Документы и Печать · 10 мин
Как отправить дополнительное соглашение через 1С
Как создать, подписать и отправить дополнительное соглашение к договору через 1С по ЭДО: настройка, подпись, отправка контрагенту и проверка статуса.
Дополнительное соглашение — это документ, который изменяет или дополняет условия уже заключённого договора: цену, сроки, объёмы поставки, реквизиты сторон. В программах 1С его можно отправить контрагенту в электронном виде через сервис электронного документооборота (ЭДО), не распечатывая и не отправляя бумажный оригинал почтой.
Отправка выполняется через подсистему «Обмен электронными документами» (в разных конфигурациях — «1С-ЭДО», «1С:ДиректБанк» не подходит, используется именно ЭДО). Документ подписывается электронной подписью и уходит контрагенту через оператора ЭДО — например, СБИС, Такском, Контур или напрямую по прямому обмену, если он настроен.
Ниже разобран полный порядок: от проверки готовности ЭДО до контроля того, что контрагент получил и подписал соглашение. Инструкция применима к типовым конфигурациям «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» — названия кнопок могут немного отличаться, но логика одинакова.
Проверьте, готова ли программа к обмену документами
Прежде чем отправлять допсоглашение, убедитесь, что в базе настроен и работает обмен электронными документами. Откройте раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» (в некоторых конфигурациях — «Настройки ЭДО») и проверьте, что обмен включён и есть действующая учётная запись.
Ключевое условие — с конкретным контрагентом должно быть настроено соглашение об использовании ЭДО (в новых версиях — «Настройка ЭДО с контрагентом»). Если с этим контрагентом вы уже обмениваетесь счетами-фактурами или накладными, скорее всего, настройка есть. Если нет — потребуется отправить приглашение к обмену и дождаться его принятия.
Также проверьте срок действия сертификата электронной подписи. Истёкший сертификат — самая частая причина, по которой документ не уходит. Проверить сертификат можно в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Подписание и сертификаты».
Что проверить перед отправкой
Учётная запись создана, идентификатор участника ЭДО заполнен
Учётной записи нет или обмен отключён — документы не отправятся
В списке настроек ЭДО контрагент есть со статусом «Присоединён» или «Действует»
Контрагента нет в списке или статус «Ожидаем согласия»
Сертификат действует, срок не истёк, он привязан к учётной записи ЭДО
Сертификат просрочен или не установлен на рабочем месте
Создайте документ дополнительного соглашения
В типовых конфигурациях есть два рабочих способа оформить допсоглашение. Первый — через справочник «Договоры контрагентов»: откройте нужный договор, найдите связанные документы или кнопку создания дополнительного соглашения (в конфигурациях с расширенным учётом договоров есть отдельный вид документа «Дополнительное соглашение к договору»). Второй — универсальный: отправка произвольного документа через ЭДО, когда файл соглашения (PDF или скан) прикладывается к исходящему электронному документу.
Через карточку договора
Откройте «Справочники» → «Договоры» (или «Договоры контрагентов»), найдите нужный договор по номеру или контрагенту. Если конфигурация поддерживает документ «Дополнительное соглашение», создайте его из карточки договора: укажите номер, дату, суть изменений и при необходимости новые условия (сумму, сроки). Заполненный документ запишите.
Если отдельного вида документа нет — это не ошибка, а ограничение конфигурации. В таком случае используйте механизм произвольных документов ЭДО: раздел «ЭДО» → «Исходящие документы» → «Создать» → «Произвольный документ» (название может отличаться: «Прочий документ», «Неформализованный документ»).
Через произвольный электронный документ
Создайте исходящий произвольный документ, выберите контрагента и договор, в поле типа документа укажите «Дополнительное соглашение» (или введите наименование вручную). Прикрепите файл соглашения — обычно это PDF, подготовленный в текстовом редакторе и сохранённый на компьютере. Проверьте, что в файле указаны все реквизиты: номер и дата основного договора, номер и дата соглашения, стороны, суть изменений.
Подпишите документ электронной подписью
После создания документа его нужно подписать. В форме документа или в рабочем месте «ЭДО» → «Исходящие документы» выделите соглашение и нажмите «Подписать» (или «Утвердить и подписать» — зависит от маршрута, если в настройках включено утверждение руководителем). Программа предложит выбрать сертификат — выберите действующий сертификат уполномоченного лица.
