Документы и Печать · 9 мин
Как печатать из 1С в PDF: все рабочие способы
Как сохранить документ из 1С в PDF: сохранение через меню, виртуальный принтер, пакетная выгрузка, настройка качества и решение типичных ошибок при печати.
Формат PDF давно стал стандартом обмена документами: счета, накладные, акты и договоры в таком виде принимают контрагенты, банки и госорганы. В 1С есть несколько способов получить PDF-файл — от встроенной команды сохранения до виртуального принтера, и выбор зависит от версии платформы, конфигурации и задачи.
В типовых конфигурациях на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) сохранение в PDF доступно прямо из печатной формы без дополнительных программ. В старых конфигурациях на обычных формах и в специфических сценариях придётся использовать обходные пути.
Ниже разобраны все основные способы, их ограничения, настройки качества и типичные ошибки, из-за которых файл получается пустым, обрезанным или не создаётся вовсе.
Способ 1: сохранение печатной формы напрямую в PDF
Это основной и самый надёжный способ для конфигураций на управляемых формах. Откройте документ, сформируйте его печатную форму кнопкой «Печать» и выберите нужный макет — на экране появится табличный документ.
Далее откройте меню «Файл» (или кнопку с иконкой дискеты/меню в левом верхнем углу окна печатной формы) и выберите «Сохранить» или «Сохранить как». В диалоге сохранения в поле «Тип файла» укажите «Документ PDF (*.pdf)», задайте имя файла и папку, затем подтвердите сохранение. Файл появится в указанном каталоге и сразу готов к отправке.
В некоторых конфигурациях в списке печатных форм есть отдельная команда «Сохранить в PDF» или кнопка с иконкой PDF — она делает то же самое в один клик, минуя диалог выбора формата. Наличие такой кнопки зависит от конкретной конфигурации и её версии.
- 1Откройте документ и нажмите «Печать», выберите нужную печатную форму
- 2В окне печатной формы откройте «Файл → Сохранить как»
- 3В поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)»
- 4Укажите имя и папку, нажмите «Сохранить»
- 5Откройте полученный файл и проверьте содержимое
Способ 2: печать через виртуальный PDF-принтер
Виртуальный принтер — это программа, которая выглядит для системы как обычный принтер, но вместо бумаги создаёт файл. В Windows 10 и новее такой принтер встроен: он называется Microsoft Print to PDF. Дополнительно устанавливать ничего не нужно.
Чтобы воспользоваться им, откройте печатную форму в 1С, нажмите кнопку печати (или Ctrl+P), в диалоге выбора принтера укажите «Microsoft Print to PDF» и нажмите «OK». Система предложит выбрать папку и имя файла, после чего создаст PDF.
Этот способ универсален: он работает в любых конфигурациях, включая старые на обычных формах, и из любых окон, где доступна печать. Минус — результат зависит от настроек печати Windows: поля, ориентацию и масштаб иногда приходится подбирать вручную, иначе документ обрезается или «разъезжается» на лишние страницы.
Сравнение вариантов
Штатный способ: точное соответствие печатной форме, без лишних настроек. Ограничение — доступен не во всех окнах и старых конфигурациях.
Работает везде, где есть печать, не требует установки. Ограничение — нужно контролировать поля и масштаб, возможны обрезки.
Гибкие настройки качества и сжатия. Ограничение — требуется установка и согласование с ИТ-политикой организации.
Пакетное сохранение нескольких документов
Когда нужно выгрузить в PDF не один документ, а пачку — например, все счета за месяц, — сохранять каждый вручную долго. Во многих типовых конфигурациях есть механизм групповой печати: откройте список документов, выделите нужные строки (с Ctrl или Shift), нажмите «Печать» и выберите форму.
1С сформирует печатные формы всех выбранных документов. Дальше два пути: сохранить их одной командой «Сохранить как» в единый PDF (все формы пойдут подряд в один файл) или через виртуальный принтер, где каждый документ можно разбить на отдельные файлы настройками принтера.
Учтите, что при большом количестве документов (сотни и более) формирование может занять заметное время, а файл получится тяжёлым. В таких случаях разумнее разбивать выгрузку на части или использовать обработки массовой выгрузки, если они предусмотрены в конфигурации.
Настройка внешнего вида и качества PDF
Перед сохранением проверьте параметры страницы печатной формы: ориентацию (книжная/альбомная), поля и масштаб. В окне печатной формы эти настройки доступны через «Файл → Параметры страницы» или через предварительный просмотр. Если таблица не влезает по ширине, включите альбомную ориентацию или уменьшите масштаб до 80–90%.
Особое внимание уделите шрифтам. PDF, созданный штатным сохранением 1С, обычно встраивает используемые шрифты, и документ выглядит одинаково на любом устройстве. При печати через виртуальный принтер возможны замены шрифтов, из-за чего переносы строк и ширина колонок «поплывут». Если контрагент жалуется на искажённый вид документа — почти всегда причина в этом.
