Как поменять подпись в 1С Бухгалтерии

Подпись в 1С:Бухгалтерии может означать три разные вещи: данные ответственного лица (руководителя, главного бухгалтера), которые выводятся в печатные формы счетов, актов и накладных; электронную подпись, которой подписывают отчётность и электронные документы; и факсимиле — изображение подписи на печатных формах. Порядок замены зависит от того, что именно нужно поменять, поэтому сначала определите тип подписи, с которой работаете.

Чаще всего вопрос возникает при смене руководителя или главного бухгалтера: в новых документах по-прежнему выводится фамилия прежнего сотрудника. Причина почти всегда одна — в справочнике «Ответственные лица» не создана новая запись с актуальной датой, либо пользователь редактирует старую запись, что приводит к изменению подписи задним числом во всех ранее созданных документах.

Ниже разобраны все сценарии: замена ответственного лица в печатных формах, обновление сертификата электронной подписи, настройка факсимиле и исправление ошибок. Инструкции актуальны для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0.

Определите, какую подпись нужно поменять

Прежде чем вносить изменения, выясните, где именно отображается неправильная подпись. От этого зависит раздел программы, в котором выполняется настройка. Ошибка на этом этапе — самая частая причина того, что после изменений ничего не меняется.

Проверить тип подписи просто: откройте документ, в котором видна проблема, и сформируйте печатную форму. Если внизу стоит фамилия и инициалы текстом — это данные ответственного лица. Если документ отправляется в ФНС или контрагенту по ЭДО и требует подтверждения сертификатом — это электронная подпись. Если на форме видна графическая картинка подписи — это факсимиле.

Как поменять подпись ответственного лица в печатных формах

Это основной сценарий. Данные руководителя и главного бухгалтера хранятся в справочнике ответственных лиц, который привязан к организации. Программа подставляет в документ того, кто действовал на дату документа, поэтому важно создавать новую запись, а не исправлять старую.

1. 1
   Откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (или «Организации» и выберите нужную).
2. 2
   Перейдите по ссылке «Ответственные лица» в карточке организации.
3. 3
   Нажмите «Создать» и выберите должность: «Руководитель» или «Главный бухгалтер».
4. 4
   Укажите сотрудника из справочника «Физические лица» и дату, с которой действует назначение.
5. 5
   Запишите запись и сформируйте печатную форму нового документа для проверки.

Дата в записи критична. Если новый руководитель вступил в должность с 1 марта, а документы с его подписью нужны только с этой даты, укажите именно её. Документы, созданные более ранней датой, сохранят подпись прежнего лица — это правильное поведение, которое соответствует хронологии.

Если нужного сотрудника нет в списке физических лиц, сначала создайте его в справочнике «Физические лица» (раздел «Зарплата и кадры» или «Справочники»), указав ФИО полностью. В печатную форму программа выводит фамилию и инициалы автоматически.

Если подпись нужно изменить в уже созданном документе

В большинстве документов поле с ответственным лицом можно изменить вручную: откройте документ, найдите поле «Руководитель», «Главный бухгалтер» или «Ответственный» (в некоторых формах оно скрыто под кнопкой «Ещё» → «Изменить форму»). После изменения перепроведите документ и заново сформируйте печатную форму. Учтите, что в документах прошлых периодов менять подпись следует только при реальной смене данных, а не для «косметического» исправления.

Как заменить сертификат электронной подписи

Электронная подпись используется при сдаче отчётности через 1С-Отчётность, обмене электронными документами (ЭДО) и подписании файлов. Замена требуется при истечении срока действия сертификата, смене руководителя или перевыпуске ключа.

Сначала установите новый сертификат в операционную систему (обычно это делает удостоверяющий центр или системный администратор, для квалифицированной подписи потребуется криптопровайдер, например КриптоПро CSP). Затем добавьте его в 1С.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Электронные подписи».
2. 2
   Нажмите «Добавить» → «Из установленных на компьютере» и выберите новый сертификат.
3. 3
   Укажите пользователя и, при необходимости, программу защиты информации.
4. 4
   В настройках 1С-Отчётности («Отчёты» → «1С-Отчётность» → «Настройки») укажите новый сертификат для сдачи отчётности.
5. 5
   При использовании ЭДО обновите сертификат в учётной записи обмена и при необходимости отправьте контрагентам приглашение заново.

