Документы и Печать · 11 мин
Как печатать из 1С: пошаговое руководство
Как печатать из 1С: настройка принтера, печать документов и отчётов, вывод в PDF, решение типичных проблем с печатью и предпросмотром в 1С:Предприятии.
Печать документов — одна из самых частых операций в 1С: счета, накладные, акты, доверенности и отчёты ежедневно выводятся на бумагу или сохраняются в файлы. В большинстве конфигураций печать работает «из коробки», но новички нередко теряются: где кнопка печати, почему документ уходит не на тот принтер, как сохранить форму в PDF. Разобраться с этим можно за несколько минут, если понимать общую логику механизма печати в платформе.
В современных конфигурациях на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей 11, Зарплата и управление персоналом 3) печать устроена единообразно: в форме документа есть кнопка «Печать» со списком доступных печатных форм. В старых конфигурациях на обычных формах логика похожа, но кнопки могут располагаться иначе. Далее разберём основные сценарии: от простого вывода документа до настройки макетов и решения проблем.
Как устроена печать в 1С: базовые понятия
Печатная форма — это готовый шаблон документа (макет), в который программа подставляет данные: номер, дату, контрагента, таблицу товаров, суммы. Один документ может иметь несколько печатных форм: например, у реализации товаров это накладная ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД и акт. Какие формы доступны, зависит от конфигурации и вида документа.
Перед выводом на принтер 1С формирует табличный документ — электронный аналог листа бумаги. Его можно просмотреть, отредактировать (если это не запрещено настройками), сохранить в файл или отправить на печать. Именно на этапе предпросмотра стоит проверять корректность данных: исправить ошибку в файле проще, чем перепечатывать подписанный документ.
Как напечатать документ: пошаговая инструкция
Стандартный сценарий печати одинаков для большинства документов в типовых конфигурациях. Откройте нужный документ из журнала, убедитесь, что он проведён (некоторые печатные формы недоступны для непроведённых документов или помечаются как черновики), и нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы.
В выпадающем списке выберите нужную форму — например, «Счёт на оплату» или «ТОРГ-12». Программа сформирует табличный документ и покажет его на экране. Проверьте данные, затем нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание Ctrl+P. В системном диалоге выберите принтер, укажите число копий и диапазон страниц, после чего подтвердите печать.
- 1Откройте документ и убедитесь, что он проведён
- 2Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы
- 3Выберите нужную печатную форму из списка
- 4Проверьте данные в окне предпросмотра
- 5Нажмите Ctrl+P или кнопку принтера, выберите устройство и число копий
- 6Заберите распечатку и сверьте с экранным вариантом
Печать сразу без предпросмотра
Если форма проверена и править в ней нечего, можно ускорить процесс: в некоторых конфигурациях в меню «Печать» есть пункт «Быстрая печать» или печать выполняется сразу при выборе формы, если настроен принтер по умолчанию. Учтите, что при быстрой печати документ уходит на устройство без визуальной проверки — при ошибке в данных придётся печатать заново.
Как сохранить документ в PDF или Excel вместо печати
Отправка документов контрагентам по электронной почте чаще всего выполняется в формате PDF: он сохраняет внешний вид формы и не редактируется получателем. Для сохранения сформируйте печатную форму, затем в окне табличного документа откройте меню «Файл» → «Сохранить как» (или «Сохранить копию») и выберите формат PDF. Укажите имя файла и папку — документ готов к отправке.
Альтернативный способ — виртуальный принтер: в системном диалоге печати выберите устройство вроде «Microsoft Print to PDF», и результат печати будет записан в файл вместо бумаги. Этот вариант полезен, когда кнопка сохранения в форме недоступна. Для передачи данных в виде таблицы (например, для дальнейших расчётов) удобнее сохранить форму в Excel — структура ячеек при этом сохраняется.
Настройка принтера и параметров страницы
Если печатная форма не помещается на лист, обрезается или выходит мелким шрифтом, проблема обычно в параметрах страницы. В окне табличного документа откройте «Файл» → «Параметры страницы»: здесь задаются ориентация (книжная или альбомная), поля, масштаб и размер бумаги. Полезная опция — автоподбор ширины или высоты страницы: программа сама подгонит масштаб так, чтобы таблица поместилась на листе.
Принтер по умолчанию 1С берёт из настроек операционной системы. Если документы уходят не на то устройство, проверьте принтер по умолчанию в Windows либо вручную выбирайте нужный принтер в диалоге печати. В некоторых конфигурациях можно закрепить конкретный принтер за определённым типом документов — например, этикетки всегда печатать на термопринтере, а накладные на лазерном.
