Документы и Печать · 10 мин
Как отправить документы по СБИС контрагенту из 1С
Пошаговая инструкция по отправке документов контрагенту через СБИС из 1С: настройка обмена ЭДО, отправка счетов-фактур и УПД, проверка статусов и типичные ошибки.
Отправка документов контрагенту через СБИС напрямую из 1С избавляет от двойного ввода: счёт-фактура, УПД или акт формируются один раз в учётной системе и уходят получателю в электронном виде с юридической значимостью. Для этого используется либо встроенный обмен электронными документами (ЭДО) в типовых конфигурациях 1С, либо внешняя обработка и плагин от СБИС, которые встраиваются в интерфейс 1С.
Перед началом работы нужно определить, какой вариант подключения используется в вашей организации: штатный механизм 1С-ЭДО с оператором СБИС (Тензор) или интеграционное решение СБИС Плагин. От этого зависят пункты меню, настройки и порядок подписания. Оба способа дают одинаковый юридический результат, но отличаются в настройке и стоимости сопровождения.
Ниже разобраны оба сценария: подготовка, отправка, контроль статусов и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». В самописных и сильно доработанных конфигурациях пункты меню могут отличаться.
Подготовка: что должно быть настроено до отправки
Отправить документ «в один клик» можно только после первичной настройки. Без неё кнопка отправки либо отсутствует, либо возвращает ошибку. Проверьте четыре обязательных условия.
Первое — действующая учётная запись в СБИС и квалифицированная электронная подпись (КЭП) на руководителя или уполномоченного сотрудника. Сертификат должен быть установлен на компьютере или доступен с токена, а его срок действия — не истёк. Второе — договор с оператором ЭДО (Тензор) и активный тариф, включающий нужный объём документов.
Третье — карточка контрагента в 1С должна содержать корректные ИНН и КПП, а сам контрагент — быть зарегистрирован в СБИС или у другого оператора ЭДО, с которым у Тензора есть роуминг. Если контрагент не подключён к ЭДО, документ технически уйдёт, но получатель его не увидит в своей системе. Четвёртое — в 1С должен быть включён сам механизм обмена: в типовых конфигурациях это раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами».
Вариант 1: отправка через штатный обмен ЭДО в 1С
В типовых конфигурациях обмен через оператора ЭДО встроен в подсистему «Обмен электронными документами». Если ваша организация подключена к оператору Тензор (СБИС) через сервис 1С-ЭДО, порядок действий следующий.
Откройте «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройки обмена с контрагентами». Создайте или проверьте настройку ЭДО с нужным контрагентом: укажите оператора, идентификаторы участников обеих сторон и форматы документов. Идентификатор контрагента можно запросить автоматически — 1С найдёт его по ИНН в сети ЭДО и отправит приглашение.
После того как контрагент принял приглашение (статус настройки — «Присоединён»), откройте нужный документ, например «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «ЭДО» или команду «Отправить электронный документ» — в зависимости от конфигурации она находится в шапке документа или в меню «Ещё». 1С сформирует файл в формате ФНС, предложит подписать его сертификатом и отправит через оператора.
- 1Проверьте настройку ЭДО с контрагентом: статус должен быть «Присоединён»
- 2Откройте проведённый документ (реализация, счёт-фактура, акт)
- 3Нажмите «ЭДО» → «Отправить» или аналогичную команду в меню «Ещё»
- 4Выберите сертификат и подпишите документ
- 5Дождитесь смены статуса на «Доставлен» и появления извещения о получении
Вариант 2: отправка через СБИС Плагин для 1С
СБИС Плагин — интеграционное решение от Тензора, которое добавляет в 1С собственные кнопки и формы. Оно подходит, если обмен ведётся именно через интерфейс СБИС: все исходящие и входящие документы видны и в 1С, и в личном кабинете СБИС, что удобно для контроля.
После установки плагина и указания логина и пароля от учётной записи СБИС в документах 1С появляется команда «Отправить через СБИС» (обычно в форме документа или на панели «СБИС»). Откройте проведённый документ, нажмите эту команду — плагин сформирует электронный документ, покажет окно отправки с возможностью добавить комментарий и вложения, затем подпишет файл сертификатом.
Плагин также поддерживает пакетную отправку: в журнале документов выделите несколько реализаций и запустите отправку для всего списка. Это удобно при закрытии месяца, когда контрагентам уходят десятки актов. Учтите, что при обновлении конфигурации 1С плагин иногда требует обновления до совместимой версии — проверяйте работоспособность после каждого обновления.