Если сертификат не виден в списке при добавлении, проверьте, что он установлен в личное хранилище текущего пользователя Windows вместе с закрытым ключом, а криптопровайдер запущен и лицензия активна. В файловой базе, с которой работают несколько пользователей, сертификат должен быть установлен на каждом компьютере, где выполняется подписание.

Как добавить или заменить факсимиле

Факсимиле — это графическое изображение подписи, которое выводится на печатных формах рядом с расшифровкой. В типовой конфигурации оно настраивается в карточке организации.

Откройте «Главное» → «Реквизиты организации» и найдите раздел с логотипом и факсимиле (в некоторых версиях — ссылка «Логотип и факсимиле» или настройка в разделе печатных форм). Загрузите изображение подписи в формате PNG с прозрачным фоном — так подпись будет корректно накладываться на форму. После сохранения сформируйте счёт или акт и проверьте отображение.

Проверка результата и типичные ошибки

После любых изменений обязательно проверьте результат на реальном документе, а не только в настройках. Создайте новый счёт или акт текущей датой, сформируйте печатную форму и сверьте подпись. Для электронной подписи отправьте тестовый отчёт или подпишите черновик электронного документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма нового документа

Норма

Выводится фамилия нового ответственного лица

Тревожный признак

Выводится прежняя фамилия — проверьте дату начала действия записи

Документы прошлых периодов

Норма

Сохранили подпись лица, действовавшего на их дату

Тревожный признак

Подпись изменилась задним числом — вероятно, отредактирована старая запись

Отправка отчётности

Норма

Система предлагает новый сертификат, отчёт уходит без ошибок

Тревожный признак

Ошибка сертификата — проверьте установку в ОС и настройки 1С-Отчётности

Когда потребуется помощь специалиста

Описанные действия безопасны и выполняются штатными средствами конфигурации, не затрагивая учётные данные. Однако есть ситуации, где самостоятельное вмешательство рискованно.

Обратитесь к администратору 1С или в поддержку франчайзи, если: подпись зашита в доработанную (нетиповую) печатную форму и не меняется через справочники; база работает в клиент-серверном варианте и сертификаты хранятся на сервере; требуется массовая замена подписей в большом массиве документов; после обновления конфигурации настройки ответственных лиц сбросились. Перед любыми массовыми изменениями обязательно создайте резервную копию базы.

Частые вопросы

Почему в новых документах всё равно выводится старая фамилия?

Чаще всего запись о новом ответственном лице создана с датой позже даты документа, либо документ был создан до изменения настроек и хранит старое значение. Проверьте дату начала действия записи в справочнике «Ответственные лица», затем откройте документ и вручную перевыберите ответственное лицо.

Изменится ли подпись в документах прошлых периодов?

Если вы создали новую запись с датой — нет, программа подставляет лицо, действовавшее на дату каждого документа. Подпись в старых документах изменится только если вы отредактировали существующую запись вместо создания новой.

Можно ли подписывать документы за другого сотрудника, например за исполняющего обязанности?

Да. Создайте в справочнике «Ответственные лица» запись для нужной должности с указанием физического лица исполняющего обязанности и периода действия. Основанием должно быть кадровое распоряжение (приказ о возложении обязанностей).

Нужно ли менять сертификат в 1С, если перевыпустили подпись на того же руководителя?

Да. Новый сертификат — это новый ключевой документ, даже при неизменном владельце. Добавьте его в программу, укажите в настройках 1С-Отчётности и ЭДО, а старый удаляйте только после проверки работы нового.

Где меняется подпись в регламентированных отчётах (декларациях)?

В отчётах подписант берётся из настроек организации и 1С-Отчётности. Откройте «Отчёты» → «1С-Отчётность» → «Настройки» → настройки организации и проверьте поля «Руководитель» и «Главный бухгалтер». После изменения обновите данные в уже созданных, но не отправленных отчётах.

Что делать, если нужная печатная форма доработана и подпись не меняется?

Внешние и доработанные печатные формы могут содержать фиксированный текст подписи. В этом случае изменения вносятся в макет формы — это работа для программиста 1С. Предварительно проверьте, не подключается ли форма через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».