Как печатать накладные в 1С:Предприятие

Печать накладной в 1С:Предприятие сводится к простой последовательности: открыть проведённый документ реализации или перемещения, нажать кнопку «Печать» и выбрать нужную форму — ТОРГ-12, расходную накладную или счёт-фактуру. Сложности обычно возникают не с самой печатью, а с выбором правильной формы, настройкой макета и пакетным выводом сразу нескольких документов.

Конкретный набор печатных форм зависит от конфигурации: в «Управлении торговлей», «Бухгалтерии предприятия» и «Комплексной автоматизации» кнопки и названия форм немного отличаются. Ниже разобран общий алгоритм, который работает в типовых конфигурациях на платформе 8.3, а также типичные проблемы и способы их решения.

Какие печатные формы накладных есть в 1С

В типовых конфигурациях к документам отгрузки привязано несколько печатных форм. Основные — это ТОРГ-12 (товарная накладная), «Расходная накладная» в свободном виде, акт выполненных работ (услуг) и универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет накладную и счёт-фактуру.

Форма ТОРГ-12 не является обязательной с момента отмены обязательного применения унифицированных форм первичных документов, но остаётся самой распространённой: её привыкли принимать бухгалтерии контрагентов. Если вы отгружаете товар плательщику НДС, чаще всего удобнее печатать УПД — один документ вместо двух.

Какую форму выбрать

ТОРГ-12

Подходит для отгрузки товаров, когда контрагент требует классическую товарную накладную. Счёт-фактура печатается отдельно.

Расходная накладная

Упрощённая форма для внутренних перемещений или клиентов без жёстких требований к первичке.

УПД

Один документ вместо накладной и счёта-фактуры. Подходит для отгрузок с НДС, если контрагент согласен принимать УПД.

М-15

Накладная на отпуск материалов на сторону — для отпуска материалов без продажи.

Печать накладной из документа: пошагово

Базовый сценарий одинаков почти во всех конфигурациях. Рассмотрим его на примере документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии 8 и «Реализация товаров и услуг» в Управлении торговлей.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» (или «Склад и доставка») и найдите нужный документ в журнале реализаций.
2. 2
   Убедитесь, что документ проведён — у непроведённого документа печатная форма может быть недоступна или выведется с пометкой «Черновик».
3. 3
   Откройте документ и нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы.
4. 4
   Выберите нужную форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Расходная накладная» или «УПД».
5. 5
   В окне предпросмотра проверьте данные и нажмите «Печать» ещё раз либо сразу отправьте на принтер через Ctrl+P.
6. 6
   Проверьте бумажный экземпляр: номер, дата, контрагент, итоговая сумма и подписи должны быть корректны.

Если документ только что создан, сначала нажмите «Провести» — большинство печатных форм формируются по данным проведённого документа. Номер накладной присваивается автоматически при записи, и именно он попадёт в печатную форму.

Кнопка «Печать» может быть представлена иконкой принтера или выпадающим меню. В некоторых конфигурациях часть форм скрыта в подменю «Ещё» — «Печать» — там же находятся дополнительные внешние печатные формы, если они подключены.

Как распечатать несколько накладных сразу

Когда нужно распечатать накладные за день или по конкретному контрагенту, открывать каждый документ по отдельности необязательно. В журнале документов выделите несколько строк: с зажатой клавишей Ctrl — точечно, с Shift — диапазоном. Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите форму.

1С сформирует единый табличный документ, где каждая накладная начинается с новой страницы. Перед отправкой на принтер откройте предпросмотр и убедитесь, что разрывы страниц стоят корректно и итоговые суммы не «разрезаны» между листами.

В некоторых конфигурациях есть специальные обработки массовой печати — например, «Печать документов» в разделе продаж. Они позволяют отобрать накладные по периоду, складу или менеджеру и распечатать комплектом вместе со счетами-фактурами.

Настройка печатной формы под свои требования

Стандартный макет не всегда устраивает: нужно добавить логотип, изменить подписантов, вывести артикулы или убрать лишние колонки. Есть несколько уровней настройки, от простого к сложному.

Простейший вариант — изменить данные, которые форма подтягивает автоматически: подписантов и ответственных лиц в карточке организации, адреса доставки в карточке контрагента, список банковских реквизитов. Многие «проблемы макета» решаются правильным заполнением справочников, без всякой доработки формы.

Если нужно изменить сам макет, в конфигурациях с «Библиотекой стандартных подсистем» доступен механизм дополнительных печатных форм: раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки». Туда подключается внешняя печатная форма в формате .epf, разработанная под вашу конфигурацию. Правку типового макета напрямую в конфигураторе делать не рекомендуется — при обновлении конфигурации изменения могут быть затёрты.

