Как печатать накладные в 1С

Печать накладных — одна из самых частых операций в учётных системах 1С. Товарная накладная ТОРГ-12, расходная накладная, универсальный передаточный документ (УПД) — все они формируются по одному принципу: документ создаётся в базе, проверяется, а затем выводится на печать через встроенные печатные формы.

В большинстве конфигураций (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) печать накладной занимает меньше минуты, если документ заполнен корректно. Проблемы начинаются, когда в карточке контрагента не хватает реквизитов, не подписан договор или печатная форма не соответствует требованиям покупателя.

Ниже разобраны конкретные шаги для типовых конфигураций, различия между видами накладных, настройка печатных форм и способы исправления частых ошибок. Инструкции применимы к актуальным редакциям типовых решений 1С, работающих в тонком клиенте и веб-клиенте.

Какие накладные можно напечатать в 1С

Прежде чем печатать, определите, какой именно документ нужен контрагенту. В типовых конфигурациях доступны несколько печатных форм, и у каждой своё назначение.

ТОРГ-12 — классическая товарная накладная, применяется при отгрузке товаров. Форма утверждена давно, но продолжает использоваться по договорённости сторон. УПД — универсальный передаточный документ, совмещает накладную и счёт-фактуру, удобен, когда нужен один документ вместо двух. Расходная накладная — упрощённая внутренняя форма, часто используется в рознице и при отгрузках, не требующих строгой отчётности.

Отдельно стоят накладные на внутреннее перемещение (форма ТОРГ-13) и накладные на передачу готовой продукции. Они формируются из документов перемещения и производства, а не из реализации.

Сравнение вариантов

ТОРГ-12

Подходит для отгрузки товаров по договору поставки. Ограничение: не заменяет счёт-фактуру, документов становится два.

УПД

Один документ вместо накладной и счёта-фактуры. Ограничение: покупатель должен согласиться принимать УПД, статус документа нужно указать корректно.

Расходная накладная (внутренняя форма)

Быстрая печать для розницы и простых отгрузок. Ограничение: не всегда принимается бухгалтерией покупателя как первичный документ.

Как напечатать накладную из документа реализации

Основной сценарий — печать из документа «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей. Последовательность действий практически одинакова.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и найдите нужный документ реализации в списке.
2. 2
   Убедитесь, что документ проведён — у него не должно быть пометки удаления и статуса черновика.
3. 3
   Проверьте заполнение: контрагент, договор, табличная часть с товарами и количеством.
4. 4
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа.
5. 5
   Выберите нужную форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)» или «Расходная накладная».
6. 6
   В окне предварительного просмотра проверьте реквизиты и нажмите «Печать» либо сохраните файл в PDF.

Если документов много, печатать по одному необязательно. В списке документов выделите несколько строк (через Ctrl или Shift), нажмите «Печать» и выберите форму — 1С сформирует накладные пакетно и выведет их одним заданием на принтер.

Признак успешного результата: в предварительном просмотре видны все реквизиты сторон, номер и дата документа, табличная часть с итогами, а итоговая сумма совпадает с суммой документа в базе.

Печать УПД и особенности его настройки

УПД формируется из того же документа реализации, но требует дополнительной проверки. В документе должен быть указан статус УПД (обычно «1» — документ о передаче товаров с правом вычета НДС), корректные данные продавца и грузоотправителя, а также подписанты.

В 1С:Бухгалтерии УПД печатается через кнопку «Печать» → «Универсальный передаточный документ (УПД)». Если счёт-фактура создан отдельным документом, УПД подтянет его номер и дату. Если счёт-фактура не создан, программа либо предложит сформировать его автоматически, либо напечатает УПД без данных счёта-фактуры — это зависит от настроек конфигурации.

Настройка печатных форм и макетов

Типовые печатные формы подходят большинству компаний, но иногда требуется доработка: добавить логотип, изменить состав колонок, вывести дополнительные поля (например, артикул поставщика или номер ГТД).

Простые изменения доступны без программирования. В ряде конфигураций в форме настройки печати можно выбрать вариант макета, включить или отключить вывод отдельных полей. Например, в 1С:Управление торговлей дополнительные колонки (серии, характеристики) включаются настройками документа.

Если нужна нестандартная форма, используется механизм внешних печатных форм: файл с расширением .epf подключается через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». После подключения внешняя форма появляется в меню «Печать» наряду с типовыми.

