Документы и Печать · 8 мин
Как провести договор с самозанятым в 1С
Как оформить и провести договор с самозанятым в 1С: настройка контрагента, документы, учёт НПД, чек и закрывающие документы. Пошаговая инструкция.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в 1С имеет особенность: такие контрагенты не являются плательщиками НДС, не получают стандартную зарплату, а главным закрывающим документом выступает чек из приложения «Мой налог». Если оформить операцию как обычный договор с физлицом или как трудовые отношения, компания рискует получить доначисление страховых взносов и штраф при проверке.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, ЗУП, Управление нашей фирмой) для этого предусмотрен отдельный механизм: договор гражданско-правового характера (ГПХ) с физическим лицом — плательщиком НПД. Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса самозанятого до проведения оплаты и хранения чека.
Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8 ред. 3.0, но логика аналогична в УНФ и ЗУП. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от релиза конфигурации.
Проверка статуса самозанятого до оформления
До создания договора в программе убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН исполнителя: сервис показывает, действует ли статус на дату проверки. Результат проверки (справку о постановке на учёт или скриншот ответа сервиса) сохраните в деле — это защита на случай, если статус будет утрачен задним числом.
Дополнительно попросите у исполнителя справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД — она формируется в приложении «Мой налог» за несколько секунд. В 1С эту справку удобно прикрепить к карточке контрагента через механизм присоединённых файлов, чтобы она была доступна при проверках.
Важно: статус проверяют не только при заключении договора, но и на дату каждой оплаты. Если самозанятый утратил статус, а вы продолжили платить без удержания НДФЛ, налоговая доначислит налог и взносы именно компании.
Настройка контрагента и договора в 1С
Самозанятого заводят в справочнике «Контрагенты» с видом «Физическое лицо» (в ЗУП — в справочнике «Физические лица» с последующим созданием договора ГПХ). Обязательно заполните ИНН — без него невозможна корректная проверка статуса и отражение в отчётности.
В карточке контрагента установите признак плательщика НПД: в 1С:Бухгалтерии это поле «Самозанятый» или аналогичный флаг в разделе налоговых реквизитов. Этот признак влияет на то, что программа не будет предлагать удержать НДФЛ и не включит выплаты в базу по страховым взносам.
Договор создаётся в карточке контрагента по ссылке «Договоры». Вид договора — «С покупателем» не подходит; нужен договор на оказание услуг или выполнение работ (в ряде релизов — «Прочее» или «Договор ГПХ»). Укажите номер, дату и предмет договора — эти данные попадут в печатные формы.
- 1Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните результат
- 2Заведите контрагента с видом «Физическое лицо», заполните ИНН и ФИО
- 3Установите признак плательщика НПД в карточке
- 4Создайте договор ГПХ с номером, датой и предметом
- 5Прикрепите скан договора и справку о постановке на учёт к карточке
Отражение услуг самозанятого в учёте
После выполнения работ или оказания услуг создайте документ поступления: «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)» → вид операции «Услуги (акт)». В табличной части выберите номенклатуру с типом «Услуга», укажите счёт затрат (например, 26, 44 или 20 — по правилам вашей учётной политики) и статью затрат.
НДС в документе не будет — самозанятые не являются плательщиками НДС, поэтому строка НДС остаётся пустой или со значением «Без НДС». Если программа подставляет ставку автоматически, проверьте карточку номенклатуры и договор.
Документ поступления формирует проводку Дт счёта затрат — Кт 76 (или 60, в зависимости от настроек) на сумму договора. Именно этот документ станет основанием для последующей оплаты.
Оплата и чек из «Мой налог»
Оплату проводят документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» (или «Прочие расчёты с контрагентами», в зависимости от счёта учёта). Сумма перечисляется полностью — НДФЛ и страховые взносы с выплат плательщику НПД не начисляются.
Исполнитель обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его вам. Чек содержит QR-код и уникальный номер — по ним подлинность проверяется на сайте ФНС. Полученный чек прикрепите к документу оплаты или поступления в 1С через присоединённые файлы.
Если оплата прошла, а чек не получен, расходы остаются под риском. Установите внутреннее правило: оплата следующего этапа — только после получения чека за предыдущий.
Особенности в 1С:ЗУП и при регулярных выплатах
Если расчёты с самозанятыми ведутся в 1С:ЗУП, используются документы «Договор (работы, услуги)», «Начисление по договорам» и «Ведомость на выплату». В карточке физического лица устанавливается признак плательщика НПД — тогда начисление по договору не попадает в базу НДФЛ и взносов, а в отчётность (6-НДФЛ, РСВ) выплата не включается.
Контролируйте лимит дохода самозанятого: при превышении установленного законом годового лимита он теряет право на НПД. Программа не отслеживает совокупный доход исполнителя по всем заказчикам — эта ответственность лежит на самом самозанятом, но при смене статуса вы обязаны изменить порядок налогообложения выплат.
Как проверить результат
Дт затратного счёта — Кт 76/60 без НДС
Появился НДС или неверный счёт расчётов
Выплата не попала в 6-НДФЛ и РСВ
Сумма отразилась в отчётности по физлицам
Договор, акт, чек из «Мой налог», платёжка прикреплены
Чек отсутствует или не проходит проверку на сайте ФНС
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому?
Нет, если исполнитель действующий плательщик НПД и предоставил чек из «Мой налог». Налог он платит самостоятельно. Если статус утрачен или чек не выдан, компания признаётся налоговым агентом и обязана удержать НДФЛ.
Можно ли принять в расходы оплату без чека, если есть акт и договор?
Рискованно. Чек НПД — ключевое подтверждение того, что доход заявлен и налог уплачен. Практика налоговых споров показывает, что отсутствие чека существенно повышает вероятность снятия расходов.
Как оформить в 1С самозанятого, который одновременно ИП на НПД?
Заведите контрагента с видом «Индивидуальный предприниматель» и установите признак плательщика НПД. НДС не начисляется, чек из «Мой налог» также обязателен. В чеке должен быть указан статус ИП.
Что делать, если самозанятый прислал чек с ошибкой в сумме?
Исполнитель должен аннулировать ошибочный чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый с корректной суммой. Оплату и расходы отражайте по исправленному чеку.
Нужно ли сдавать отчётность по самозанятым?
Специальной отчётности нет: выплаты плательщикам НПД не включаются в 6-НДФЛ и РСВ. Обязанность компании — хранить договор, акт и чек и при необходимости подтвердить проверку статуса исполнителя.
Можно ли перечислить оплату самозанятому на карту физлица?
Да, закон не запрещает оплату на карту. Важно, чтобы реквизиты принадлежали самому исполнителю, а чек был сформирован на вашу организацию с указанием ИНН компании. В платёжном поручении укажите назначение платежа со ссылкой на договор и отметку о НПД.
Что важно запомнить
Договор с самозанятым в 1С оформляется как договор ГПХ с физлицом с признаком плательщика НПД. НДФЛ и взносы не начисляются, НДС отсутствует. Обязательный комплект: проверка статуса на сайте ФНС, договор, акт и чек из «Мой налог», прикреплённый к документам в базе.