Как отправить задачу в 1С:Документооборот

Отправка задачи в 1С:Документооборот — базовая операция, с которой начинается любая совместная работа: согласование договора, исполнение поручения, ознакомление с приказом или рассмотрение входящего письма. Задача связывает документ, исполнителя, срок и результат в единую цепочку, а система автоматически отслеживает исполнение и напоминает о просрочке.

В конфигурации задачи создаются двумя путями: вручную пользователем или автоматически при запуске бизнес-процесса (согласование, утверждение, регистрация). В этой статье разобран ручной сценарий поручения, работа с типовыми процессами и контроль результата. Интерфейс описан на примере типовой поставки редакции 2.1/КОРП; в отраслевых доработках названия команд могут отличаться.

Что такое задача в 1С:Документооборот и какие виды бывают

Задача — это поручение конкретному сотруднику или роли, привязанное к предмету: документу, файлу, мероприятию или письму. У задачи есть автор, исполнитель, срок, описание и результат выполнения. Пока задача не выполнена, она висит в списке исполнителя, а автор видит её текущее состояние.

На практике используются три группы задач. Первая — простые поручения, которые пользователь создаёт вручную через команду «Создать поручение». Вторая — задачи типовых бизнес-процессов: согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, рассмотрение, исполнение. Третья — задачи комплексных процессов, когда несколько действий объединены в маршрут с этапами и условиями.

Выбор вида зависит от цели. Если нужно просто попросить коллегу что-то сделать — достаточно поручения. Если документ должен пройти формальное согласование с фиксацией резолюций и подписей — запускайте соответствующий процесс, иначе результат не будет иметь юридической силы внутри системы.

Как создать и отправить поручение вручную

Ручное поручение — самый быстрый способ отправить задачу. Откройте карточку документа, по которому нужно поручение, и на закладке «Задачи» или через кнопку «Создать на основании» выберите «Поручение». Если предмета нет, поручение можно создать из раздела «Задачи» командой «Создать».

В карточке поручения заполните обязательные поля: описание (что нужно сделать), исполнитель (конкретный сотрудник, роль или подразделение), срок исполнения. При необходимости добавьте проверяющего, приложения и установите флаг контроля — тогда после выполнения задача вернётся вам на проверку, а не закроется автоматически.

1. 1
   Откройте карточку документа и выберите «Создать поручение» или перейдите в раздел «Задачи»
2. 2
   Заполните описание: что именно должен сделать исполнитель и какой результат ожидается
3. 3
   Укажите исполнителя или роль, задайте срок исполнения
4. 4
   При необходимости включите «Контроль» и укажите проверяющего
5. 5
   Нажмите «Отправить» — задача уйдёт исполнителю в список «Мои задачи»
6. 6
   Проверьте, что поручение отображается в вашем списке как отправленное

После отправки поручение становится доступным исполнителю. Если в системе настроены уведомления, он дополнительно получит письмо или сообщение в программе. До момента принятия в работу вы можете отозвать или изменить задачу; после принятия редактирование блокируется, и изменения согласуются через комментарии.

Как отправить задачу через бизнес-процесс

Когда документ должен пройти формальный маршрут, поручения недостаточно. Откройте карточку документа и нажмите кнопку запуска процесса — обычно она называется «Согласование», «Утверждение» или находится в меню «Процессы и задачи». Если для вида документа настроен автоматический запуск, процесс стартует сам при записи карточки.

В форме нового процесса укажите участников: согласующих, утверждающего, сроки по каждому этапу. Многие организации используют шаблоны — заранее настроенные маршруты, где участники и сроки уже заполнены. Выберите шаблон из списка, проверьте состав участников и нажмите «Стартовать».

После старта система сама формирует задачи участникам в порядке маршрута. Первый согласующий получит задачу сразу, следующие — по мере прохождения этапов. Вы как инициатор видите ход процесса на закладке «Процессы и задачи» карточки документа: кто выполнил, кто сейчас работает, кто ждёт.

Отправка задачи по роли вместо конкретного сотрудника

Если неизвестно, кто именно будет исполнять, укажите роль — например, «Руководитель отдела продаж» или «Бухгалтер по расчётам». Задача попадёт всем пользователям, входящим в роль, а примет её тот, кто первым нажмёт «Принять к исполнению». Это удобно для замещения и распределённой нагрузки, но требует, чтобы роли были корректно настроены администратором.

