Как посмотреть акты в 1С

Акты в 1С хранятся как документы — например, «Реализация (акты, накладные)», «Акт выполненных работ», «Акт сверки взаиморасчётов» или «Инвентаризация». Чтобы посмотреть акт, нужно открыть соответствующий список документов, найти нужную запись по номеру, дате или контрагенту и открыть её карточку либо печатную форму. Путь зависит от конфигурации и от того, о каком именно акте идёт речь.

Чаще всего под «актом» пользователь подразумевает акт выполненных работ (оказанных услуг), который создаётся при продаже услуг, либо акт сверки с контрагентом. Это разные документы, и искать их нужно в разных разделах программы. Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций: «Бухгалтерия предприятия 3.0», «Управление торговлей 11» и «Комплексная автоматизация».

Перед поиском полезно уточнить у себя три вещи: какой тип акта нужен, за какой период он создан и по какому контрагенту. С этими тремя данными поиск занимает меньше минуты даже в большой базе.

Какие акты бывают в 1С и где они лежат

В типовых конфигурациях нет единого списка «все акты». Разные виды актов — это разные документы в разных разделах меню. Если искать «не там», создаётся впечатление, что документ потерян, хотя он просто находится в другом журнале.

Основные места расположения:

• Акт выполненных работ / оказанных услуг (продажа) — раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)»; в отдельных конфигурациях — «Акты выполненных работ».
• Акт полученных услуг (покупка) — раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)».
• Акт сверки взаиморасчётов — «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов» (в Бухгалтерии также доступен из карточки контрагента).
• Акт инвентаризации — раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» или «Оприходования, списания, инвентаризации».
• Акт о списании — «Склад» → «Списание товаров» или «Требование-накладная».

Как найти и открыть акт в списке документов

Откройте нужный журнал, например «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». По умолчанию список показывает документы за ограниченный период — часто за текущий месяц или квартал. Если акт старый, он просто не попадает в видимый диапазон, и это самая частая причина «пропавших» документов.

Нажмите кнопку «Ещё» → «Установить период» (или используйте поле быстрого отбора по дате над списком) и задайте нужный интервал. После этого воспользуйтесь поиском: в большинстве журналов есть строка поиска по номеру, а через «Ещё» → «Настроить список» можно добавить отбор по контрагенту или организации.

Двойной щелчок по строке открывает карточку документа. Здесь видны табличная часть с услугами или товарами, суммы, счета учёта и проведён ли документ. Непроведённый документ помечен в списке иначе (без «галочки» проведения) и не формирует проводок.

1. 1
   Откройте нужный раздел: «Продажи» или «Покупки» → журнал реализаций/поступлений
2. 2
   Расширьте период просмотра через «Ещё» → «Установить период»
3. 3
   Найдите документ по номеру, контрагенту или сумме через поиск или отбор
4. 4
   Откройте документ двойным щелчком и проверьте, что он проведён
5. 5
   Нажмите «Печать» и выберите форму акта для просмотра или сохранения

Как посмотреть печатную форму акта

Карточка документа и его печатная форма — разные представления одних данных. Чтобы увидеть акт в привычном «бумажном» виде, откройте документ и нажмите кнопку «Печать» на верхней панели. Программа предложит список доступных форм: «Акт об оказании услуг», «Акт накопительный», «Акт сверки» и другие — состав зависит от вида документа и настроек.

Печатная форма открывается в отдельном окне табличного документа. Отсюда её можно распечатать, сохранить в PDF или Excel (меню «Файл» → «Сохранить» / «Сохранить копию») либо отправить по электронной почте кнопкой с конвертом, если в программе настроена учётная запись почты.

Если нужной формы нет в списке, возможны две причины: для этого вида документа форма не предусмотрена, либо в базу подключены внешние печатные формы, и нужная находится в подменю «Дополнительные печатные формы». Проверьте оба варианта, прежде чем делать вывод об ошибке.

Как посмотреть акт сверки взаиморасчётов

Акт сверки — отдельный документ, который не создаётся автоматически при продаже. В «Бухгалтерии 3.0» его журнал находится в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов». Также его можно открыть из карточки контрагента: перейдите в справочник «Контрагенты», откройте нужного и используйте связанные документы или кнопку создания сверки.

Если акта сверки в журнале нет, скорее всего, его ещё не создавали. В этом случае сформируйте новый: укажите контрагента, договор и период, нажмите «Заполнить» — программа соберёт обороты по расчётам автоматически. После проверки данных документ можно провести и распечатать.

