Как прикрепить скан в 1С: инструкция по работе с присоединёнными файлами

Прикрепление сканов документов в 1С нужно, чтобы хранить электронные копии договоров, актов, накладных и счетов-фактур прямо в базе рядом с учётными записями. Это избавляет от поиска бумажных оригиналов, позволяет быстро показать документ контрагенту или проверяющему и связывает первичку с проводками. Механизм называется «присоединённые файлы» и встроен в большинство типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3 — «Бухгалтерию предприятия», «Управление торговлей», «Зарплату и управление персоналом» и другие.

Есть два основных способа добавить скан: прикрепить уже готовый файл с диска (PDF, JPG, PNG) или отсканировать документ прямо из интерфейса 1С через подключённый сканер. Оба варианта работают через стандартную команду «Присоединённые файлы», которая доступна в карточках документов, справочников и других объектов. Ниже разобраны оба сценария, настройка хранения файлов и типичные проблемы.

Где в 1С находится функция прикрепления файлов

Механизм присоединённых файлов — часть библиотеки стандартных подсистем, поэтому в типовых конфигурациях он работает одинаково. Команда доступна в форме документа (например, «Поступление товаров и услуг»), в карточке контрагента, договора, номенклатуры и других объектов, для которых разработчики включили эту возможность.

Найти её можно тремя способами. Первый — кнопка со значком скрепки на командной панели формы. Второй — пункт меню «Ещё» → «Присоединённые файлы». Третий — гиперссылка «Присоединённые файлы» или «Файлы» прямо в шапке формы, как в «1С:Бухгалтерии 8». Если ни одного из этих элементов нет, вероятно, для данного объекта механизм не включён или у пользователя недостаточно прав.

Количество прикреплённых файлов обычно отображается рядом со значком скрепки или в заголовке гиперссылки. Это удобный визуальный маркер: сразу видно, есть ли у документа электронная копия.

Как прикрепить готовый скан с диска

Это самый частый сценарий: документ уже отсканирован и лежит в папке на компьютере или сетевом диске. Порядок действий одинаков для большинства конфигураций.

1. Откройте документ или карточку объекта, к которому нужно прикрепить скан.
2. Нажмите кнопку «Присоединённые файлы» (скрепка) или выберите «Ещё» → «Присоединённые файлы».
3. В открывшемся списке файлов нажмите «Добавить» → «Из файла на диске» (в некоторых конфигурациях — «Загрузить из файла»).
4. Выберите файл скана в проводнике и подтвердите выбор.
5. Закройте список файлов — скан привязан к объекту.

После добавления файл копируется в хранилище базы, поэтому исходник на диске можно переместить или удалить — на прикреплённый файл это не повлияет. Многие конфигурации позволяют перетащить файл мышью прямо в форму списка присоединённых файлов, что ускоряет работу при массовой загрузке.

Для просмотра скана достаточно дважды щёлкнуть по файлу в списке — он откроется в программе, назначенной в системе для этого формата. Кнопка «Открыть» делает то же самое, а «Сохранить на диск» выгружает копию файла обратно на компьютер.

1. 1
   Откройте нужный документ или карточку объекта в 1С
2. 2
   Нажмите «Присоединённые файлы» (скрепка) или «Ещё» → «Присоединённые файлы»
3. 3
   Выберите «Добавить из файла на диске» и укажите скан
4. 4
   Проверьте, что файл появился в списке и открывается двойным щелчком
5. 5
   Запишите и закройте объект при необходимости

Как отсканировать документ прямо из 1С

Если к компьютеру подключён сканер или МФУ, документ можно оцифровать, не выходя из программы. Для этого в списке присоединённых файлов есть команда «Добавить со сканера» (в некоторых конфигурациях — «Сканировать»).

При первом запуске 1С предложит выбрать устройство сканирования и параметры: разрешение, цветность, формат сохранения. Работа идёт через интерфейс TWAIN или WIA, поэтому сканер должен быть корректно установлен в операционной системе и виден в стандартной утилите сканирования Windows. Если система сканер не видит, 1С его тоже не обнаружит.

После сканирования изображение сразу попадает в список присоединённых файлов текущего объекта. Несколько страниц можно отсканировать последовательно — каждая станет отдельным файлом, либо можно заранее выбрать сохранение в многостраничный PDF, если драйвер это поддерживает.

Где хранятся файлы и как настроить хранение

По умолчанию присоединённые файлы хранятся прямо в информационной базе. Это удобно: файлы попадают в резервные копии и доступны всем пользователям. Минус — база быстро растёт в размере, если сканов много и они «тяжёлые».

Альтернатива — хранение файлов в томах на диске. В этом режиме в базе остаются только ссылки, а сами файлы лежат в указанной папке на сервере. Настройка выполняется в разделе администрирования: «Настройки работы с файлами» → «Хранить файлы в томах на диске», затем в справочнике «Тома хранения файлов» задаётся путь к каталогу. Папка должна быть доступна серверу 1С (или всем пользователям в файловом режиме) по сети.

Выбор режима зависит от объёмов. Для небольшой базы с десятками сканов в месяц достаточно хранения в базе. Если ежедневно прикрепляются сотни страниц, тома на диске разгрузят базу и ускорят резервное копирование, но потребуют отдельного контроля доступности сетевой папки и её резервирования.

