Документы и Печать · 11 мин
Как отправить документ на согласование в 1С:Документооборот
Пошаговая инструкция: как отправить документ на согласование в 1С:Документооборот, настроить маршрут, отследить статус и исправить типичные ошибки.
Согласование в 1С:Документооборот работает через процессы: система создаёт задачи согласующим лицам, фиксирует их решения и возвращает документ инициатору с результатом. Чтобы отправить документ на согласование, нужно открыть карточку документа, запустить процесс «Согласование» (вручную или через шаблон), указать согласующих и контролировать ход обработки на закладке «Согласование». Всё делается без выхода из карточки документа.
Ниже разобраны подготовка документа, запуск согласования по шаблону и вручную, настройка маршрута, контроль статусов, действия при отклонении и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Документооборот; названия кнопок могут немного отличаться в зависимости от редакции и настроек вашей организации.
Подготовка документа перед отправкой на согласование
Прежде чем запускать процесс, убедитесь, что документ корректно зарегистрирован в системе. Карточка должна быть заполнена: указан вид документа, заголовок, содержание, при необходимости — контрагент, сумма и сроки. К документу должны быть приложены файлы, которые согласующие будут изучать, — без файла согласование часто превращается в формальность, и документ возвращают с замечаниями.
Проверьте статус документа. Во многих организациях настроено правило: на согласование можно отправить только документ в состоянии «Проект» или «На регистрации». Если документ уже находится в другом процессе (например, на рассмотрении), запуск согласования может быть заблокирован настройками вида документа.
Также убедитесь, что у вас есть права на запуск процессов по данному документу. Если кнопка запуска согласования неактивна, причина почти всегда в правах доступа или в настройках вида документа — это решается через администратора системы или руководителя, который может запустить процесс от своего имени.
Откройте карточку и проверьте обязательные поля, отмеченные красным
Закладка «Файлы» — должен быть хотя бы один актуальный файл
Поле «Состояние» в карточке: «Проект» или аналогичное
Команда «Согласование» активна, а не серая
Запуск согласования по шаблону
Самый надёжный способ — использовать шаблон процесса, заранее настроенный для вашего вида документов. Шаблон уже содержит состав согласующих, порядок их прохождения и сроки, поэтому исключает ошибки в маршруте.
Откройте карточку документа и перейдите на закладку «Согласование» (или откройте панель «Процессы и задачи»). Нажмите «Создать» и выберите процесс «Согласование». Если для вида документа назначен шаблон по умолчанию, система предложит его автоматически — поля согласующих заполнятся сами. Остаётся проверить состав участников и нажать «Старт» или «Стартовать и закрыть».
Если шаблонов несколько (например, отдельные маршруты для договоров разной суммы), выберите подходящий в поле «Шаблон». После выбора шаблона программа перезаполнит список согласующих — не редактируйте документ между выбором шаблона и стартом, иначе подстановку придётся повторить.
- 1Откройте карточку документа и перейдите на закладку «Согласование»
- 2Нажмите «Создать» и выберите процесс «Согласование»
- 3Укажите шаблон в поле «Шаблон» — согласующие подставятся автоматически
- 4Проверьте состав участников, сроки и текст обращения
- 5Нажмите «Стартовать и закрыть»
- 6Убедитесь, что на закладке «Согласование» появился активный процесс в статусе «Выполняется»
Запуск согласования вручную и настройка маршрута
Если подходящего шаблона нет, маршрут собирается вручную. В форме нового процесса согласования добавьте согласующих кнопкой «Добавить» и выберите сотрудников из справочника пользователей. Для каждого участника можно задать срок исполнения — система рассчитает его от даты старта или от даты передачи задачи конкретному согласующему.
Важный параметр — порядок согласования. В типовой конфигурации доступны варианты «Последовательно» (каждый получает задачу после предыдущего), «Параллельно» (все получают задачи одновременно) и смешанный режим. Последовательный маршрут удобен, когда мнение руководителя важнее и согласование нижестоящих уровней не имеет смысла без его одобрения; параллельный быстрее, но при отказе одного из участников трудозатраты остальных уже потрачены.
Заполните поле описания или обращения к согласующим: коротко укажите, что за документ, на что обратить внимание и к какому сроку нужен результат. Это снижает количество уточняющих вопросов и возвратов документа.
Сравнение вариантов маршрута
Подходит для иерархических согласований (руководитель → юрист → директор). Минус: общий срок равен сумме сроков всех участников
Подходит, когда мнения независимы (бухгалтерия, юрист, служба безопасности). Быстрее, но при отказе одного работа остальных выполнена впустую
Часть участников параллельно внутри этапа, этапы последовательно. Гибкий вариант, но требует внимательной настройки шаблона
Контроль хода согласования и статусы
После старта процесса следить за ним можно на закладке «Согласование» карточки документа: там отображается активный процесс, текущий исполнитель и состояние каждого этапа. Кроме того, в разделе «Процессы» доступен отчёт по процессам, где видно, у кого документ «завис» и сколько времени осталось до срока.
