Документы и Печать · 8 мин
Как печатается кассовая книга из 1С
Как сформировать и распечатать кассовую книгу в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка, нумерация листов, выгрузка в PDF, исправление ошибок и типичные проблемы с печатью.
Кассовая книга в 1С формируется автоматически на основании проведённых приходных и расходных кассовых ордеров. Чтобы получить корректный печатный документ, достаточно убедиться, что все кассовые операции за период введены в программу, а затем вызвать стандартный отчёт «Кассовая книга» и отправить его на печать или сохранить в PDF.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 — самую распространённую конфигурацию. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» логика аналогична, отличается только расположение пунктов меню. Если организация ведёт несколько касс (например, основная касса и кассы обособленных подразделений), книга формируется отдельно по каждой кассе.
Где находится кассовая книга в 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» в левой панели навигации. В группе «Касса» выберите пункт «Кассовая книга». Если этого пункта нет в списке, откройте «Кассовые документы» — кнопка формирования книги обычно доступна и оттуда через меню «Ещё» или отдельную команду на панели.
В более ранних версиях интерфейса (режим «Такси» с другой компоновкой) отчёт может находиться по пути «Отчёты» → «Кассовая книга». В «1С:Управление торговлей 11» путь выглядит как «Казначейство» → «Отчёты по кассе» → «Кассовая книга».
Если пункт меню отсутствует совсем, проверьте права пользователя: роль «Кассир» или «Бухгалтер» должна включать доступ к кассовым отчётам. Ограничение прав — частая причина «пропавшего» отчёта.
Подготовка: что проверить перед формированием
Кассовая книга строится только по проведённым документам. Непроведённые или помеченные на удаление ПКО и РКО в неё не попадут, и итоговые суммы будут неверными. Поэтому перед формированием откройте журнал кассовых документов и убедитесь, что за нужный период нет документов со статусом «не проведён».
Также проверьте:
- правильно ли указана организация — в базе с несколькими юрлицами легко сформировать книгу не по той компании;
- все ли документы относятся к нужной кассе, если касс несколько;
- корректны ли номера и даты ордеров — от них зависит последовательность строк в книге;
- нет ли разрывов в нумерации листов, если книга уже печаталась за предыдущие месяцы.
Пошаговое формирование и печать
После подготовки формирование занимает меньше минуты. Порядок действий стандартный для всех типовых конфигураций.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга»
- 2Укажите период формирования (день, месяц или год) и организацию
- 3При необходимости выберите конкретную кассу в настройках отчёта
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте данные на экране
- 5Нажмите кнопку «Печать» на панели отчёта или используйте Ctrl+P
- 6В диалоге печати выберите принтер, ориентацию и число копий, подтвердите вывод
Если книга формируется за длительный период, программа разобьёт её на листы по дням: каждый день, в котором были кассовые операции, занимает отдельный лист с переносом остатка. Дни без движения денег в книгу не включаются — это нормально.
Для отправки по электронной почте или хранения в архиве удобнее сохранить книгу в файл: кнопка «Сохранить» (иконка дискеты) позволяет выгрузить отчёт в PDF, Excel или формат табличного документа MXL. PDF предпочтителен — он сохраняет точное форматирование и не редактируется случайно.
Настройка нумерации листов и параметров отчёта
Листы кассовой книги нумеруются сквозной нумерацией с начала года. По умолчанию 1С начинает отсчёт автоматически, но если книга в текущем году уже велась (например, в другой программе или вручную), начальный номер листа нужно задать вручную. Это делается в настройках отчёта: кнопка «Ещё» → «Изменить вариант отчёта» или поле «Номер листа с начала года» в шапке формы — в зависимости от версии конфигурации.
Также в настройках можно указать:
- вывод книги по конкретной кассе или сводно по всем кассам;
- подписи ответственных лиц (главный бухгалтер, кассир) — они подтягиваются из карточки организации, поэтому сначала проверьте, что данные ответственных лиц заполнены в разделе «Главное» → «Организации»;
- формирование книги за один день для ежедневной сдачи отчёта кассира.