Печать накладных на перемещение и внутренние операции

Не все накладные связаны с продажей. Для перемещения товаров между складами используется документ «Перемещение товаров» с печатной формой ТОРГ-13 (внутренняя накладная на перемещение). Алгоритм тот же: открыть проведённый документ, «Печать» — «Накладная на внутреннее перемещение (ТОРГ-13)».

Для отпуска материалов в производство или на сторону применяются формы М-11 (требование-накладная) и М-15 (накладная на отпуск материалов на сторону). Если в списке печатных форм документа их нет, проверьте вид операции документа — набор доступных форм зависит от него.

Что делать, если накладная печатается неправильно

Наиболее частые жалобы: пустые поля, неверные подписи, «обрезанные» колонки и ошибки при формировании формы. Большинство из них диагностируется быстро, если проверять по порядку: сначала данные документа, потом справочники, потом настройки печати.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подписи и должности в ТОРГ-12

Норма

Подставлены актуальные ФИО директора и главбуха из карточки организации

Тревожный признак

Пустые поля или уволенные сотрудники — обновите ответственных лиц организации

Данные контрагента

Норма

Полное наименование, ИНН, адрес грузополучателя заполнены

Тревожный признак

Пустой грузополучатель или старый адрес — исправьте карточку контрагента и перепечатайте

Внешний вид листа

Норма

Все колонки помещаются, итоги на той же странице, что и таблица

Тревожный признак

Колонки обрезаны — проверьте ориентацию страницы, масштаб и поля в настройках печати

Номер и дата

Норма

Совпадают с номером документа в базе

Тревожный признак

Расходятся — документ был перепроведён после печати, распечатайте заново

Если при нажатии «Печать» появляется ошибка «Поле объекта не обнаружено» или подобная, это почти всегда признак того, что внешняя печатная форма не соответствует текущей версии конфигурации. После обновления 1С старые внешние формы нужно обновлять вместе с ней — обратитесь к разработчику формы.

Проблемы с самим принтером (накладная не выводится, печатается пустой лист) решаются стандартно: проверьте принтер по умолчанию, очередь печати и попробуйте вывести форму в PDF. Если PDF формируется корректно, проблема на стороне принтера или его драйвера, а не в 1С.

Перед массовой печатью удобно выгрузить накладные в PDF и отправить файл на печать одним заданием. Так проще контролировать порядок страниц, а PDF-копии остаются для отправки контрагентам по электронной почте.

Отправка накладной по электронной почте и сохранение в файл

Вместо бумажной печати накладную часто нужно отправить контрагенту. В окне сформированной печатной формы нажмите «Файл» — «Сохранить» (или значок дискеты) и выберите формат PDF. Кнопка «Отправить» (конверт) позволяет сразу сформировать письмо через настроенную в 1С учётную запись почты.

Если кнопка отправки неактивна, значит в программе не настроена учётная запись электронной почты — это делается в разделе «Администрирование» — «Органайзер» или в персональных настройках пользователя. Альтернатива без настройки — сохранить PDF и отправить его из обычного почтового клиента.

Частые вопросы

Почему в меню «Печать» нет формы ТОРГ-12?

Чаще всего дело в виде операции документа или в том, что документ относится к услугам, а не к товарам, — для услуг предлагается акт. Проверьте также, не отключены ли дополнительные печатные формы в настройках, и есть ли у пользователя права на печать данного документа.

Можно ли распечатать накладную без проведения документа?

Технически некоторые формы доступны и из записанного документа, но печатать до проведения не рекомендуется: номер и данные могут измениться, и бумажная накладная разойдётся с учётом. Правильный порядок — заполнить, проверить, провести, затем печатать.

Как изменить подписанта в накладной?

Подписи в ТОРГ-12 подтягиваются из карточки организации — раздел с ответственными лицами и подписантами. Измените там ФИО и должность, затем заново сформируйте печатную форму. Править подпись вручную в табличном документе не стоит: изменения не сохранятся в базе.

Как распечатать накладную в двух экземплярах?

В диалоге печати укажите количество копий — 2. Если форма включает подписи обеих сторон, обычно печатают два идентичных экземпляра: один для продавца, второй для покупателя. Некоторые внешние формы умеют выводить два экземпляра на одном листе автоматически.

После обновления 1С перестала работать внешняя печатная форма. Что делать?

Внешние формы привязаны к структуре данных конфигурации, и после обновления старые версии могут выдавать ошибки. Нужна актуальная версия обработки под текущий релиз — запросите её у разработчика формы. Временно можно пользоваться типовой печатной формой из меню «Печать».

Можно ли печатать накладные из 1С на принтере этикеток или узком принтере?

Типовые формы ТОРГ-12 и УПД рассчитаны на лист A4. Для нестандартных носителей потребуется отдельный макет, разработанный под конкретную ширину ленты, — это задача для внешней печатной формы. Настройками масштаба добиться читаемого результата обычно не удаётся.