Документы и Печать · 10 мин
Как посмотреть историю документа в 1С:Документооборот
Как посмотреть историю документа в 1С Документооборот: вкладка «История», версии файлов, журнал изменений, права доступа и типичные ошибки при поиске.
В 1С:Документооборот история документа хранится в нескольких местах, и пользователи часто ищут её не там, где нужно. Записи о создании, изменении реквизитов, смене состояния, согласовании и регистрации доступны из карточки документа, а историю изменений файлов нужно смотреть отдельно — через механизм версий. Понимание того, какой именно объект вас интересует, экономит значительное время.
Механизм просмотра истории зависит от редакции конфигурации (8 КОРП, ПРОФ, ДГУ) и от прав пользователя. Если у вас нет доступа к журналу изменений или к версиям файлов, кнопки и вкладки могут просто не отображаться. Это не ошибка программы, а ограничение, заданное администратором.
Ниже разобраны все основные способы посмотреть историю: через карточку документа, через журнал изменений, через версии файлов и через отчёты. Отдельно описаны типичные ситуации, когда история «не находится», и что проверить в первую очередь.
Что именно считается историей документа
Под «историей» в 1С:Документооборот обычно понимают три разных набора данных. Первый — история жизненного цикла документа: кто и когда создал документ, какие статусы и состояния он проходил, когда был зарегистрирован, согласован, утверждён. Эта информация собирается автоматически и отображается в карточке документа.
Второй набор — история изменений реквизитов: какое поле изменилось, каким было старое значение и каким стало новое, кто внёс правку. Это самый востребованный вид истории при разборе спорных ситуаций, например когда нужно выяснить, кто изменил сумму договора или срок исполнения.
Третий набор — версии файлов, приложенных к документу. Если документ содержит скан или редактируемый файл, каждая загрузка новой версии фиксируется отдельно, и можно посмотреть, как выглядел файл на любую дату. Эти три механизма работают независимо, и искать их нужно в разных местах интерфейса.
Просмотр истории из карточки документа
Самый быстрый способ — открыть нужный документ из списка и перейти на вкладку «История» в нижней или боковой части карточки (расположение зависит от редакции и настроек интерфейса). Здесь отображается хронологический список событий: создание документа, запуск процессов, смена состояний, регистрация, добавление связей.
Для каждого события указывается дата и время, пользователь, выполнивший действие, и краткое описание. Если документ проходил согласование, в истории видно, кто из согласующих и когда вынес решение, с каким результатом и какой комментарий оставил.
- 1Откройте раздел «Документы и файлы» и найдите нужный документ через поиск или список
- 2Откройте карточку документа двойным щелчком
- 3Перейдите на вкладку «История» в карточке
- 4Просмотрите список событий: дата, пользователь, тип действия
- 5При необходимости откройте связанный процесс (согласование, утверждение) для деталей
Если вкладки «История» нет, проверьте права доступа. В некоторых настройках рядовым пользователям доступна только часть событий или история скрыта полностью. Уточните у администратора, входит ли просмотр истории в вашу роль.
Журнал изменений: кто и что поменял в реквизитах
Для детального аудита правок используется журнал изменений. В типовой конфигурации он доступен из карточки документа через меню «Ещё» или через специализированный отчёт. Журнал показывает таблицу изменений: объект, реквизит, старое значение, новое значение, автор и момент изменения.
Чтобы этот механизм работал, в настройках программы должно быть включено версионирование объектов. Администратор включает его в разделе настроек (обычно «Настройка и администрирование» → «Версионирование объектов»), выбирая, для каких видов документов хранить историю. Если версионирование для нужного вида документов не включено, истории изменений реквизитов за прошлые периоды не будет — восстановить её задним числом невозможно.
При просмотре журнала обращайте внимание на дату изменения, а не на дату документа: документ мог быть создан давно, а спорная правка внесена недавно. Фильтрация по пользователю помогает быстро сузить список, если известно, кто мог вносить изменения.
История версий файлов, приложенных к документу
Файлы в 1С:Документооборот версионируются отдельно от самого документа. Откройте карточку документа, перейдите к списку приложенных файлов, выделите нужный файл и нажмите кнопку «Версии» (или откройте карточку файла — список версий будет внутри).
В списке версий видно номер версии, дату создания, автора и комментарий, если он был указан при сохранении. Любую версию можно открыть и просмотреть — это позволяет сравнить, как менялся текст договора или служебной записки между итерациями согласования.
Важный нюанс: если пользователь редактировал файл без захвата на редактирование и просто заменил его новым файлом, старая версия могла не сохраниться — зависит от настроек хранения версий. Если истории версий нет там, где она ожидалась, проверьте у администратора, включено ли хранение версий для файлов и не настроено ли автоматическое удаление старых версий по расписанию.