Если в компании настроен маршрут подписания, документ сначала попадёт на утверждение, и кнопка отправки станет активна только после прохождения всех этапов. Учитывайте это в сроках: соглашение не уйдёт контрагенту, пока его не утвердит ответственный сотрудник.
При подписании с токена (RuToken, eToken) убедитесь, что носитель подключён к компьютеру, а драйверы и криптопровайдер (КриптоПро CSP или ViPNet CSP) установлены и лицензия действует. Ошибка «сертификат не найден» чаще всего означает, что токен не читается или сертификат не установлен в хранилище.
Отправьте соглашение контрагенту
Подписанный документ отправляется кнопкой «Отправить» в форме документа или через общее рабочее место ЭДО: «ЭДО» → «Исходящие документы» → выделить документ → «Подписать и отправить». После этого программа формирует пакет, передаёт его оператору ЭДО, и статус документа меняется на «Отправлен» или «Ожидается подтверждение».
- 1Откройте договор или создайте произвольный исходящий документ ЭДО
- 2Заполните реквизиты соглашения и приложите файл при необходимости
- 3Проверьте номер договора, даты, суммы и стороны документа
- 4Нажмите «Подписать» и выберите действующий сертификат УКЭП
- 5Нажмите «Отправить» и дождитесь смены статуса на «Отправлен»
- 6Проверьте получение извещения от оператора и подписи контрагента
Если контрагент работает через другого оператора ЭДО, обмен пройдёт по роумингу — это нормально, ничего дополнительно настраивать не нужно, но доставка может занять больше времени. Если контрагент вообще не подключён к ЭДО, отправить документ электронно не получится: программа сообщит, что настройка с контрагентом отсутствует.
Проконтролируйте статус доставки и подписание
Отправка не означает, что соглашение вступило в силу. Документ должен пройти цепочку: отправлен → доставлен оператором → получен контрагентом → подписан контрагентом. Все статусы видны в форме документа на вкладке «ЭДО» или в списке исходящих документов.
Нормальный финальный статус — «Обмен завершён» (или «Документ подписан обеими сторонами»). До этого момента соглашение считается односторонним. Если контрагент долго не подписывает, свяжитесь с ним вне 1С и напомните о документе — в интерфейсе его оператора ЭДО документ может ожидать в папке входящих.
Как выбрать действие по статусу
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего отправка не проходит по техническим причинам: истёк сертификат, не настроено соглашение с контрагентом, не обновлена версия модуля ЭДО. Реже проблема в содержании: контрагент отклоняет документ из-за неверного номера договора или расхождения реквизитов.
Учитывайте и ограничение: не все виды договорных документов имеют формализованный формат, поэтому допсоглашения почти всегда передаются как неформализованные документы. Это допустимо, но требует, чтобы обе стороны принимали такой формат обмена — лучше согласовать это с контрагентом заранее.
Что важно запомнить
Дополнительное соглашение отправляется из 1С через ЭДО: создайте документ из карточки договора или как произвольный исходящий, проверьте реквизиты, подпишите действующей УКЭП и отправьте. Контролируйте статус до подписания контрагентом — только после этого соглашение считается заключённым в электронном виде.
Частые вопросы
Можно ли отправить допсоглашение, если с контрагентом нет настройки ЭДО?
Нет. Сначала нужно отправить контрагенту приглашение к обмену электронными документами через раздел настроек ЭДО и дождаться его принятия. Если контрагент не работает с ЭДО в принципе, соглашение придётся обменять на бумаге.
Каким файлом лучше прикладывать соглашение?
Оптимально — PDF: он корректно отображается у получателя и не редактируется случайно. Word-файлы тоже принимаются, но внешний вид документа может измениться у получателя из-за разных версий редактора.
Что делать, если ошибся в реквизитах уже отправленного соглашения?
Если контрагент ещё не подписал — попросите его отклонить документ или отправьте запрос на уточнение, затем вышлите исправленную версию. Если обе стороны уже подписали — потребуется аннулирование по взаимному согласию и оформление нового документа.
Имеет ли электронное допсоглашение юридическую силу?
Да, если оно подписано квалифицированной электронной подписью обеих сторон и передано через оператора ЭДО. Такой документ приравнивается к бумажному с собственноручной подписью. Простая или неквалифицированная подпись даёт силу только при наличии отдельного соглашения между сторонами.
Где в 1С хранится отправленное соглашение?
В разделе «ЭДО» → «Исходящие документы» и в карточке договора на вкладке связанных электронных документов. Там же доступны подтверждения доставки и подписи контрагента, которые при необходимости можно выгрузить для архива или проверки.