Документы и Печать · 10 мин
Как посмотреть присоединённые файлы в 1С
Как найти и открыть присоединённые файлы в 1С: через карточку объекта, список файлов, поиск. Разбор ошибок, прав доступа и способов просмотра вложений.
Почти к каждому документу, контрагенту или номенклатуре в 1С пользователи прикрепляют файлы: сканы договоров, счета-фактуры, акты, фотографии товара, прайс-листы. Найти и открыть такой файл несложно, если знать, где искать кнопку со скрепкой и как устроено хранение вложений в программе.
Способ просмотра зависит от того, как настроена база: файлы могут храниться в самой информационной базе, в томах на диске или в облачном хранилище. Для пользователя разница почти незаметна — интерфейс один и тот же, но при возникновении ошибок важно понимать, где физически лежит файл.
Ниже разобраны все рабочие сценарии: просмотр вложений из карточки объекта, работа со списком присоединённых файлов, поиск нужного документа среди сотен вложений, а также типичные проблемы — отсутствующие кнопки, ошибки открытия и ограничения прав.
Где в 1С находятся присоединённые файлы
В типовых конфигурациях (Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, ЗУП) присоединённые файлы привязаны к конкретному объекту: документу, элементу справочника, письму. Отдельного общего «проводника» по всем файлам в стандартном интерфейсе обычно нет — доступ идёт через сам объект.
Признак того, что к объекту прикреплены файлы, — значок скрепки рядом с названием в списке документов или в шапке открытой карточки. Если скрепки нет, либо вложений нет, либо у пользователя нет прав на их просмотр, либо механизм присоединённых файлов отключён в настройках программы.
Просмотр файлов из карточки документа или справочника
Основной сценарий — открыть вложение прямо из объекта, к которому оно привязано. Порядок действий в типовых конфигурациях на управляемых формах одинаков.
- 1Откройте нужный документ, контрагента или элемент справочника двойным щелчком.
- 2Найдите в шапке формы кнопку со значком скрепки или откройте меню «Ещё» и выберите команду «Присоединённые файлы».
- 3В открывшемся списке файлов дважды щёлкните по нужному файлу — он откроется в программе, назначенной для его формата.
- 4Если нужно только посмотреть содержимое без редактирования, используйте команду «Открыть» с отключённым режимом редактирования или предварительный просмотр, если он доступен.
- 5Для сохранения копии на компьютер выделите файл и нажмите «Сохранить на диск» (значок дискеты или команда в меню «Ещё» списка файлов).
Обратите внимание на состояние файла в списке. Если файл открыт кем-то на редактирование, рядом с ним стоит отметка «занят» — открыть его на изменение сможете только после освобождения. Для просмотра занятый файл доступен без ограничений.
Если вложений несколько, удобно переключить список в режим таблицы с колонками «Дата создания», «Автор», «Размер» — так проще найти нужную версию документа, когда к одному объекту прикреплены похожие файлы.
Открытие файла из списка документов
Не обязательно открывать сам документ. Во многих списках (счета, реализации, поступления) есть колонка со скрепкой: щелчок по ней сразу показывает вложения выбранной строки. Если колонки нет, выделите строку и нажмите кнопку со скрепкой на панели инструментов списка или выберите «Присоединённые файлы» в меню «Ещё».
Этот способ быстрее при массовой проверке: можно идти по списку стрелками клавиатуры и просматривать вложения каждого документа, не открывая сами документы.
Поиск присоединённых файлов по базе
Когда известно имя файла, но неизвестно, к какому объекту он прикреплён, помогает полнотекстовый поиск. Если он включён администратором, введите часть имени файла в строку поиска в верхней части окна программы — в результатах появятся найденные присоединённые файлы вместе с объектами-владельцами.
Альтернатива — общий список присоединённых файлов. В некоторых конфигурациях он доступен через раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Файлы» или через «Все функции» → «Справочники» → справочник присоединённых файлов конкретного типа (например, «ПрисоединенныеФайлы» документов). В обычном пользовательском режиме пункт «Все функции» может быть скрыт — его включают в настройках параметров сеанса.
Хранение файлов: в базе или в томах на диске
От способа хранения зависит поведение при ошибках и возможность открыть файл вне 1С. При хранении в информационной базе файл физически находится внутри базы данных, и получить его можно только через 1С или выгрузку. При хранении в томах файлы лежат в обычном сетевом каталоге, а в базе остаются только ссылки.
