Документы и Печать · 12 мин
Как печатать документы в 1С: полное руководство
Как распечатать документ в 1С: выбор печатной формы, настройка принтера, печать из списка, подписи и печати, выгрузка в PDF. Решение типичных проблем.
Печать документов — одна из самых частых операций в 1С: счета, накладные, акты, доверенности и приказы уходят контрагентам и в архив каждый день. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом) печать устроена по одному принципу: программа формирует табличный документ по готовому макету и отправляет его на принтер или в файл.
Базовый сценарий занимает меньше минуты: откройте документ, нажмите кнопку «Печать», выберите нужную форму из списка и подтвердите вывод. Однако на практике возникают вопросы: какой формой воспользоваться, как напечатать сразу пачку документов, как добавить подпись и печать, почему форма выводится пустой или «уезжает» при печати.
Ниже разобраны все рабочие сценарии — от одиночной печати до пакетной, от настройки принтера до сохранения в PDF, а также типичные проблемы и способы их решения.
Где находится кнопка печати и какие формы доступны
В большинстве конфигураций кнопка «Печать» расположена в командной панели формы документа — рядом с кнопками «Провести», «Записать» и «Создать на основании». В некоторых интерфейсах она может быть свёрнута в меню «Ещё». Кнопка активна только для записанного документа: если вы только что создали документ и не нажали «Записать» или «Провести», печать будет недоступна.
При нажатии «Печать» открывается список доступных печатных форм. Их состав зависит от вида документа и конфигурации. Например, для реализации товаров обычно доступны: товарная накладная (ТОРГ-12), счёт на оплату, универсальный передаточный документ (УПД), акт оказания услуг. Для кадровых документов — приказы по унифицированным формам, трудовые договоры.
После выбора формы 1С формирует табличный документ и показывает его в окне предварительного просмотра. Отсюда документ можно отправить на принтер, сохранить в файл (PDF, Excel, MXL) или отредактировать, если это разрешено настройками. Не закрывайте предпросмотр, не проверив результат — это главная точка контроля качества.
Печать одиночного документа: пошаговый порядок
Стандартная последовательность для печати одного документа одинакова во всех типовых конфигурациях. Сначала найдите документ в соответствующем журнале (например, «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)») и откройте его двойным щелчком.
Убедитесь, что документ проведён: у непроведённого документа часть данных (движения по регистрам, итоговые суммы) может отсутствовать или быть неактуальной, а некоторые формы для непроведённых документов вообще не формируются. Если требуется черновик на проверку, можно распечатать и непроведённый документ, но помечайте такие экземпляры как черновые.
Нажмите «Печать», выберите форму, дождитесь формирования предпросмотра. Проверьте ключевые поля: номер и дату, наименование сторон, суммы, подписантов. Затем нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание Ctrl+P, выберите принтер, при необходимости укажите количество копий и диапазон страниц, подтвердите печать.
- 1Откройте документ из журнала и убедитесь, что он записан и проведён
- 2Нажмите кнопку «Печать» в командной панели
- 3Выберите нужную печатную форму из списка
- 4Проверьте предпросмотр: номер, дата, суммы, реквизиты сторон
- 5Нажмите Ctrl+P или кнопку принтера, выберите устройство и число копий
- 6Подтвердите печать и проверьте бумажный экземпляр
Пакетная печать нескольких документов
Когда нужно распечатать десятки накладных за день или акты за месяц, открывать каждый документ нерационально. В журнале документов выделите нужные строки: с зажатой клавишей Ctrl — отдельные документы, с Shift — диапазон. Затем нажмите «Печать» в командной панели списка и выберите форму — она применится ко всем выделенным документам.
В некоторых конфигурациях есть специальные обработки групповой печати, например «Печать комплекта документов» или рабочие места с отбором по периоду, контрагенту, организации. Там можно сформировать комплект «счёт + накладная + УПД» одним действием. Поищите такие функции в разделах «Продажи» или «Покупки» вашей конфигурации.
Перед массовой печатью обязательно сделайте пробу на 2–3 документах: проверьте, что форма корректна, принтер настроен на нужный лоток и формат бумаги. Ошибка в настройках при печати сотни страниц означает потраченную бумагу и время. Также учитывайте, что формирование большого пакета может занять заметное время — не закрывайте программу до завершения.
Настройка принтера, полей и параметров страницы
1С использует принтеры, установленные в операционной системе. Если в списке принтеров пусто, проблема на уровне Windows или сеанса удалённого рабочего стола, а не в самой 1С. При работе через RDP проверьте, что в настройках подключения включён проброс локальных принтеров, иначе серверный сеанс не увидит ваше устройство.
Параметры страницы (ориентация, поля, масштаб) задаются в окне предпросмотра через меню настройки страницы. Типовая ситуация: широкая таблица накладной не помещается на лист и обрезается справа. Решения: переключить ориентацию на альбомную, уменьшить масштаб до «по ширине страницы» или сузить поля. Настройки масштаба применяйте осторожно — слишком мелкий шрифт делает документ нечитаемым.
Если документ печатается с лишними пустыми страницами, обычно причина в разрывах страниц макета или в настройке «печатать без разрывов». Проверьте в предпросмотре количество страниц до отправки на принтер — счётчик страниц виден внизу окна.
Как проверить результат
Все колонки видны, суммы и реквизиты заполнены, нумерация страниц корректна
Таблица обрезана справа, пустые поля, лишние пустые страницы
Текст читаем, подписи и печать на своих местах, число копий совпадает с заказанным
Полосы и пропуски, смещение текста, не хватает страниц
Устройство видно и выбрано по умолчанию
Список пуст или принтер недоступен — проверяйте установку в ОС и проброс при RDP
Подписи, печать и дополнительные возможности форм
Многие конфигурации поддерживают вывод факсимиле — изображений подписи руководителя и печати организации — прямо в печатную форму. Эта возможность настраивается в карточке организации (раздел с реквизитами, подраздел «Подписи и печать» или аналогичный): туда загружаются отсканированные изображения, а в настройках печати включается их вывод.
