Документы и Печать · 9 мин
Как отсортировать документы в 1С: журналы, списки, отчёты и запросы
Как отсортировать документы в 1С по дате, номеру и другим полям: сортировка в журналах, списках, отчётах и запросах. Настройка, типичные ошибки и FAQ.
Сортировка документов в 1С — одна из базовых операций, которая встречается в нескольких разных местах программы: в журналах документов, в формах списка, в отчётах и в программных запросах. В каждом случае действуют свои инструменты и свои ограничения, поэтому универсальной кнопки «отсортировать всё» не существует.
Чаще всего пользователю нужно упорядочить документы по дате, номеру, контрагенту или сумме прямо в открытом списке. Бухгалтеру может понадобиться сортировка в отчёте, а разработчику — в запросе конструктора. Ниже разобраны все основные сценарии с конкретными действиями.
Важный нюанс: сортировка влияет только на отображение данных. Она не изменяет сами документы, их номера, даты и порядок проведения. Это безопасная операция, которую можно выполнять без резервной копии.
Сортировка кликом по заголовку колонки в журнале документов
Самый быстрый способ — открыть нужный журнал (например, «Продажи → Реализации (акты, накладные)») и кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку колонки: «Дата», «Номер», «Контрагент», «Сумма». В заголовке появится стрелка, показывающая направление сортировки.
Повторный клик по тому же заголовку меняет направление на противоположное: по возрастанию или по убыванию. Третий клик в ряде конфигураций снимает сортировку по этой колонке. Этот способ работает в управляемых формах практически всех типовых конфигураций: «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Зарплата и управление персоналом».
Ограничение способа: сортировать можно только по колонкам, которые реально присутствуют в списке и для которых разработчик конфигурации не запретил сортировку. Если клик по заголовку ничего не меняет, значит, сортировка по этому полю отключена — чаще всего из соображений производительности.
Сортировка через меню «Ещё» и настройку списка
Когда нужно отсортировать список сразу по нескольким полям (например, сначала по контрагенту, внутри него — по дате), клика по заголовку недостаточно. Откройте в журнале меню «Ещё» и выберите пункт «Сортировать список» или «Настроить список» — название зависит от конфигурации и версии платформы.
В открывшемся окне добавьте поля сортировки в нужном порядке: верхнее поле — главный критерий, следующие — уточняющие. Для каждого поля задайте направление «По возрастанию» или «По убыванию». После нажатия «ОК» список перестроится по заданной схеме.
В пункте «Настроить список» дополнительно доступны отбор и группировка. Полезная комбинация: отбор по периоду плюс сортировка по сумме по убыванию — так быстро находятся самые крупные документы за месяц.
- 1Откройте журнал документов
- 2Нажмите «Ещё» → «Настроить список» (или «Сортировать список»)
- 3На закладке «Сортировка» добавьте нужные поля
- 4Укажите направление для каждого поля
- 5Нажмите «ОК» и проверьте порядок строк в списке
Как восстановить сортировку по дате и вернуть стандартный вид
После экспериментов с колонками список иногда выглядит непривычно: документы идут не по дате, а, например, по алфавиту контрагентов. Чтобы вернуть стандартный хронологический порядок, кликните по заголовку колонки «Дата» до появления стрелки в нужном направлении.
Если настройки списка были изменены глубже, используйте «Ещё → Установить стандартные настройки». Эта команда сбрасывает сортировку, отбор и группировку к виду, заданному конфигурацией по умолчанию. Сами документы при этом не затрагиваются.
Учтите: платформа 1С запоминает настройки списка для каждого пользователя. Если коллега видит журнал «правильно», а вы — нет, проблема именно в ваших пользовательских настройках, и стандартные настройки нужно вернуть под вашей учётной записью.
Сортировка документов в отчётах
В отчётах (например, «Карточка счёта», «Анализ субконто», оборотно-сальдовые ведомости и отчёты на СКД) сортировка задаётся в настройках. Нажмите «Показать настройки» или кнопку «Настройки» и перейдите на закладку «Сортировка».
Добавьте нужные поля из списка доступных и укажите направление. В отчётах на системе компоновки данных сортировка применяется к каждому уровню группировки, поэтому проверяйте, для какого уровня вы задаёте порядок: для отчёта в целом или для вложенной группировки.
Готовую комбинацию настроек удобно сохранить как вариант отчёта, чтобы не настраивать сортировку заново при каждом открытии. В типовых конфигурациях для этого служит кнопка «Сохранить вариант отчёта» или «Ещё → Сохранить настройки».
Где какой способ сортировки применять
Быстрая разовая сортировка в журнале по одному полю
Сортировка по нескольким полям и в сочетании с отбором
Упорядочивание строк и группировок внутри отчёта
Программная сортировка в обработках, печатных формах и разработке
Сортировка в запросах: предложение УПОРЯДОЧИТЬ ПО
Разработчикам и тем, кто пишет собственные обработки или консольные запросы, сортировка задаётся в тексте запроса предложением «УПОРЯДОЧИТЬ ПО». После него перечисляются поля и направление: ВОЗР (по возрастанию) или УБЫВ (по убыванию).