Как проверить результат перед печатью
Таблица целиком в пределах листа, пунктирные линии разрывов не режут строки
Колонки уходят за край листа, строки разрываются между страницами
Шрифт читается без увеличения, подписи и печати помещаются в отведённые зоны
Текст микроскопический или, наоборот, разъезжается на лишние листы
Номер, дата, реквизиты сторон и итоговые суммы совпадают с документом
Пустые поля, старые реквизиты, расхождения в суммах
Групповая печать нескольких документов
Печатать документы по одному неудобно, когда нужно вывести пакет накладных за день или счета за месяц. В журнале документов выделите нужные строки (с Ctrl — отдельные документы, с Shift — диапазон), затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели журнала и выберите форму. Программа сформирует печатные формы для всех выделенных документов одним комплектом.
В ряде конфигураций есть специальные обработки групповой печати с отбором по периоду, контрагенту или организации. Они удобны для регулярных операций — например, ежемесячной рассылки актов сверки. Перед запуском большого пакета сформируйте предпросмотр и убедитесь, что количество страниц соответствует ожиданиям: ошибка в отборе может отправить на принтер сотни лишних листов.
Решение типичных проблем с печатью
Самая частая жалоба — кнопка «Печать» неактивна или нужной формы нет в списке. Причины обычно такие: документ не проведён, у пользователя недостаточно прав, либо печатная форма отключена в настройках конфигурации. Проверьте проведение документа и права доступа; если формы нет у всех пользователей, обратитесь к администратору — возможно, макет был изменён или удалён при доработке.
Вторая группа проблем связана с самим выводом: документ печатается пустым, съезжают шрифты, вместо текста выводятся символы. Пустые страницы нередко означают, что печать идёт на несуществующий или отключённый принтер — проверьте очередь печати Windows. Проблемы со шрифтами возникают, когда на компьютере отсутствует шрифт, использованный в макете (например, специальный шрифт для штрихкодов): установите нужный шрифт в систему и перезапустите 1С.
Если печать зависает или работает очень медленно в клиент-серверном режиме, причина может быть в сетевом пути к принтеру или в большом объёме формируемого документа. Попробуйте сохранить форму в PDF — если сохранение тоже тормозит, проблема в формировании, а не в принтере, и вопрос уже к администратору или разработчику.
Внешние печатные формы и доработка макетов
Когда типовая форма не устраивает — нужен другой логотип, дополнительные поля, изменённый порядок колонок — есть два пути. Первый: многие реквизиты (логотип, подписи, реквизиты организации) настраиваются в карточке организации и автоматически подтягиваются в печатные формы. Проверьте сначала эти настройки — часто «доработка» не требуется вовсе.
Второй путь — подключение внешней печатной формы: файла с расширением .epf, который добавляет новую форму в список печати без изменения конфигурации. Подключение выполняется через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» (в типовых конфигурациях на БСП). Разработку внешней формы или изменение макета внутри конфигурации стоит поручать специалисту: некорректная доработка может нарушить печать для всех пользователей и усложнить обновление.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Печать из 1С строится по схеме: открыть документ → «Печать» → выбрать форму → предпросмотр → Ctrl+P. Всегда проверяйте табличный документ до вывода на принтер, для отправки контрагентам сохраняйте формы в PDF, а правки вносите в документ, а не в печатную форму. При нехватке типовых возможностей используйте настройки организации или внешние печатные формы.
Частые вопросы о печати из 1С
Почему кнопка «Печать» неактивна?
Чаще всего документ не проведён или открыт только для просмотра. Проведите документ и проверьте свои права доступа. Если кнопка неактивна у всех пользователей, возможно, печатные формы отключены настройками конфигурации — это вопрос к администратору.
Как напечатать документ в двух экземплярах?
В системном диалоге печати (Ctrl+P) укажите число копий — 2. Если экземпляры должны отличаться (например, разные подписи «получил» и «сдал»), сформируйте печатную форму дважды и отредактируйте нужные поля перед выводом каждого экземпляра.
Можно ли исправить данные прямо в печатной форме?
Технически табличный документ можно редактировать, но эти правки не сохраняются в базе и пропадут при следующем формировании. Правильный путь — исправить данные в самом документе или в карточке организации/контрагента и сформировать форму заново.
Почему вместо штрихкода печатаются цифры или пустое место?
На компьютере не установлен шрифт штрихкода, использованный в макете. Установите соответствующий шрифт в операционную систему и перезапустите 1С. Если проблема сохраняется, проверьте, не изменён ли макет печатной формы.
Как отправить документ по email прямо из 1С?
Во многих типовых конфигурациях в меню печатной формы есть кнопка «Отправить» → «По электронной почте». Для её работы в программе должна быть настроена учётная запись почты. Если кнопки нет, сохраните форму в PDF и отправьте файл обычным почтовым клиентом.
Документ печатается на двух листах вместо одного — что делать?
Откройте «Файл» → «Параметры страницы» в окне предпросмотра и включите автоподбор ширины страницы или уменьшите масштаб. Также проверьте поля страницы и ориентацию: широкие таблицы часто корректно помещаются только в альбомной ориентации.