Проверка данных перед печатью

Большинство проблем с накладными возникает не на этапе печати, а из-за незаполненных данных в справочниках. Перед выводом документа проверьте ключевые реквизиты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты организации

Норма

ИНН, КПП, юридический адрес и подписанты заполнены в карточке организации

Тревожный признак

В накладной пустые поля продавца или устаревший адрес

Реквизиты покупателя

Норма

В карточке контрагента указаны ИНН, КПП и адрес, в документе выбран договор

Тревожный признак

Строка «Покупатель» пустая или содержит только наименование

Табличная часть

Норма

Количество, цены, ставки НДС и итоги совпадают с данными документа

Тревожный признак

Пустые строки, нулевые количества, расхождение итогов

Номер и дата

Норма

Номер присвоен автоматически, дата соответствует фактической отгрузке

Тревожный признак

Номер сбит после ручного редактирования, дата не совпадает с отгрузкой

Полезная привычка — перед печатью открывать предварительный просмотр и сверять итоговую сумму с суммой в шапке документа. Расхождение почти всегда означает, что документ изменили после формирования печатной формы или в нём есть непроведённые строки.

Типичные ошибки и их устранение

Если накладная печатается с ошибками, сначала определите источник: данные документа, карточки справочников или сама печатная форма. Ниже — самые распространённые ситуации.

Если печатная форма не открывается вовсе или выдаёт ошибку, проверьте права пользователя и целостность конфигурации. В файловых базах помогает тестирование и исправление информационной базы, в клиент-серверных — обращение к администратору.

Пакетная печать и отправка в PDF

При большом объёме отгрузок удобна групповая печать. В списке документов реализации выделите нужные строки, нажмите «Печать» и выберите форму — программа сформирует все накладные одним пакетом. В некоторых конфигурациях есть отдельная обработка «Печать документов» с настройкой комплекта: накладная + счёт-фактура + акт.

Для отправки покупателю по электронной почте накладную удобно сохранить в PDF. В окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» и выберите формат PDF. Часть конфигураций поддерживает прямую отправку документа по email из формы документа — кнопка «Отправить» в командной панели.

Если накладные регулярно уходят одним и тем же покупателям, договоритесь с ними о приёме электронных документов через операторов ЭДО. В 1С есть встроенный обмен электронными документами: УПД подписывается электронной подписью и отправляется напрямую из базы, без печати и сканирования. Это убирает большинство ошибок с реквизитами и ускоряет обмен.

FAQ

Как напечатать накладную ТОРГ-12 в 1С:Бухгалтерии?

Откройте проведённый документ «Реализация (акты, накладные)», нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Товарная накладная (ТОРГ-12)». В окне предварительного просмотра проверьте реквизиты и отправьте документ на принтер или сохраните в PDF.

Почему в накладной не заполняются подписи руководителя и бухгалтера?

Данные подписантов берутся из карточки организации и регистра сведений об ответственных лицах. Откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» и проверьте, что руководитель и главный бухгалтер указаны с корректными датами действия полномочий.

Можно ли напечатать сразу несколько накладных?

Да. В журнале документов реализации выделите нужные строки с помощью Ctrl или Shift, нажмите «Печать» и выберите форму. Все накладные сформируются одним пакетом и отправятся на принтер последовательно.

Чем УПД отличается от ТОРГ-12 при печати?

УПД совмещает накладную и счёт-фактуру в одном документе, поэтому требует указания статуса и данных счёта-фактуры. Печатается из того же документа реализации через меню «Печать», но перед выводом нужно проверить больше реквизитов, включая код валюты и статус документа.

Как добавить логотип компании в печатную форму накладной?

В типовых формах вывод логотипа зависит от конфигурации: в части решений логотип подтягивается из карточки организации автоматически. Если такой возможности нет, потребуется внешняя печатная форма с доработанным макетом, которую подключают через «Дополнительные отчёты и обработки».

Что делать, если суммы в напечатанной накладной не совпадают с документом?

Документ, скорее всего, изменили после формирования печатной формы. Перепроведите документ, заново откройте печатную форму и сверьте итоги. Если расхождение остаётся, проверьте, нет ли в табличной части строк с нулевым количеством или отменённых позиций.