ВЫБРАТЬ
РеализацияТоваровУслуг.Номер,
РеализацияТоваровУслуг.Дата,
РеализацияТоваровУслуг.Контрагент
ИЗ
Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК РеализацияТоваровУслуг
ГДЕ
РеализацияТоваровУслуг.Проведен
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
РеализацияТоваровУслуг.Дата УБЫВ,
РеализацияТоваровУслуг.НомерКонструктор запроса делает это визуально: на закладке «Порядок» перенесите нужные поля вправо и при необходимости отметьте «По убыванию». Флажок «Автоупорядочивание» позволяет платформе самой выбирать порядок, но для строгой сортировки его лучше отключить и задать порядок явно.
При сортировке по дате помните, что у документа дата хранится с точностью до секунды. Документы внутри одной секунды упорядочиваются по внутренней ссылке, поэтому для стабильного результата добавляйте вторым критерием номер или ссылку.
Типичные ошибки и ограничения
Наиболее частая ошибка — попытка отсортировать список по колонке, которая не является полем данных (например, вычисляемая колонка или картинка состояния). Такие колонки не сортируются, и это не неисправность.
Вторая типичная ситуация: пользователь сортирует журнал по номеру и удивляется, что «10» идёт раньше «2». Номер документа в 1С — строка, а не число, поэтому сортировка идёт по алфавиту. Для хронологического порядка используйте колонку «Дата».
Третья ошибка — путать сортировку с изменением нумерации. Если номера документов «перепутались» после ввода документов задним числом, сортировка тут не поможет: нужна процедура перенумерации, которую выполняет администратор, и только после резервной копии базы.
Проверка результата и частые вопросы
Признак корректной сортировки прост: значения в ключевой колонке изменяются монотонно — каждое следующее больше или меньше предыдущего. Прокрутите список на несколько страниц: в 1С сортировка применяется ко всему набору данных, а не только к видимым строкам.
Как проверить результат
Стрелка видна и указывает нужное направление
Стрелки нет — сортировка по колонке не применилась
Значения идут последовательно по возрастанию или убыванию
Порядок «рвётся» на середине списка — проверьте тип поля
Настройка сохранилась под вашим пользователем
Список сброшен — настройки не сохраняются из-за прав или очистки кэша
Если сортировка не работает, последовательно проверьте: не применён ли отбор, исключающий часть данных; не запрещена ли сортировка по этому полю в конфигурации; достаточно ли у вас прав на просмотр соответствующих данных. В файловых базах помогает «Тестирование и исправление» только как крайняя мера и после копии.
Что важно запомнить
В журналах сортируйте кликом по заголовку или через «Ещё → Настроить список», в отчётах — на вкладке «Сортировка» настроек, в запросах — предложением УПОРЯДОЧИТЬ ПО. Сортировка безопасна и не меняет данные; опасна только перенумерация, которую делают с копией базы.
FAQ
Почему документы сортируются по номеру «неправильно»: 1, 10, 2, 20?
Номер документа в 1С хранится как строка, поэтому сравнение идёт посимвольно: строка «10» меньше строки «2». Это нормальное поведение платформы. Для хронологического порядка сортируйте по колонке «Дата», а номер используйте только как второй критерий.
Как отсортировать документы сразу по двум полям?
Откройте «Ещё → Настроить список», перейдите на закладку «Сортировка» и добавьте оба поля. Верхнее в списке поле — главный критерий, нижнее срабатывает, когда значения первого совпадают. Для каждого поля направление задаётся отдельно.
Изменит ли сортировка номера или даты самих документов?
Нет. Сортировка влияет только на порядок отображения строк в списке или отчёте. Реквизиты документов, их номера, даты и движения по регистрам остаются неизменными, поэтому операцию можно выполнять свободно.
Почему клик по заголовку колонки ничего не делает?
Для этой колонки сортировка отключена разработчиком конфигурации — обычно это вычисляемые поля, картинки состояний или неиндексированные реквизиты в больших таблицах. Попробуйте отсортировать по другому полю или через настройку списка.
Как вернуть журналу вид «как было»?
Используйте «Ещё → Установить стандартные настройки» — команда сбросит сортировку, отбор и группировку к виду по умолчанию. Настройки хранятся отдельно для каждого пользователя, поэтому сброс нужно выполнять под своей учётной записью.
Можно ли сохранить настроенную сортировку, чтобы не задавать её каждый раз?
В списках платформа запоминает последние настройки автоматически. В отчётах сохраните текущую настройку как вариант отчёта через соответствующую кнопку — тогда отчёт будет открываться сразу с нужной сортировкой.