Используйте факсимиле осознанно. Для внутренних документов и оперативного обмена это удобно, но документ с факсимильной подписью не всегда равнозначен подписанному собственноручно — для официально значимых бумаг (первичные документы для налоговых споров, доверенности) требования к подписанию определяются договором и законодательством. Уточняйте допустимость факсимиле у вашего бухгалтера или юриста.
Дополнительно в формах можно менять состав подписантов (если документ подписывает не директор, а уполномоченное лицо), выводить номер и дату в нужном формате, добавлять произвольный текст в подвал. Эти параметры обычно доступны в форме настроек печатной формы или через механизм «Изменить форму» в предпросмотре.
Если подписантом выступает сотрудник по доверенности, заведите его в справочник ответственных лиц организации и выбирайте в документе до печати. Тогда ФИО и основание полномочий подставятся в форму автоматически, и не придётся править каждый экземпляр вручную.
Сохранение в PDF и отправка без бумаги
Всё чаще вместо печати документ отправляют контрагенту файлом. В окне предпросмотра нажмите «Сохранить» (или Ctrl+S) и выберите формат PDF — полученный файл сохраняет вид печатной формы и подходит для отправки по электронной почте. Также доступны форматы MXL (родной формат 1С), Excel и другие, но для передачи контрагенту оптимален именно PDF: он не редактируется случайно и одинаково открывается везде.
Во многих конфигурациях есть встроенная отправка по электронной почте прямо из документа: кнопка «Отправить» или пункт в меню «Ещё». Программа сама сформирует PDF и прикрепит его к письму. Для этого должна быть настроена учётная запись электронной почты в 1С — это делает администратор в разделе настроек организации или системных настроек.
Помните про юридическую сторону: файл PDF с факсимиле — это копия, а не оригинал. Для полноценного безбумажного документооборота используются операторы ЭДО, интегрированные с 1С, где документы подписываются электронной подписью. Обычная отправка PDF по почте заменяет бумагу только там, где стороны это допускают по договорённости.
Сравнение вариантов
Подходит для документов, требующих собственноручной подписи и оригинала печати. Минус — расход бумаги, время и хранение архива.
Быстро и бесплатно, подходит для внутреннего оборота и согласований. Ограничение — юридическая сила определяется договором с контрагентом.
Полноценная замена бумаги с электронной подписью. Требует подключения к оператору ЭДО и настройки интеграции с 1С.
Типичные проблемы и их решение
Чаще всего пользователи сталкиваются с несколькими повторяющимися ситуациями. Пустая или неполная форма обычно означает, что в документе не заполнены данные, из которых формируется печать: проверьте табличную часть, реквизиты организации и контрагента, договор. Форма берёт данные из документа, а не «придумывает» их.
Ошибка «Объект не найден» или сбой при формировании формы может появляться после обновления конфигурации, если используются внешние печатные формы, несовместимые с новой версией. Внешние формы подключаются через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки» — после обновления проверяйте их актуальность у разработчика формы.
Если печать уходит не на тот принтер, измените принтер по умолчанию в диалоге печати — 1С запоминает последний выбор. При работе в веб-клиенте или через браузер могут быть ограничения на прямую печать: используйте сохранение в PDF с последующей печатью из просмотрщика.
Что важно запомнить
Печать в 1С строится по одной схеме: открыть проведённый документ → «Печать» → выбрать форму → проверить предпросмотр → вывести на принтер или сохранить в PDF. Для нескольких документов выделяйте их в списке. Контрольная точка — всегда предпросмотр: он показывает ровно то, что получит контрагент. Проблемы с формой ищите в данных документа и настройках, проблемы с принтером — в операционной системе.
Частые вопросы о печати документов в 1С
Почему кнопка «Печать» неактивна или её нет?
Чаще всего документ не записан — нажмите «Записать» или «Провести». Также проверьте, не свёрнута ли кнопка в меню «Ещё». Если печати нет у конкретного пользователя, вероятно, ограничены права — обратитесь к администратору 1С.
Как распечатать документ в двух экземплярах?
В диалоге печати (Ctrl+P из предпросмотра) укажите количество копий — 2. Если экземпляры должны отличаться (например, разные подписанты), сформируйте форму, распечатайте, измените подписанта в документе и распечатайте повторно.
Можно ли изменить печатную форму под себя?
Да. Простые правки (текст, подписант) делаются в настройках формы или прямо в предпросмотре, если включён режим редактирования. Изменение структуры макета требует доработки конфигурации или подключения внешней печатной формы — это работа для специалиста по 1С.
Документ печатается обрезанным справа. Что делать?
Откройте настройки страницы в предпросмотре: переключите ориентацию на альбомную, уменьшите поля или включите масштабирование по ширине страницы. Также проверьте, что в настройках принтера выбран правильный формат бумаги (А4), а не другой размер.
Как напечатать документ без открытия 1С на компьютере с принтером?
Сохраните печатную форму в PDF и перенесите файл на нужный компьютер любым способом — по почте, через общую папку или накопитель. PDF откроется на любом устройстве и напечатается в исходном виде.
Почему после обновления 1С перестала работать привычная печатная форма?
Если использовалась внешняя печатная форма, она могла стать несовместимой с новой версией конфигурации. Временно пользуйтесь типовой формой из стандартного списка и запросите обновлённую версию внешней формы у её разработчика.