Настройка сроков, напоминаний и контроля

Срок исполнения задаётся датой и временем. В типовой поставке сроки могут рассчитываться с учётом рабочего календаря организации, если это включено в настройках. Просроченная задача подсвечивается в списке исполнителя и попадает в отчёты по дисциплине, поэтому ставьте реалистичные сроки, а не «вчера».

Флаг «Контроль» превращает простое поручение в контролируемое: после выполнения задача возвращается проверяющему, и только он закрывает её окончательно. Если результат не устраивает, проверяющий отправляет задачу на доработку с комментарием — исполнитель получает её повторно.

Как проверить, что задача дошла и выполнена

Отправленные вами задачи видны в разделе «Задачи» по фильтру «Автор — я» или в карточке предмета на закладке задач. Состояние меняется по мере движения: отправлена, принята к исполнению, выполнена, на проверке, закрыта. Комментарии исполнителя и приложенные файлы результата открываются прямо из карточки задачи.

Для массового контроля используйте отчёты: «Задачи, выданные мной», «Исполнительская дисциплина», «Просроченные задачи». Они показывают, кто систематически срывает сроки и где застревают процессы. Отчёты доступны в разделе «Отчёты» при наличии соответствующих прав.

Контрольные точки

Как проверить результат

Видимость задачи у исполнителя

Норма

Задача есть в списке «Мои задачи» у адресата

Тревожный признак

Задачи нет — проверьте исполнителя, права и не отозвана ли она

Статус после выполнения

Норма

«Выполнена» или «На проверке» с приложенным результатом

Тревожный признак

Задача исчезла без результата — возможно, отозвана или прерван процесс

Результат выполнения

Норма

Приложен файл или заполнен комментарий с результатом

Тревожный признак

Задача закрыта с пустым результатом — верните на доработку

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — отправка поручения вместо запуска процесса согласования. Поручение не меняет состояние документа: после его выполнения договор останется «Не согласован», и подписывать его будет нельзя. Всегда проверяйте, какая операция нужна по регламенту: информационная задача или формальный процесс.

Вторая группа ошибок связана с правами. Если исполнитель не видит приложенный документ, значит, у него нет прав доступа к нему — задача есть, а предмет не открывается. В таком случае автор должен предоставить доступ через механизм прав или дескрипторов, либо обратиться к администратору.

Ещё одно ограничение: изменить маршрут уже запущенного процесса можно не всегда. В типовой поставке состав участников корректируется только если это предусмотрено настройками процесса и вашими правами. Поэтому внимательно проверяйте список согласующих до нажатия «Стартовать».

Частые вопросы

Исполнитель говорит, что не получил задачу. Что проверить?

Откройте карточку задачи и убедитесь, что она отправлена, а не сохранена как черновик. Проверьте, правильно ли указан исполнитель или роль и входит ли сотрудник в состав роли. Попросите его обновить список «Мои задачи» и сбросить фильтры — часто задача просто скрыта активным отбором.

Можно ли отправить задачу сразу нескольким исполнителям?

Да. В поручении можно добавить нескольких исполнителей — тогда система создаст отдельную задачу каждому, и вы увидите результат по каждому в отдельности. Альтернатива — указать роль, тогда задачу примет один свободный сотрудник из состава роли.

Как отозвать уже отправленную задачу?

Откройте задачу из списка отправленных и используйте команду «Отозвать» — она доступна автору, пока исполнитель не принял задачу в работу. Если задача уже принята, договоритесь с исполнителем о прекращении либо прервите процесс, понимая, что промежуточные результаты будут потеряны.

Что делать, если кнопка запуска процесса неактивна?

Проверьте заполнение обязательных полей карточки документа и её состояние: по завершённым или утверждённым документам новый процесс не стартует. Также убедитесь, что у вас есть права на запуск процессов по этому виду документов — при их отсутствии обратитесь к администратору системы.

Как настроить автоматическую отправку задач по шаблону?

Попросите администратора или специалиста по сопровождению создать шаблон процесса для нужного вида документов и привязать его к настройке автозапуска. После этого процесс будет стартовать автоматически при записи карточки, а участники получат задачи без ручных действий инициатора.

Видит ли исполнитель весь документ или только задачу?

Исполнитель видит предмет задачи в пределах своих прав доступа. Если доступа к документу нет, он увидит саму задачу и описание, но карточку документа открыть не сможет. Автору следует заранее предоставить права на предмет через настройки доступа.