Каждый согласующий получает задачу в своём списке «Мои задачи» и при настроенных уведомлениях — письмо на почту. Результат по каждому участнику фиксируется: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано». Итоговый результат процесса система выставляет автоматически после прохождения всех участников.
Если согласующий отсутствует (отпуск, больничный), задачу можно перенаправить — при наличии прав это делает инициатор или администратор через функцию перенаправления задачи. В некоторых организациях настроена автоматическая замещаемость: задачи уходят заместителю по правилам делегирования.
Как проверить результат
Процесс завершён, результат «Согласовано»
Процесс «Выполняется» дольше установленного срока — ищите, у кого задача
У всех «Согласовано» или «С замечаниями» с понятными комментариями
Есть «Не согласовано» или пустые результаты без пояснений
Состояние сменилось на «Согласован» (если настроена автосмена)
Состояние не изменилось — проверьте настройки обработки результата
Что делать, если документ не согласовали
Отрицательный результат — штатная ситуация, а не сбой. Откройте карточку процесса и прочитайте комментарий согласующего: в типовой практике отказ без пояснения считается некорректным, и вы вправе запросить уточнение. Внесите правки в файл документа, обновите его в карточке (важно загрузить новую версию файла, а не создавать дубликат) и запустите согласование повторно.
При повторном запуске можно использовать тот же маршрут или сокращённый — только те участники, чьи замечания устранялись, если это допускают регламенты вашей организации. История предыдущих циклов согласования сохраняется в карточке документа и доступна на закладке «Согласование» — это важно для аудита, поэтому не удаляйте завершённые процессы.
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы связаны не с самой отправкой, а с подготовкой и настройками. Разберите типовые случаи заранее — это сэкономит время и нервы согласующих.
Ещё одно ограничение: состав доступных процессов и шаблонов определяется настройками вида документа. Если для вашего вида документов согласование не предусмотрено, кнопки запуска просто не будет — это решается на уровне администратора, который включает нужную обработку в настройках вида.
Автоматический запуск согласования
В зрелых внедрениях согласование часто стартует автоматически: при регистрации документа определённого вида, при смене состояния или при записи документа с заданными условиями (например, сумма договора выше порога). Это настраивается через обработку событий и шаблоны процессов администратором системы.
Если в вашей организации согласование запускается автоматически, ваша задача как инициатора сводится к корректному заполнению карточки: именно по её полям система определяет маршрут и согласующих. Ошибка в поле «Сумма» или «Подразделение» приведёт к неверному маршруту, поэтому проверяйте карточку до сохранения.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли отправить на согласование сразу несколько документов?
Да, через механизм комплексных процессов или обработки документов: в списке документов выделите нужные строки и используйте команду запуска процесса, если она доступна. Каждому документу будет создан отдельный процесс согласования по своему шаблону.
Как узнать, у кого сейчас находится документ?
Откройте карточку документа, перейдите на закладку «Согласование» и откройте активный процесс — в списке исполнителей видно, чья задача в работе. Текущий исполнитель также отображается в карточке процесса и в отчётах по процессам.
Можно ли отозвать документ с согласования?
Да, инициатор может прервать или остановить активный процесс через карточку процесса (команда «Прервать» или «Остановить»), если у него есть соответствующие права. После остановки документ возвращается в исходное состояние, а история прерванного процесса сохраняется.
Чем «Согласовано с замечаниями» отличается от «Согласовано»?
Результат «С замечаниями» означает, что документ принят, но согласующий зафиксировал комментарии, которые нужно учесть — обычно при подготовке финальной версии или на этапе исполнения. Итоговый результат процесса при этом зависит от настроек шаблона: в одних организациях замечания не блокируют согласование, в других требуют повторного цикла.
Что делать, если согласующий в отпуске и задача висит?
Проверьте, настроено ли делегирование: при правильной настройке задачи автоматически уходят заместителю. Если делегирования нет, инициатор или администратор может перенаправить задачу другому исполнителю через команду перенаправления в карточке задачи.
Нужно ли прикладывать файл, если текст есть в поле «Содержание»?
Формально процесс запустится и без файла, но на практике согласующие работают с файлом установленной формы — договором, служебной запиской, приказом. Поле «Содержание» служит краткой аннотацией и не заменяет сам документ, поэтому файл прикладывайте всегда.
Что важно запомнить
Заполните карточку и приложите файл, запустите «Согласование» по шаблону или вручную, проверьте маршрут и стартуйте процесс. Контролируйте ход на закладке «Согласование», при отказе читайте комментарий, обновляйте версию файла и запускайте цикл заново, не редактируя документ во время активного процесса.