Печать книги за год и прошивка
По итогам года кассовую книгу распечатывают полностью, прошивают, заверяют подписью руководителя и печатью (при её наличии) и хранят в архиве. Чтобы сформировать книгу за весь год, укажите период с 1 января по 31 декабря и сформируйте отчёт. При большом количестве операций формирование может занять заметное время — это нормально.
Практический момент: перед итоговой печатью за год сверьте нумерацию листов с ранее распечатанными фрагментами. Если в течение года книга печаталась помесячно, а потом в учёт вносились исправления задним числом, итоговая годовая версия может не совпасть с уже распечатанными листами. В этом случае корректнее перепечатать затронутые листы и оформить замену, чем хранить противоречащие версии.
Что делать, если книга не формируется или печатается неправильно
Если отчёт выдаёт пустую форму, первым делом проверьте период и организацию — это причина большинства «пустых» книг. Второй шаг — убедиться, что кассовые документы проведены именно в указанном периоде и по выбранной кассе.
Проблемы с самой печатью (обрезанные поля, съехавшие колонки, мелкий шрифт) обычно решаются настройками страницы: «Файл» → «Параметры страницы», где задаётся масштаб и поля. Также помогает предварительный просмотр перед печатью — он показывает реальную разбивку на страницы.
Как проверить результат
Совпадает с остатком по счёту 50 в оборотно-сальдовой ведомости
Расхождение — есть непроведённые или ошибочные документы
Сквозная, без пропусков и повторов
Разрывы или дубли номеров
Указаны главный бухгалтер и кассир
Пустые поля подписей
Если книга формируется с технической ошибкой (например, сообщение об ошибке СКД), обновите конфигурацию до актуального релиза — подобные сбои в типовых отчётах регулярно исправляются разработчиком.
Что важно запомнить
Кассовая книга печатается из раздела «Банк и касса» за пару кликов, но качество результата зависит от подготовки: проведите все ПКО и РКО, проверьте организацию и кассу, настройте начальный номер листа и подписи. Итоговый остаток сверяйте с ОСВ по счёту 50.
Частые вопросы
Можно ли распечатать кассовую книгу за один день?
Да. Укажите в периоде одинаковую дату начала и окончания — сформируется один лист за этот день. Именно так оформляется ежедневный отчёт кассира: лист книги вместе с приложенными ПКО и РКО сдаётся в бухгалтерию.
Почему в книге нет данных, хотя кассовые документы введены?
Самые частые причины: документы не проведены, выбрана другая организация или другая касса, либо неверно указан период. Проверьте эти три параметра — в подавляющем большинстве случаев причина находится среди них.
Как изменить начальный номер листа кассовой книги?
В форме отчёта откройте настройки (кнопка «Ещё» или поле параметров в шапке) и найдите параметр начального номера листа. Введите нужное значение, например если книга в текущем году уже велась в другой системе, затем сформируйте отчёт заново.
Можно ли получить кассовую книгу в Excel или PDF?
Да. После формирования нажмите кнопку «Сохранить» на панели отчёта и выберите формат: PDF, Excel (XLSX) или табличный документ MXL. PDF удобен для архива и отправки, Excel — если нужно дополнительно обработать данные.
Обязательно ли распечатывать книгу, если кассовых операций не было?
Если за день не было ни одного приходного или расходного документа, лист книги за этот день не формируется и не распечатывается. Печатаются только листы за дни с фактическим движением денежных средств.
Книга печатается с обрезанными колонками — что делать?
Откройте «Файл» → «Предварительный просмотр» и проверьте разбивку на страницы. Затем в «Параметрах страницы» уменьшите поля или включите масштабирование «по ширине страницы». Как правило, этого достаточно, чтобы вся таблица поместилась на лист.