Документы и Печать · 11 мин
Как поставить печать в 1С: пошаговая инструкция
Как поставить печать организации в 1С: настройка подписей и печатей в печатных формах, загрузка изображения печати, изменение макета в конфигураторе.
Под «поставить печать в 1С» обычно понимают три разные задачи: вывести изображение круглой печати организации на печатную форму документа, добавить надпись «М.П.» и строку для оттиска, либо настроить автоматическую подстановку подписей ответственных лиц. Способ решения зависит от конфигурации (Бухгалтерия, УТ, ERP, УНФ) и от того, есть ли у вас права на изменение макетов.
В типовых решениях часть работы уже сделана: в карточке организации хранятся данные о руководителе и главном бухгалтере, которые подставляются в документы автоматически. А вот графическое изображение печати в большинстве типовых форм по умолчанию не выводится — его нужно либо добавить через встроенные настройки (в УНФ и некоторых других конфигурациях), либо доработать макет через расширение или конфигуратор.
Важно понимать юридический нюанс: с 2015 года для большинства ООО и акционерных обществ круглая печать не обязательна, если иное не закреплено в уставе. Поэтому перед доработкой печатных форм уточните, действительно ли контрагенты и проверяющие органы требуют оттиск, или достаточно электронного документооборота с подписью.
Определите, какая задача стоит перед вами
Прежде чем что-то настраивать, определите сценарий. От этого зависит инструмент и объём работ: одни задачи решаются за минуту в пользовательском режиме, другие требуют доступа к конфигуратору.
Как выбрать действие
Если вы работаете в облачной 1С (например, 1С:Фреш), изменение макетов через конфигуратор недоступно — там остаются только штатные настройки и внешние печатные формы, подключаемые через механизм дополнительных отчётов и обработок, если он разрешён администратором сервиса.
Заполните данные организации и ответственных лиц
Первый шаг в любой конфигурации — корректно заполнить карточку организации. Откройте раздел с реквизитами компании (в Бухгалтерии это «Главное → Реквизиты организации», в УТ и ERP — «НСИ и администрирование → Организации») и проверьте поля: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, банковские реквизиты. Именно они выводятся в шапку и подвал печатных форм рядом с местом для печати.
Далее укажите ответственных лиц. В 1С:Бухгалтерии это делается по ссылке «Подписи» или «Ответственные лица» в карточке организации: задаётся должность, ФИО, период действия и документ-основание полномочий (приказ, доверенность). В УТ и ERP ответственные лица настраиваются в разделе «Ответственные лица» с привязкой к документам. После этого в счетах, актах и накладных строки «Руководитель», «Главный бухгалтер» и «Исполнитель» заполняются автоматически.
Загрузите изображение печати в конфигурациях со штатной поддержкой
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) и некоторых отраслевых решениях есть встроенный механизм «Подпись и печать». Он позволяет загрузить сканированные изображения печати организации и подписей сотрудников, которые затем автоматически накладываются на печатные формы счетов, актов и накладных.
- 1Откройте «Компания → Настройки → Печатные формы» (или карточку организации, раздел «Подписи и печати» — зависит от версии)
- 2Подготовьте изображения: печать и подписи на прозрачном или белом фоне, формат PNG предпочтительнее
- 3Загрузите файл печати в соответствующее поле, при необходимости — файлы подписей руководителя и бухгалтера
- 4В настройках печатных форм включите опцию вывода печати и подписей для нужных видов документов
- 5Сформируйте тестовый счёт или акт и проверьте расположение и масштаб изображений
Качество исходного изображения напрямую влияет на результат. Сканируйте оттиск на белом листе с разрешением не ниже 300 dpi, обрежьте лишние поля. Если фон не прозрачный, при наложении на таблицу документа белый прямоугольник может перекрыть линии и текст — в этом случае обработайте картинку в графическом редакторе, удалив фон.
Добавьте печать в макет через расширение конфигурации
Если штатной загрузки изображения нет (типичная ситуация для 1С:Бухгалтерии и УТ), печать добавляют в макет печатной формы. Правильный способ — расширение конфигурации: типовой макет заимствуется в расширение и изменяется там, а сама конфигурация остаётся на поддержке и продолжает нормально обновляться.
Общий порядок такой: в конфигураторе создаётся расширение, в него добавляется заимствованный макет нужной печатной формы (например, макет счёта на оплату). В макет вставляется область с картинкой: либо как рисунок табличного документа, либо программно — через метод Рисунки.Добавить() с указанием области вывода. Изображение печати при этом хранят либо в макете расширения как двоичные данные, либо в присоединённых файлах организации, откуда оно считывается при формировании документа.
Если у вас нет опыта работы с конфигуратором, эту задачу разумно передать специалисту по 1С. Доработка несложная, но ошибка в коде вывода макета может привести к тому, что печатная форма перестанет формироваться вообще.
