Документы и Печать · 11 мин
Как отправить документ на печать в 1С
Как отправить на печать в 1С документ, отчёт или справочник: горячие клавиши, настройки принтера, печать без предпросмотра, типичные ошибки и их решение.
Печать документов — одна из самых частых операций в 1С: счета, накладные, акты, приказы и отчёты ежедневно выводятся на бумагу в любой организации. При этом у пользователей регулярно возникают вопросы: где находится кнопка печати, почему документ ушёл не на тот принтер, как напечатать сразу несколько экземпляров и что делать, если вместо документа выходит пустой лист.
В большинстве конфигураций (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Зарплата и управление персоналом) механизм печати устроен одинаково, поскольку построен на типовой подсистеме «Печать» из библиотеки стандартных подсистем. Освоив печать в одной конфигурации, вы легко справитесь и в других.
Ниже разобраны все основные сценарии: печать документа через кнопку и горячие клавиши, печать без предпросмотра, настройка параметров страницы, печать списком и решение типичных проблем.
Стандартная печать документа через кнопку «Печать»
Основной способ — кнопка «Печать» на командной панели формы документа. Откройте нужный документ (например, «Реализация товаров и услуг»), найдите в верхней части формы кнопку «Печать» — обычно это выпадающее меню со списком доступных печатных форм: счёт на оплату, ТОРГ-12, счёт-фактура, акт и другие варианты, предусмотренные конфигурацией.
Выберите нужную форму из списка. 1С сформирует табличный документ и откроет окно предварительного просмотра. Здесь вы видите, как документ будет выглядеть на бумаге: можно проверить заполнение полей, подписи, печать организации и количество страниц.
Для вывода на принтер нажмите кнопку «Печать» в окне предпросмотра или сочетание клавиш Ctrl+P. Откроется стандартный диалог печати, где выбирается принтер, число копий и диапазон страниц. После нажатия «ОК» задание уходит в очередь печати операционной системы.
- 1Откройте документ и убедитесь, что он заполнен корректно
- 2Нажмите кнопку «Печать» на командной панели и выберите нужную печатную форму
- 3Проверьте документ в окне предварительного просмотра
- 4Нажмите Ctrl+P или кнопку «Печать» в окне просмотра
- 5Выберите принтер, укажите число копий и подтвердите печать кнопкой «ОК»
- 6Заберите распечатку и сверьте её с тем, что было на экране
Быстрая печать без предварительного просмотра
Когда документов много, открытие предпросмотра на каждый из них замедляет работу. В типовых конфигурациях предусмотрена быстрая печать: в меню кнопки «Печать» рядом с названием формы может быть отдельный пункт или пиктограмма принтера, при выборе которого документ сразу отправляется на принтер по умолчанию, минуя окно просмотра.
Кроме того, печатать можно прямо из списка документов, не открывая каждый. Выделите в журнале один или несколько документов (с зажатой клавишей Ctrl — несколько строк), нажмите «Печать» в командной панели списка и выберите форму. 1С сформирует комплект документов для всех выделенных строк — это удобно, когда нужно распечатать накладные за день.
Учтите ограничение: быстрая печать идёт на принтер, назначенный в системе принтером по умолчанию, со стандартными параметрами страницы. Если макет требует альбомной ориентации или другого лотка, сначала проверьте настройки через предпросмотр.
Настройка принтера и параметров страницы
В диалоге печати (Ctrl+P) доступен выбор принтера из установленных в операционной системе, число копий, диапазон страниц и режим разборки по копиям. Если нужного принтера нет в списке, он не установлен или не запущена служба печати Windows — сначала добавьте принтер через «Панель управления» или «Параметры» ОС.
Ориентацию, поля и масштаб табличного документа можно изменить в окне предпросмотра: меню «Ещё» или кнопка «Параметры страницы». Там задаётся книжная или альбомная ориентация, размер полей, масштаб и режим «вписать в страницу». Это полезно, когда широкая таблица не помещается на лист и обрезается справа.
Если документ постоянно печатается с неправильными полями, причина обычно в макете, заложенном в конфигурации, либо в настройках драйвера принтера. Проверьте, что в свойствах принтера выбран правильный размер бумаги (A4), а не Letter — из-за этого смещаются поля и «уезжают» подписи.
Печать отчётов, справочников и произвольных табличных документов
Отчёты (оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта, анализ продаж) печатаются так же: сформируйте отчёт, затем нажмите кнопку «Печать» на командной панели или Ctrl+P. Перед печатью убедитесь, что отчёт полностью сформирован — при больших объёмах данных формирование занимает время, и печать незавершённого отчёта даст обрезанный результат.
Списки справочников и документов тоже можно вывести на бумагу. В командной панели списка откройте меню «Ещё» и выберите пункт «Вывести список». 1С покажет диалог, где можно отметить, какие колонки включить в печатную форму, после чего список откроется как табличный документ с возможностью печати.
Любой открытый табличный документ (в том числе сохранённый в файл MXL или открытый из Excel-совместимого формата) печатается через стандартное меню «Файл — Печать» главного окна программы или тем же сочетанием Ctrl+P.
