ не проведён, у пользователя нет прав на печать, кнопка спряталась в меню «Ещё», либо форма открыта в режиме, где печать недоступна. Проверьте эти пункты по очереди, прежде чем обращаться к администратору.
Вторая группа проблем — внешний вид: обрезается текст, таблица уходит на второй лист, пустые подписи. Здесь помогают автомасштаб, альбомная ориентация и проверка заполнения реквизитов самого документа: пустые поля в печатной форме почти всегда означают незаполненные реквизиты (подписанты, банковские реквизиты организации, договор). Третья группа — техническая: 1С «не видит» принтер, печать зависает. Проверяйте очередь печати Windows и перезапускайте диспетчер печати.
Как проверить результат
Все страницы видны, таблица не обрезана, реквизиты заполнены
Пустые поля подписантов, текст выходит за границы листа
Поля ровные, номер и дата читаемы, шрифт не мельче обычного
Срезанные края, наложение строк, пропущенные страницы
Открывается в любом просмотрщике, совпадает с предпросмотром
Искажённые шрифты, нечитаемые символы, лишние пустые страницы
Часто задаваемые вопросы
Почему в списке печатных форм нет нужного документа?
Скорее всего, форма относится к другому виду документа, не подключена как внешняя или недоступна из-за прав. Проверьте меню «Ещё», уточните у администратора, включены ли дополнительные отчёты и обработки, и проведён ли документ — часть форм доступна только для проведённых.
Как напечатать документ без предварительного просмотра?
В ряде конфигураций формы поддерживают быструю печать: документ сразу отправляется на принтер по умолчанию. Если такой команды нет, используйте предпросмотр и Ctrl+P — это занимает на один шаг больше, но защищает от печати ошибочной формы.
Можно ли изменить печатную форму под себя?
Да, двумя путями. Безопасный — подключить внешнюю печатную форму через «Дополнительные отчёты и обработки»: её легко отключить и обновить. Рискованный — правка макета в конфигураторе: требует снятия объекта с поддержки и усложняет обновление конфигурации.
Почему 1С не видит принтер?
1С использует принтеры операционной системы. Убедитесь, что принтер установлен в Windows и печатает тестовую страницу, а при работе на терминальном сервере — что принтер проброшен в вашу сессию. В веб-клиенте выбор принтера выполняется средствами браузера.
Как сохранить печатную форму в Excel?
В окне предпросмотра откройте «Файл» — «Сохранить» и выберите формат листа Excel. Учтите, что сложные макеты с объединёнными ячейками и рамками могут отображаться в Excel иначе, чем в 1С, — для передачи контрагенту надёжнее PDF.
Что делать, если печатная форма выводится пустой?
Проверьте, проведён ли документ и заполнены ли его ключевые реквизиты: организация, контрагент, табличная часть. Пустая форма при проведённом документе чаще всего означает незаполненные данные в карточке организации или договоре — дополните их и сформируйте печать заново.
Что важно запомнить
Печать в 1С выполняется через кнопку «Печать» в форме документа или журнала: выберите форму, проверьте предпросмотр, затем печатайте или сохраняйте в PDF. Проблемы чаще всего связаны с непроведённым документом, правами доступа или настройками принтера в операционной системе, а не с самой 1С.