Узнать, где хранится конкретный файл, можно из его карточки: откройте файл в списке присоединённых (одиночный щелчок и Enter, а не двойной щелчок) и посмотрите поля «Том» и «Путь к файлу». Если поля заполнены — файл лежит в томе, если пусто — в базе.
Сравнение вариантов хранения
Файл доступен всем пользователям без настройки сетевых папок, но база быстро растёт в размере. Открыть файл вне 1С нельзя.
База остаётся компактной, файлы можно просматривать напрямую из сетевого каталога. Требуется настроенный доступ к папке у всех пользователей и регулярное резервное копирование тома.
Файлы доступны через интернет без VPN, но прямой доступ к каталогу у пользователя отсутствует — только через интерфейс программы.
Типичные проблемы и их решение
Чаще всего пользователи сталкиваются с четырьмя ситуациями: нет кнопки со скрепкой, файл не открывается, ошибка доступа к каталогу и «файл занят другим пользователем». У каждой есть конкретная причина.
Отдельный случай — зашифрованные или подписанные файлы. Если в базе включено шифрование, файл откроется только у пользователя с соответствующим сертификатом. Ошибка при открытии такого файла означает не поломку, а отсутствие ключа.
Проверка результата
После открытия файла убедитесь, что вы видите именно ту версию, которая нужна. В карточке файла видны дата изменения, автор и размер — сверьте их с ожидаемыми. Если документов с похожими именами несколько, откройте каждый и сравните содержимое.
Как проверить результат
Содержимое читается, страницы отображаются полностью
Открывается пустое окно, иероглифы или ошибка формата — файл повреждён или не тот формат
Дата изменения и автор в карточке файла соответствуют ожидаемым
Дата старая, хотя документ обновляли недавно — возможно, есть более новое вложение
После команды «Закончить редактирование» дата файла обновилась
Дата не изменилась — правки внесены во временную копию и потеряны
Ограничения и права доступа
Просмотр присоединённых файлов регулируется правами ролей. Минимально нужны права на чтение объектов присоединённых файлов и на чтение самих объектов-владельцев. Если пользователь видит документ, но не видит его вложения, — это признак неполной настройки роли.
В файловом варианте базы ограничения проще, в клиент-серверном права настраиваются через профили групп доступа. Самостоятельно менять права не стоит: ошибочная настройка может закрыть доступ к данным у целого отдела. Все изменения — через администратора 1С.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли посмотреть присоединённые файлы в 1С через браузер?
Да, если база опубликована на веб-сервере или работает в облачном сервисе. В веб-клиенте кнопка со скрепкой работает так же, файл скачивается в браузер и открывается локальной программой. Ограничение: некоторые операции с томами и шифрованием в веб-клиенте могут быть недоступны.
Почему файл открывается в режиме «только чтение»?
Файл открыт двойным щелчком без команды «Редактировать» либо занят другим пользователем. Для изменения выделите файл в списке и нажмите «Редактировать», а после внесения правок — «Закончить редактирование», чтобы новая версия сохранилась в базе.
Как сохранить все вложения документа одним архивом?
В типовых конфигурациях массовой выгрузки в архив из карточки обычно нет. Можно выделить несколько файлов в списке присоединённых и сохранить их на диск по одному. Для регулярной массовой выгрузки используют обработки или настройку, которую делает администратор или разработчик.
Что делать, если при открытии появляется ошибка «файл не обнаружен»?
Файл хранится в томе, а сам том или файл недоступны: отключён сетевой диск, нет прав на папку или файл удалили вручную. Проверьте доступ к сетевому каталогу. Если каталог доступен, а ошибка остаётся, сообщите администратору — потребуется восстановление из резервной копии.
Видно ли, кто и когда прикрепил или изменил файл?
Да. В карточке присоединённого файла хранятся автор, дата создания и дата изменения. Если в базе ведётся версионирование файлов, доступна история версий с возможностью открыть любую предыдущую.
Можно ли открыть вложение без установленной на компьютере программы?
Нет, 1С передаёт файл внешнему приложению. Для PDF, изображений и офисных форматов нужна соответствующая программа или просмотрщик. Вариант без установки — сохранить файл и открыть его в браузере, если формат поддерживается.
Что важно запомнить
Присоединённые файлы открываются из карточки объекта по кнопке со скрепкой или через меню «Ещё». Для просмотра достаточно двойного щелчка, для изменения — команды «Редактировать». Отсутствие скрепки обычно означает нехватку прав, а ошибка открытия при хранении в томах — недоступность сетевого каталога. Ручное удаление файлов из каталога недопустимо: только через интерфейс 1С.