Размер файла регулируется качеством вложенных изображений. Если в печатной форме есть логотип или печать организации в высоком разрешении, PDF может весить несколько мегабайт. Для отправки по почте это некритично, но при массовой рассылке лучше заранее оптимизировать картинки в макете.
Как проверить результат
PDF открывается в любом просмотрщике без ошибок
Файл не открывается или программа сообщает о повреждении
Все страницы на месте, таблицы не обрезаны, подписи и суммы читаемы
Часть колонок ушла за край, есть пустые или дублирующиеся страницы
Текст выглядит так же, как в предпросмотре 1С
Съехали переносы строк, вместо текста квадраты или другой шрифт
Файл разумного размера для отправки по почте
Файл весит десятки мегабайт при простом документе
Типичные ошибки и их решение
Самая частая жалоба — в диалоге сохранения нет формата PDF. Причины две: либо используется старая версия платформы 1С, где этот формат не поддерживался, либо сохранение выполняется не из табличного документа, а из другого окна. Решение — обновить платформу или воспользоваться виртуальным принтером.
Вторая распространённая проблема — пустой или обрезанный PDF. Обычно это следствие неверных параметров страницы: слишком широкие поля, масштаб больше 100%, неподходящий размер бумаги (например, Letter вместо A4). Перед сохранением откройте предварительный просмотр и убедитесь, что документ выглядит корректно.
Третья группа ошибок — права доступа. Если 1С работает в терминальном режиме или файловая база лежит на сетевом диске, у пользователя может не быть прав на запись в выбранную папку. Сохраняйте файл сначала в свою локальную папку (например, «Документы»), а затем переносите куда нужно.
Автоматическая отправка и сохранение PDF из 1С
Во многих конфигурациях документы можно отправлять по электронной почте прямо из 1С — кнопка «Отправить» или «Отправить по email» в списке печатных форм. При этом 1С сама прикрепляет документ в виде PDF (формат вложения обычно можно выбрать в настройках учётной записи почты внутри программы).
Если PDF нужен для электронного документооборота (ЭДО), отдельное сохранение файла чаще всего не требуется: операторы ЭДО передают документы в своих форматах, а PDF-версия формируется на стороне сервиса для визуального просмотра. Ручная выгрузка нужна в основном для отправки контрагентам вне ЭДО и для архива.
Для регулярной выгрузки больших объёмов имеет смысл поручить разработчику доработку: регламентное задание или внешнюю обработку, которая автоматически сохраняет нужные документы в PDF в заданную папку. Это снижает рутину и исключает человеческие ошибки при массовых операциях.
Частые вопросы
Почему в меню «Сохранить как» нет формата PDF?
Чаще всего используется устаревшая версия платформы 1С:Предприятие 8, где сохранение в PDF не поддерживалось, либо сохранение выполняется не из окна табличного документа. Обновите платформу или выведите файл через виртуальный принтер Microsoft Print to PDF.
Можно ли сохранить в PDF отчёт, а не документ?
Да. Сформируйте отчёт, затем через «Файл → Сохранить как» сохраните результат как табличный документ в формате PDF — способ работает для большинства отчётов, выводимых в виде табличного документа. Альтернатива — печать отчёта на виртуальный PDF-принтер.
PDF получается слишком большим, как уменьшить?
Основной источник объёма — встроенные изображения (логотипы, печати, подписи). Замените их в макете на версии меньшего разрешения. Также помогает сохранение штатным способом 1С вместо виртуального принтера и разбивка пакетной выгрузки на несколько файлов.
Контрагент открывает PDF, а там съехали строки. Что делать?
Причина почти всегда в подмене шрифтов при печати через виртуальный принтер. Пересохраните документ штатной командой «Сохранить как → PDF» из печатной формы — при этом шрифты встраиваются в файл, и документ выглядит одинаково на любом устройстве.
Можно ли защитить PDF паролем из 1С?
Штатные средства сохранения в 1С, как правило, не предусматривают установки пароля на PDF. Если защита обязательна, сохраните файл обычным способом и зашифруйте его сторонними средствами, согласованными с ИТ-службой, либо передавайте документ через защищённый канал ЭДО.
Работает ли сохранение в PDF в веб-клиенте 1С?
Да, в веб-клиенте сохранение табличного документа в PDF доступно, но файл скачивается через браузер в папку загрузок. Возможности зависят от версии платформы и настроек браузера; при проблемах проверьте, не блокирует ли браузер скачивание файлов.
Что важно запомнить
Основной способ получить PDF из 1С — команда «Сохранить как» в окне печатной формы с выбором формата «Документ PDF». Запасной вариант на все случаи — виртуальный принтер Microsoft Print to PDF. Перед отправкой файла всегда проверяйте его в предпросмотре: целостность страниц, шрифты и размер.