Альтернатива: внешняя печатная форма
Третий путь — подключить внешнюю печатную форму через механизм «Дополнительные отчеты и обработки» (в типовых конфигурациях на БСП он доступен в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки»). Внешняя обработка содержит собственный макет с уже встроенным изображением печати и регистрируется для конкретного вида документа. После подключения в меню «Печать» документа появляется новый вариант формы.
Сравнение вариантов
Самый быстрый способ, не требует доработок. Ограничение: доступен не во всех конфигурациях и не для всех форм
Гибко, сохраняет обновляемость, работает для любых макетов. Требует навыков конфигурирования
Не затрагивает конфигурацию вообще, легко отключить. Ограничение: форма живёт отдельно от типовой, при изменении типовой логики может потребовать доработки
Простейший вариант без графики, когда оттиск ставится вручную после печати
Для облачных сервисов и баз, где конфигуратор недоступен, внешняя печатная форма — часто единственный рабочий вариант. Учтите, что в некоторых облачных тарифах подключение внешних обработок ограничено в целях безопасности.
Проверьте результат перед массовым использованием
После настройки сформируйте несколько реальных документов разных видов и проверьте вывод. Обращайте внимание не только на наличие печати, но и на её положение относительно подписей, таблиц и границ страницы.
Как проверить результат
Печать частично перекрывает подпись и не закрывает суммы и реквизиты
Печать наехала на итоговую сумму, ИНН или номер документа
Печать выглядит пропорционально, не растянута и не размыта
Изображение искажено, обрезано или выходит за поля страницы
ФИО и должности подставляются автоматически и соответствуют дате документа
Поля подписантов пустые или содержат устаревшие данные
Изображение видно и при печати, и при сохранении в PDF/отправке по ЭДО
В PDF картинка пропадает или смещается
Отдельно проверьте документы за прошлые периоды: если печать и подписи должны соответствовать дате документа, убедитесь, что механизм берёт данные на дату формирования документа, а не на текущую дату. Это особенно важно при смене руководителя или печати организации.
Юридические ограничения и когда печать не нужна
Перед внедрением автоматической подстановки печати уточните требования. Для большинства хозяйственных обществ круглая печать перестала быть обязательной: достаточно подписи уполномоченного лица. Обязательность печати может сохраняться, если она закреплена в уставе организации, требуется отдельными регламентами (например, для некоторых банковских документов) или условиями договора с контрагентом.
При электронном документообороте юридическую силу обеспечивает электронная подпись, а не графическое изображение оттиска. Картинка печати в PDF — это визуальный атрибут для удобства контрагентов, она не заменяет УКЭП. Не полагайтесь на изображение печати как на средство защиты документа.
Что важно запомнить
Сначала заполните карточку организации и ответственных лиц — это решает задачу с подписями без доработок. Изображение печати загружается штатно в УНФ, в остальных конфигурациях добавляется через расширение или внешнюю печатную форму. Перед изменениями делайте резервную копию и проверяйте результат на тестовых документах и в PDF.
Частые вопросы
Почему в печатной форме пустые поля подписей, хотя руководитель указан?
Чаще всего не заполнен период действия полномочий в карточке ответственного лица или дата документа выходит за его пределы. Откройте список ответственных лиц организации и проверьте даты начала и окончания, а также документ-основание. После исправления пересоздайте печатную форму.
Можно ли поставить печать в 1С:Бухгалтерии без доработки конфигурации?
Штатной загрузки изображения печати в типовой Бухгалтерии нет. Варианты без изменения конфигурации: подключить внешнюю печатную форму со встроенным изображением или выводить «М.П.» и ставить оттиск вручную. Полноценная автоматическая подстановка картинки требует расширения или внешней обработки.
Какой формат изображения печати лучше использовать?
Оптимален PNG с прозрачным фоном: так оттиск корректно накладывается на таблицы и подписи, не закрывая их белым прямоугольником. Исходный скан делайте с разрешением не ниже 300 dpi и предварительно удаляйте фон в графическом редакторе.
Будет ли изображение печати видно при отправке документа по ЭДО?
Если контрагенту отправляется PDF-визуализация документа, картинка печати в ней сохранится — проверьте это на тестовом файле. Но юридическую силу в ЭДО даёт электронная подпись, а не изображение оттиска, поэтому отсутствие картинки не делает документ недействительным.
Нарушит ли добавление печати обновление конфигурации?
Если доработка выполнена через расширение или внешнюю печатную форму, типовая конфигурация остаётся на поддержке и обновляется штатно. Риск возникает только при прямом изменении типовых макетов — тогда при обновлении изменения могут быть затёрты или потребуют ручного сопоставления.
Обязательно ли сейчас ставить печать на счета и акты?
Для большинства ООО и АО — нет, если обязательность печати не закреплена в уставе. Достаточно подписи уполномоченного лица. Однако некоторые контрагенты и банки по внутренним регламентам могут запрашивать документы с оттиском — уточняйте требования до отказа от печати.