Документы и Печать · 8 мин
Как отправить приглашение ЭДО в 1С:УНФ
Пошаговая инструкция, как отправить приглашение к обмену электронными документами (ЭДО) контрагенту в 1С:УНФ: настройка, статусы, проверка и типичные ошибки.
Чтобы обмениваться электронными документами с контрагентом через 1С:Управление нашей фирмой, недостаточно просто подключить сервис ЭДО — нужно, чтобы вторая сторона приняла приглашение к обмену. Пока приглашение не принято, документы контрагенту не отправляются: они либо уходят на печать, либо остаются в статусе ожидания.
Приглашение ЭДО — это запрос на установление связи между вашей учетной записью оператора ЭДО и учетной записью контрагента. В УНФ механизм встроен в подсистему обмена электронными документами и работает через операторов, поддерживающих роуминг (СБИС, Такском, Диадок и другие через сервис 1С-ЭДО).
Ниже разобран весь цикл: проверка подключения, отправка приглашения из карточки контрагента и из списка приглашений, контроль статусов и действия при отказе или зависании запроса.
Проверьте, что ЭДО подключен и настроен
Прежде чем отправлять приглашение, убедитесь, что в базе включен обмен электронными документами и есть действующая учетная запись. Откройте раздел «Компания» (в некоторых версиях — «Настройки») → «Обмен электронными документами» и проверьте, что флаг использования ЭДО установлен.
Далее проверьте учетную запись: она создается при подключении к сервису 1С-ЭДО через портал 1С или при настройке прямого обмена с оператором. Учетная запись должна иметь действующий сертификат электронной подписи — без него приглашения и документы подписываться не будут.
Раздел «Компания → Настройки ЭДО → Учетные записи»
Список сертификатов в настройках ЭДО, дата окончания
Карточка контрагента, поля ИНН и КПП
Кнопка «Проверить соединение» в настройках обмена
Если сертификат истек, сначала перевыпустите его у удостоверяющего центра и загрузите в программу — отправка приглашения с недействительным сертификатом завершится ошибкой.
Отправьте приглашение из раздела настроек ЭДО
Основной способ — через список приглашений. Откройте «Компания → Настройки ЭДО → Приглашения» (в ряде версий путь выглядит как «Обмен электронными документами → Приглашения»). Нажмите «Создать» или «Отправить приглашение».
В форме укажите ИНН контрагента — программа попробует найти его в справочнике и подставить данные. Выберите свою учетную запись ЭДО, от имени которой будет отправлен запрос. Если у контрагента известен идентификатор участника ЭДО, укажите его — это ускоряет доставку приглашения в нужную учетную запись на стороне получателя.
- 1Откройте «Компания → Настройки ЭДО → Приглашения»
- 2Нажмите «Создать» и введите ИНН контрагента
- 3Выберите свою учетную запись ЭДО и при необходимости укажите идентификатор получателя
- 4Нажмите «Отправить приглашение» и подпишите запрос сертификатом, если программа запросит
- 5Дождитесь смены статуса на «Отправлено» или «Ожидаем ответа»
После отправки приглашение появится в списке со статусом «Отправлено» или «Ожидает принятия». Это означает, что запрос ушел оператору и доставлен контрагенту.
Отправьте приглашение из карточки контрагента
Альтернативный путь удобен, когда вы работаете с конкретным партнером. Откройте справочник «Контрагенты», выберите нужного и перейдите по ссылке «Настройки ЭДО» или на вкладку «ЭДО» в карточке.
Если с контрагентом еще не настроен обмен, программа предложит отправить приглашение кнопкой «Отправить приглашение». Заполните учетную запись и подтвердите отправку. Дополнительно здесь можно сразу настроить виды документов для обмена — счета-фактуры, УПД, акты, накладные.
Как контрагент принимает приглашение и что происходит дальше
Контрагент видит входящее приглашение в своей программе — в 1С, веб-кабинете оператора или другой системе. После принятия операторы синхронизируют связь, и в вашей УНФ статус приглашения меняется на «Принято».
