Как напечатать отчет кассира в 1С

Отчет кассира — один из основных документов учета наличных денежных средств. В зависимости от конфигурации 1С под «отчетом кассира» понимают разные вещи: Z-отчет (отчет о закрытии кассовой смены), отчет кассира-операциониста (форма КМ-6), справку-отчет кассира-операциониста или выписку из кассовой книги. Процедура печати отличается в «1С:Рознице», «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерии».

В большинстве типовых конфигураций печатная форма уже встроена в документ или отчет, поэтому задача сводится к тому, чтобы найти нужный объект, сформировать его и отправить на принтер. Сложности возникают, когда печатная форма не подходит по составу данных, когда отчет нужно распечатать за прошлый период или когда кассовая смена была закрыта некорректно.

Ниже разобраны основные сценарии: печать Z-отчета из розничной конфигурации, формирование отчета кассира-операциониста, печать кассовой книги и листа кассовой книги, а также типичные ошибки и способы их решения. Инструкции актуальны для типовых конфигураций на управляемых формах.

Какие отчеты кассира существуют в 1С

Прежде чем искать кнопку печати, определите, какой именно документ требуется. В типовых решениях 1С встречаются следующие формы:

• Z-отчет (отчет о закрытии кассовой смены) — формируется фискальным регистратором, а в 1С отражается документом «Отчет о розничных продажах» или «Закрытие кассовой смены»;
• Отчет кассира-операциониста (КМ-6) — справка-отчет о выручке за смену, печатная форма документа «Отчет о розничных продажах»;
• Кассовая книга и лист кассовой книги — формируются в разделе учета наличных денег (в «1С:Бухгалтерии» — «Банк и касса», в УТ/ERP — «Казначейство»);
• Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 «Касса» — аналитический отчет для проверки остатков.

Печать Z-отчета в 1С:Розница и Управление торговлей

В «1С:Рознице» закрытие смены выполняется через раздел «Продажи» → «Закрытие кассовой смены» или через рабочее место кассира (РМК). При закрытии смены программа автоматически отправляет команду на фискальный регистратор, и тот печатает Z-отчет на чековой ленте. Одновременно в базе создается документ «Отчет о розничных продажах».

Если бумажный Z-отчет утерян или нужен дубликат, откройте журнал «Отчеты о розничных продажах» (в УТ — «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах»), найдите документ за нужную дату и нажмите кнопку «Печать». В списке доступных форм выберите «Отчет кассира-операциониста (КМ-6)» или «По розничным продажам».

Учтите: дубликат Z-отчета из 1С — это отчет по данным учетной системы, а не повтор фискального документа. Для официальных целей (например, по запросу налоговой) копию фискального отчета можно получить в личном кабинете оператора фискальных данных (ОФД).

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах»
2. 2
   Найдите документ за нужную дату по журналу (используйте отбор по кассе ККМ)
3. 3
   Откройте документ и нажмите кнопку «Печать» в командной панели
4. 4
   Выберите форму «Отчет кассира-операциониста (КМ-6)»
5. 5
   Проверьте предварительный просмотр и отправьте на принтер

Печать кассовой книги и листа кассовой книги

Кассовая книга отражает все операции по наличным деньгам организации. В «1С:Бухгалтерии» она формируется в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Отчеты» → «Кассовая книга». Укажите период и организацию — программа сформирует листы кассовой книги по дням, в которых были движения.

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» путь аналогичный: «Казначейство» → «Кассовая книга» или отчет «Лист кассовой книги». Перед печатью убедитесь, что все приходные и расходные кассовые ордера за период проведены, иначе итоги не сойдутся.

По правилам ведения кассовых операций листы кассовой книги распечатываются ежедневно (при наличии операций) или формируются в электронном виде с последующим хранением. Организации вправе вести кассовую книгу в электронной форме — тогда печать требуется только по запросу проверяющих или для внутренних целей.

Настройка печатных форм и добавление внешних

Если типовая форма не подходит (например, нужен другой состав колонок или фирменный бланк), есть два пути. Первый — подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Внешние формы распространяются в формате ERF и добавляются без изменения конфигурации.

Второй путь — доработка макета в конфигураторе. Это требует снятия объекта с полной поддержки и навыков разработки, поэтому без крайней необходимости лучше ограничиться внешними печатными формами: они не нарушают механизм обновления конфигурации.

Частые проблемы при печати и их решение

Наиболее распространенная ситуация — кнопка «Печать» неактивна или нужной формы нет в списке. Причины: у пользователя нет прав на документ, документ не проведен, либо печатная форма отключена в настройках. Проверьте права в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Вторая типичная проблема — в отчете пустые или неверные суммы. Это почти всегда следствие непроведенных кассовых документов, незакрытой кассовой смены или расхождений между данными фискального регистратора и учетными документами. Сверьте остаток по счету 50 с фактическим наличием в кассе перед подписанием отчета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы в отчете

Норма

Выручка совпадает с данными Z-отчета и остатком по счету 50

Тревожный признак

Расхождения — ищите непроведенные документы или ручные операции

Подписи и реквизиты

Норма

В форме указаны организация, кассир, дата, есть место под подписи

Тревожный признак

Пустые поля — проверьте заполнение карточки организации и пользователя

Период формирования

Норма

Отчет охватывает весь требуемый период

Тревожный признак

Отсутствуют дни с операциями — проверьте отбор и статус документов

Печать за прошлый период и массовая печать

Отчеты за прошлые даты формируются так же: откройте журнал документов, установите отбор по периоду и кассе, откройте нужный документ и распечатайте форму. Для кассовой книги достаточно указать нужный интервал дат — программа сформирует все листы за период одним отчетом.

Если нужно распечатать много документов сразу (например, все отчеты о розничных продажах за месяц), выделите строки в журнале списка с зажатой клавишей Ctrl или Shift и нажмите «Печать» — большинство типовых конфигураций поддерживают групповую печать выбранных документов.

Перед массовой печатью за длительный период сначала сформируйте отчет на экран и пролистайте несколько листов: так проще заметить пустые формы или неверные итоги, чем после того, как напечатана пачка бумаги.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать Z-отчет повторно, если чековая лента закончилась?

Сам фискальный Z-отчет печатается кассовым аппаратом, а не 1С. Если отчет не распечатался, получите электронную копию в личном кабинете ОФД. Из 1С можно распечатать только учетный документ «Отчет о розничных продажах» с аналогичными суммами.

Почему кнопка «Печать» в документе неактивна?

Чаще всего документ просто не проведен — сохраните и проведите его. Если документ проведен, а кнопка недоступна, проверьте права пользователя и не открыт ли документ в режиме просмотра другим сеансом.

Как распечатать кассовую книгу за месяц одним файлом?

В отчете «Кассовая книга» укажите период с первого по последнее число месяца. Программа сформирует все листы подряд. Далее используйте «Файл» → «Сохранить» для выгрузки в PDF или отправьте весь пакет на принтер.

Обязательно ли печатать кассовую книгу на бумаге?

Нет. Организация вправе вести кассовую книгу в электронном виде с подписанием электронной подписью. Бумажные листы требуются только если организация выбрала бумажный порядок ведения или по запросу проверяющих.

Что делать, если суммы в отчете кассира не сходятся с фактической выручкой?

Проверьте непроведенные чеки и кассовые ордера, возвраты, оформленные вне смены, и ручные операции внесения/изъятия денег. Сверьте данные 1С с отчетами ОФД. Расхождения оформляются документально (изъятие, оприходование) до подписания отчета.