Проверяйте результат по конечному сальдо в акте: оно должно совпадать с данными контрагента. Расхождение обычно означает, что не проведены какие-то документы, есть оплаты без привязки к договору или выбран неверный период сверки.

Как посмотреть движения и проводки акта

Иногда «посмотреть акт» означает понять, какие проводки он сформировал. Для этого откройте документ и нажмите кнопку «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или «Ещё» → «Движения документа» (в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации). Откроется список записей по регистрам: бухгалтерские проводки, взаиморасчёты, НДС, складские регистры.

Этот режим полезен при расхождениях в отчётах: по движениям видно, на какие счета и аналитику документ списал суммы. Если документ не проведён, движений не будет — сначала проведите его кнопкой «Провести».

Если акт не находится: что проверить

Документ «пропадает» по предсказуемым причинам, и почти все они решаются настройкой списка, а не восстановлением данных. Пройдитесь по контрольным точкам, прежде чем поднимать вопрос об ошибке программы.

• Период просмотра. Расширьте интервал дат в журнале — чаще всего проблема именно в этом.
• Отборы. Проверьте «Ещё» → «Настроить список»: оставшийся от прошлой работы отбор по контрагенту или организации скрывает остальные документы.
• Организация. В многофирменной базе акт мог быть создан от другой организации.
• Пометка удаления. Документ с красным крестиком помечен на удаление; снимите пометку через «Ещё» → «Снять пометку удаления», если это нужно.
• Права доступа. Если журнал пуст даже без отборов, возможно, у пользователя ограничены права — уточните у администратора.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ виден в журнале после снятия отборов и расширения периода

Норма

Строка присутствует, открывается двойным щелчком

Тревожный признак

Строки нет — проверьте организацию и пометку удаления

Статус проведения документа

Норма

Документ проведён, доступны движения (Дт/Кт)

Тревожный признак

Документ не проведён — проводки и отчёты его не учитывают

Печатная форма

Норма

Форма открывается, номер и дата совпадают с карточкой документа

Тревожный признак

Формы нет в списке — проверьте подменю дополнительных печатных форм

Частые ошибки при работе с актами

Большинство проблем с актами связано не с самим поиском, а с действиями после него: случайным изменением документа, путаницей между видами актов и работой не в той базе. В учебной или копии рабочей базы документ может быть на месте, а в рабочей — отсутствовать, и наоборот.

Ещё одна распространённая ситуация — пользователь ищет акт по номеру из бумажного оригинала, а в базе нумерация отличается, потому что документ создавался вручную или перенумеровывался. В этом случае надёжнее искать по контрагенту и сумме.

Частые вопросы

Как найти акт, если известен только контрагент?

Откройте журнал «Реализация (акты, накладные)» или «Поступление (акты, накладные)», затем через «Ещё» → «Настроить список» добавьте отбор по полю «Контрагент» и укажите нужного. Список покажет все документы по нему за выбранный период — останется найти акт по дате или сумме.

Можно ли посмотреть все акты сразу одним списком?

Единого журнала «все акты» в типовых конфигурациях нет, потому что это разные виды документов. Ближайшая альтернатива — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» или «Анализ субконто» по контрагенту с детализацией по документам: из отчёта можно перейти в каждый документ двойным щелчком.

Почему акт есть в списке, но кнопка «Печать» не показывает нужную форму?

Состав печатных форм зависит от вида документа и его содержимого: например, если в реализации только товары, форма акта услуг может не предлагаться. Проверьте также подменю «Дополнительные печатные формы» — туда выносятся формы, подключённые к базе извне.

Как посмотреть акт, созданный другим пользователем?

Если у вас есть права на просмотр этого вида документов, он виден в общем журнале независимо от автора. Если документ не отображается даже без отборов, вероятно, действует ограничение прав (например, по организации) — обратитесь к администратору базы.

Что делать, если акт помечен на удаление, а он нужен?

Откройте документ и выберите «Ещё» → «Снять пометку удаления», затем проведите его. Перед этим уточните, кто и зачем пометил документ: возможно, его заменили другим, и снятие пометки создаст дубль в учёте.

Можно ли сохранить акт в PDF без печати?

Да. Откройте печатную форму кнопкой «Печать», затем в окне табличного документа выберите «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» и укажите формат PDF. Файл можно отправить контрагенту или приложить к электронному архиву.