Только после этого становится доступна настройка соглашения об обмене: какие виды документов отправлять, нужна ли подпись ответной стороны, какие форматы использовать. В УНФ базовые настройки обычно подставляются автоматически, но проверьте их в карточке контрагента.
Если контрагент отклонил приглашение, статус изменится на «Отклонено», и в нем часто указывается причина. После устранения причины приглашение можно отправить повторно.
Как проверить результат
«Принято» или «Настроен обмен»
Долго висит «Отправлено» или «Ошибка»
Указан вид обмена и виды документов
Пустая настройка, обмен не активен
Уходит в статус «Отправлен» и «Доставлен»
Ошибка подписи или маршрута
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего проблемы связаны не с самой отправкой, а с данными или сертификатом. Ошибка подписи означает, что сертификат недоступен, истек или не привязан к учетной записи. Ошибка «участник не найден» — что ИНН указан неверно или контрагент не зарегистрирован у оператора, с которым работаете вы.
Если приглашение зависло в статусе «Отправлено» на несколько дней, свяжитесь с контрагентом напрямую: возможно, он работает через другого оператора или у него не настроен прием приглашений. При необходимости отзовите приглашение кнопкой «Отозвать» и отправьте заново с уточненным идентификатором.
Альтернативы: приглашение по e-mail и прямой обмен
Если контрагент еще не подключен к ЭДО, часть операторов позволяет отправить ему приглашение по электронной почте со ссылкой на подключение. В УНФ такой сценарий доступен через сервис 1С-ЭДО, если он поддерживается вашим тарифом.
Для крупных контрагентов иногда используется прямой обмен без оператора — в этом случае приглашения как такового нет, а настраивается каталог обмена или транспортный модуль. Это отдельный сценарий, который требует согласования с ИТ-службой партнера.
Способы установить связь ЭДО
Стандартный способ через оператора; требует, чтобы контрагент принял запрос
Подходит, если контрагент еще не подключен к ЭДО; зависит от сервиса оператора
Без оператора, для крупных партнеров; сложнее в настройке, нет роуминга
Ответы на частые вопросы
Сколько ждать принятия приглашения?
Технически доставка занимает минуты, но принятие зависит от контрагента — от нескольких часов до нескольких дней. Если за неделю статус не изменился, свяжитесь с партнером и уточните, видит ли он запрос.
Можно ли отозвать отправленное приглашение?
Да. В списке приглашений выберите нужное и нажмите «Отозвать». После отзыва можно отправить новое приглашение с исправленными данными.
Контрагент работает с другим оператором — приглашение дойдет?
Да, если между операторами настроен роуминг. Большинство крупных операторов его поддерживают. Если доставка не проходит, уточните идентификатор участника ЭДО контрагента и укажите его в приглашении.
Нужно ли приглашение, если контрагент уже в справочнике?
Наличие контрагента в справочнике не означает настроенный обмен. Приглашение требуется для каждого контрагента, с которым еще не установлена связь ЭДО, независимо от того, как давно он в базе.
Что делать, если при отправке возникает ошибка сертификата?
Проверьте срок действия сертификата в настройках ЭДО, убедитесь, что он установлен в хранилище пользователя и привязан к учетной записи. При истекшем сроке сертификат нужно перевыпустить в удостоверяющем центре.
Можно ли отправить приглашение нескольким контрагентам сразу?
В типовой УНФ массовая отправка из списка контрагентов ограничена — обычно приглашения создаются по одному. Для большого числа контрагентов удобнее использовать обработки загрузки списка приглашений, если они доступны в вашей версии, или сервис оператора.
Что важно запомнить
Приглашение ЭДО в 1С:УНФ отправляется из раздела «Настройки ЭДО → Приглашения» или из карточки контрагента по его ИНН. Обмен заработает только после принятия приглашения контрагентом. Контролируйте статус, проверяйте сертификат и при зависании уточняйте идентификатор участника ЭДО у партнера.