Сравнение вариантов хранения

Хранение в информационной базе

Подходит для небольших объёмов. Плюс: файлы входят в штатную резервную копию. Минус: база увеличивается, замедляется выгрузка и обновление.

Хранение в томах на диске

Подходит при массовом сканировании. Плюс: база не раздувается. Минус: нужно отдельно резервировать папку томов и следить за её доступностью.

Проверка результата и работа с прикреплёнными файлами

После прикрепления убедитесь, что файл действительно доступен: откройте список присоединённых файлов, дважды щёлкните по скану и проверьте, что изображение читаемо, страница не обрезана и ориентирована правильно. Нечитаемый скан при проверке не отличается от его отсутствия.

Полезно проверить доступ и с другого рабочего места или под другим пользователем, если сканы нужны коллегам. При хранении в томах файл может открываться у вас, но быть недоступным остальным из-за прав на сетевую папку.

С прикреплённым файлом можно выполнять стандартные операции: переименовать, заменить новой версией, удалить, подписать электронной подписью (если настроена криптография). Удаление файла из списка не всегда обратимо — в некоторых конфигурациях файл помечается на удаление и окончательно стирается регламентной операцией, в других удаляется сразу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список присоединённых файлов

Норма

Файл виден в списке, счётчик у скрепки увеличился

Тревожный признак

Список пуст — файл не сохранился, повторите добавление

Открытие файла

Норма

Скан открывается двойным щелчком, изображение читаемо

Тревожный признак

Ошибка открытия или пустое изображение — файл повреждён или недоступен том

Доступ с другого рабочего места

Норма

Коллега видит и открывает тот же файл

Тревожный признак

Ошибка доступа — проверьте права и сетевую папку томов

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — отсутствие кнопки присоединения. Причины: у пользователя нет нужной роли, для объекта механизм не включён в конфигурации, либо в настройках программы отключена работа с файлами. Первое и третье решается администратором без доработок, второе требует изменения конфигурации.

Вторая типичная ситуация — прикрепление файла «не туда». Скан накладной, добавленный к карточке контрагента, не будет виден из документа поступления, и наоборот. Перед добавлением убедитесь, что открыт именно тот объект, к которому относится документ.

Ограничения, о которых стоит знать: очень большие файлы (сотни мегабайт) замедляют базу и могут не загружаться по тонкому каналу; в веб-клиенте сканирование напрямую обычно недоступно — работайте через тонкий клиент или прикрепляйте готовые файлы; имена файлов с некоторыми спецсимволами могут вызывать ошибки при сохранении в тома.

Когда стандартного механизма недостаточно

Для небольшого документооборота присоединённых файлов хватает полностью. Но если нужны версии документов, маршруты согласования, распознавание текста сканов или связь с системой электронного документооборота, стоит рассмотреть «1С:Документооборот» или отраслевые решения — они используют тот же механизм файлов, но добавляют процессы обработки.

Для массовой загрузки сканов (например, архива за прошлые периоды) ручное прикрепление неэффективно: существуют обработки пакетной загрузки, которые сопоставляют файлы с документами по номеру и дате в имени файла. Такие обработки пишутся под конкретную конфигурацию или берутся из готовых решений — самостоятельно без опыта разработки лучше не экспериментировать на рабочей базе.

Частые вопросы

Какие форматы файлов можно прикреплять в 1С?

Ограничений по форматам в самом механизме практически нет: чаще всего используют PDF, JPG, PNG и TIFF. PDF удобен для многостраничных документов, JPG и PNG — для одиночных страниц. Открывается файл той программой, которая назначена в операционной системе для данного типа.

Почему кнопка «Присоединённые файлы» не отображается?

Основные причины: у пользователя нет роли на работу с файлами, в настройках программы отключена работа с файлами, либо для данного вида объектов механизм не предусмотрен конфигурацией. Первые две причины устраняет администратор через права и настройки, третья требует доработки конфигурации.

Можно ли прикрепить несколько сканов к одному документу?

Да, количество присоединённых файлов у одного объекта не ограничено. К каждому документу можно добавить договор, спецификацию, акт и счёт-фактуру отдельными файлами. Счётчик у значка скрепки показывает их число.

Что произойдёт со сканами при обновлении конфигурации?

Файлы, хранящиеся в базе, при типовом обновлении сохраняются — обновление меняет метаданные, а не пользовательские данные. При хранении в томах файлы вообще не затрагиваются. Тем не менее перед любым обновлением обязательна резервная копия базы и папки томов.

Как удалить ошибочно прикреплённый файл?

Откройте список присоединённых файлов, выделите нужный и нажмите «Удалить» или клавишу Delete. В зависимости от конфигурации файл либо удаляется сразу, либо помечается на удаление и очищается регламентной операцией. Если файл успели подписать электронной подписью, удаление может быть заблокировано.

Работает ли сканирование через веб-клиент?

Прямое сканирование из браузера, как правило, недоступно из-за ограничений доступа веб-клиента к локальным устройствам. В веб-клиенте прикрепляйте уже готовые файлы через «Добавить из файла на диске», а для сканирования используйте тонкий клиент или штатную программу сканера.