Сравнение вариантов печати
Подходит для одиночных документов, когда нужно проверить форму перед выводом на бумагу
Экономит время при потоковой печати, но идёт на принтер по умолчанию без контроля результата
Оптимальна для пакетной печати комплекта за период; требует предварительной проверки заполнения
Подходит для отправки контрагенту по почте или архива; бумажный экземпляр не создаётся
Печать в файл и отправка по электронной почте
Не всегда нужен бумажный экземпляр: часто документ требуется отправить контрагенту. В окне предварительного просмотра доступна команда «Сохранить» — табличный документ сохраняется в форматах MXL, PDF, Excel, HTML и других. Для передачи контрагенту чаще всего выбирают PDF: он корректно открывается у получателя и не редактируется случайно.
В типовых конфигурациях есть и кнопка «Отправить» — она формирует печатную форму, прикрепляет её к письму и открывает окно отправки через встроенный почтовый клиент 1С. Для этого должна быть настроена учётная запись электронной почты в разделе администрирования; без настройки кнопка выдаст сообщение об ошибке.
При сохранении в PDF помните: если в документе используются шрифты, которых нет у получателя, 1С встраивает их в файл, но размер PDF при этом растёт. Для стандартных форм с типовыми шрифтами проблем не возникает.
Типичные проблемы при печати и их решение
Самая частая жалоба — «документ печатается пустым» или «выходит чистый лист». Причины: в макете нет данных (документ не проведён или не заполнены обязательные поля), выбран не тот принтер, либо задание зависло в очереди печати. Проверьте очередь печати Windows, перезапустите задание и убедитесь, что документ проведён.
Вторая типичная ситуация — документ обрезается справа или не помещается на одну страницу. Решение — в параметрах страницы включить масштабирование «вписать по ширине» или сменить ориентацию на альбомную. Если форма типовая и обрезка происходит у всех пользователей, проблема в макете, и её должен исправлять специалист по 1С.
Если кнопка «Печать» неактивна или в списке нет нужной формы, проверьте права доступа: у пользователя может не быть права на печать данного вида документов. Также внешние печатные формы подключаются через «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Дополнительные отчёты и обработки» — если нужная форма внешняя, убедитесь, что она подключена.
Как проверить результат
Все поля заполнены, документ проведён, суммы корректны
Пустые реквизиты, документ не проведён, ошибки в данных
Форма помещается на страницу, видны подписи и печать
Таблица обрезана справа, лишние пустые страницы
Текст читаемый, поля ровные, число копий совпадает с заказанным
Полосы, смещение, не хватает страниц — проверьте принтер и очередь печати
Границы самостоятельной работы и когда привлекать специалиста
Описанные действия — выбор формы, настройка страницы, пакетная печать, сохранение в PDF — полностью безопасны и не меняют данные информационной базы: печать лишь считывает информацию. Смело экспериментируйте с параметрами страницы и предпросмотром, отменить печать можно в любой момент до нажатия «ОК» в диалоге печати.
К специалисту по 1С стоит обращаться, когда нужно изменить сам макет печатной формы (добавить логотип, колонку, изменить текст), подключить внешнюю печатную форму или когда ошибка печати возникает у всех пользователей независимо от принтера. Самостоятельное редактирование макетов в конфигураторе без опыта может нарушить типовую форму, которая используется всей организацией.
Что важно запомнить
Печать в 1С выполняется через кнопку «Печать» или Ctrl+P: выберите форму, проверьте предпросмотр, укажите принтер и число копий. Для потоковой работы используйте печать из списка, для отправки контрагенту — сохранение в PDF. Большинство проблем решается проверкой очереди печати, размера бумаги и параметров страницы.
Часто задаваемые вопросы
Почему кнопка «Печать» неактивна или её нет в документе?
Чаще всего причина в правах доступа: у пользователя нет права печати для данного вида документов — это настраивает администратор. Также кнопка может быть скрыта в меню «Ещё», если командная панель формы переполнена. В редких случаях для объекта просто не предусмотрено печатных форм.
Как распечатать сразу несколько документов за период?
Откройте журнал документов, установите отбор по периоду, выделите нужные строки мышью с клавишей Ctrl (или все — Ctrl+A), нажмите «Печать» в командной панели списка и выберите форму. 1С сформирует единый комплект, который можно напечатать одним заданием.
Документ обрезается справа при печати. Что делать?
Откройте предварительный просмотр и в параметрах страницы включите масштабирование «вписать по ширине» или смените ориентацию на альбомную. Дополнительно проверьте в свойствах принтера, что установлен размер бумаги A4, а не Letter — неверный формат часто вызывает обрезку и смещение полей.
Можно ли печатать в 1С без установленного принтера?
Да, если цель — электронный документ: сформируйте печатную форму и сохраните её в PDF или Excel через кнопку «Сохранить» в окне предпросмотра. Для прямого вывода на бумагу принтер должен быть установлен в операционной системе, иначе диалог печати будет пустым.
Как добавить в меню «Печать» свою форму?
Используйте механизм внешних печатных форм: перейдите в «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки», включите опцию «Дополнительные отчёты и обработки» и загрузите файл внешней печатной формы. Создание самой формы требует навыков разработки на встроенном языке 1С — эту задачу обычно поручают специалисту.
Почему при печати из 1С выходит пустой лист?
Проверьте три момента: документ проведён и заполнен (иначе форма пустая), задание не зависло в очереди печати Windows (очистите очередь и повторите), выбран правильный работающий принтер. Если лист пустой только у конкретной формы — вероятно, ошибка в макете, и нужен специалист по 1С.