Как проверить результат
Отображается список событий с датами и пользователями
Вкладка пуста или отсутствует — проверьте права доступа
Видны все версии с датами и авторами
Версия одна — возможно, версионирование отключено или файл заменялся без захвата
Показаны старые и новые значения полей
Записей нет — версионирование для этого вида документов не включалось
История согласования и других процессов
Если документ проходил бизнес-процессы (согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение), история этих процессов доступна из карточки документа через вкладку «Процессы» или через команду перехода к процессам. Там видно, какие процессы запускались, кто был исполнителем каждой задачи, когда задача была выполнена и с каким результатом.
Открыв конкретный процесс, можно посмотреть лист согласования: визы каждого согласующего, даты, результаты («Согласовано», «Не согласовано», «Согласовано с замечаниями») и комментарии. Именно здесь обычно находится ответ на вопрос, почему документ «завис» или кто его отклонил.
Если процесс был прерван или перезапущен, в истории процессов будут видны все попытки. Это полезно при разборе ситуаций, когда документ согласовывался несколько раз с разными результатами.
Отчёты и журнал регистрации для полного аудита
Когда данных карточки недостаточно, используются отчёты. В разделе отчётов есть специализированные варианты по истории документов и действиям пользователей — состав зависит от редакции. Отчёт позволяет отфильтровать события по периоду, пользователю, виду документа и выгрузить результат для служебного расследования или аудита.
Максимально полную картину даёт технологический журнал регистрации платформы 1С (раздел «Администрирование» → «Журнал регистрации»). Он фиксирует все действия в базе: входы пользователей, изменение данных, удаление объектов. Работа с журналом регистрации обычно доступна только администраторам, а объём записей большой, поэтому без фильтров искать событие сложно.
Сравнение способов просмотра истории
Быстро и наглядно для событий жизненного цикла; не показывает детальные изменения реквизитов
Показывает старые и новые значения полей; работает только если версионирование было включено заранее
Позволяет увидеть содержимое файла на любую дату; зависит от настроек хранения версий
Полный аудит всех действий; доступен администраторам и требует фильтрации
Почему история не отображается и что проверить
Самая частая причина «пустой» истории — недостаток прав. Если у пользователя нет прав на просмотр истории, версий или журналов, соответствующие вкладки и кнопки скрываются. Проверить это просто: попросите коллегу с расширенными правами открыть тот же документ — если у него история видна, дело в ролях.
Вторая причина — версионирование не было включено на момент изменений. История начинает собираться только с момента включения настройки, задним числом прошлые правки не восстанавливаются. Третья причина — документ был создан копированием или загружен при миграции: события до миграции в новой базе отсутствуют.
Отдельный случай — удалённые документы. Если документ был помечен на удаление, история доступна до физического удаления объекта. После окончательного удаления восстановить историю можно только из резервной копии базы, поэтому перед регламентной очисткой убедитесь, что копии создаются регулярно.
Что важно запомнить
История документа в 1С:Документооборот распределена по трём местам: вкладка «История» в карточке (события и состояния), журнал изменений (правки реквизитов, требует включённого версионирования) и версии файлов (изменения вложений). Если история не отображается — в первую очередь проверяйте права доступа и настройки версионирования.
Частые вопросы
Можно ли посмотреть, кто просматривал документ, не изменяя его?
Факт открытия документа фиксируется только в журнале регистрации платформы, и то если администратор настроил запись соответствующих событий. В карточке документа и в стандартной истории просмотры не отображаются — там фиксируются только действия, изменяющие объект или его состояние.
Как узнать, кто изменил сумму или срок в договоре?
Откройте карточку документа и перейдите к журналу изменений (через меню «Ещё» или соответствующую команду). Найдите строку с нужным реквизитом — там будут указаны старое и новое значение, автор правки и точное время. Если записей нет, значит версионирование для этого вида документов не было включено.
Хранятся ли версии файлов бессрочно?
Хранение версий регулируется настройками конфигурации. Администратор может ограничить количество хранимых версий или настроить автоматическую очистку старых версий для экономии места. Уточните действующие правила хранения у администратора вашей системы.
Что делать, если вкладки «История» нет в карточке документа?
Скорее всего, у вашей учётной записи нет прав на просмотр истории. Попросите администратора проверить вашу роль и профиль группы доступа. Если права есть, а вкладки нет — возможно, интерфейс карточки изменён доработками, и история вынесена в другое место.
Можно ли восстановить историю после удаления документа?
После физического удаления объекта из базы его история удаляется вместе с ним. Восстановить данные можно только из резервной копии, сделанной до удаления. Пока документ лишь помечен на удаление, история доступна в обычном порядке.
Видно ли в истории, кто отказал в согласовании?
Да. Откройте из карточки документа процесс согласования — в листе согласования указаны все участники, их решения, даты и комментарии. Отказавший согласующий будет отмечен результатом «Не согласовано» с указанием причины, если она была внесена.