Сравнение вариантов подключения
Подходит для типовых конфигураций без доработок; настройка проще, но интерфейс ограничен возможностями подсистемы ЭДО
Подходит, если нужна тесная связка с личным кабинетом СБИС, пакетная отправка и работа с вложениями; требует установки и обновления плагина
Запасной вариант при сбоях интеграции; медленнее и чреват ошибками при выборе файлов
Отправка конкретных видов документов
Счета-фактуры и УПД
Счёт-фактура и УПД отправляются из документа «Счёт-фактура выданный» или «Реализация» со статусом УПД. Формат файла строго регламентирован ФНС, поэтому до отправки проверьте заполнение обязательных полей: коды вида товара, единицы измерения по ОКЕИ, страна происхождения и номер ГТД для импортных товаров. При незаполненных полях оператор вернёт ошибку форматного контроля ещё до доставки получателю.
Если контрагент работает с УПД, убедитесь, что в настройке ЭДО с ним выбран именно этот формат, а не отдельная связка «накладная + счёт-фактура». Несовпадение форматов — частая причина того, что получатель «не видит» документ.
Акты, накладные и договоры
Акты и накладные отправляются из соответствующих документов реализации или оказания услуг. Договоры и произвольные файлы (спецификации, письма) передаются как неформализованные документы: в штатном ЭДО — через «Произвольный документ», в СБИС Плагине — через команду отправки вложения. Неформализованный документ подписывается обеими сторонами и имеет юридическую силу при наличии подписей.
Проверка результата и статусы доставки
Отправка не заканчивается нажатием кнопки — нужно убедиться, что документ дошёл и принят. В штатном ЭДО статусы видны на панели «ЭДО» в документе и в журнале «Электронные документы». В СБИС Плагине — в разделе «Отправленные» и в личном кабинете СБИС.
Ключевые статусы: «Отправлен» — файл ушёл оператору; «Доставлен» — оператор передал документ получателю; «Подтверждён» или «Завершён» — получатель подписал ответную часть. Если статус долго не меняется или появилась ошибка, откройте протокол: в нём указано, на каком этапе сбой — форматный контроль, подпись или доставка.
Как проверить результат
«Доставлен» или «Завершён», есть извещение о получении
«Ошибка» или зависание на «Отправлен» более нескольких часов
Квитанция о приёме хранится в карточке электронного документа
Квитанции нет — документ юридически не считается отправленным
Получатель подтверждает, что видит документ в своей системе
Документ доставлен оператору, но получатель его не находит — проверьте идентификатор и формат
Типичные ошибки и как их исправить
Большинство проблем при отправке через СБИС из 1С связано не с программой, а с данными и настройками. Разберите ошибку по тексту протокола, прежде чем переотправлять документ: повторная отправка с теми же данными даст тот же результат.
Отдельный случай — расхождение данных после отправки. Если в документе нашли ошибку уже после доставки, не редактируйте его «тихо»: сформируйте корректировочный документ (корректировку реализации или исправление счёта-фактуры) и отправьте его тем же маршрутом. Это сохранит юридически значимую цепочку документов.
Что важно запомнить
Настройте обмен ЭДО с оператором Тензор или установите СБИС Плагин, проверьте реквизиты контрагента и сертификат, отправляйте документ командой из его формы и контролируйте статус до получения квитанции. Ошибки исправляйте корректировочными документами, а не повторной отправкой.
Частые вопросы
Можно ли отправить документ контрагенту, у которого нет СБИС?
Да, если контрагент подключён к любому оператору ЭДО, с которым у Тензора действует роуминг, — документ будет доставлен через межоператорский обмен. Если контрагент не подключён к ЭДО вообще, отправьте ему приглашение из настройки обмена или передайте документ на бумаге.
Нужна ли отдельная подпись для каждого документа?
Да, каждый электронный документ подписывается отдельно, но в СБИС Плагине и в штатном ЭДО есть пакетное подписание: вы выделяете список документов и подписываете их одним действием с вводом пароля сертификата один раз.
Что делать, если документ отправлен, но контрагент его не видит?
Проверьте статус в журнале ЭДО: если «Доставлен», попросите контрагента проверить раздел «Входящие» и фильтры в его системе. Если статус «Ошибка», откройте протокол и исправьте указанную причину — чаще всего это формат документа или идентификатор участника.
Можно ли отозвать уже отправленный документ?
Досрочно отозвать доставленный документ нельзя, но можно инициировать аннулирование: в карточке электронного документа выберите команду «Аннулировать», укажите причину — контрагент получит предложение об аннулировании и должен его подтвердить. Для исправления сумм и реквизитов используйте корректировочные документы.
Обязательно ли хранить электронные документы после отправки?
Да. Юридически значимые электронные документы подлежат хранению вместе с подписями и квитанциями оператора. В 1С они сохраняются в присоединённых файлах электронного документа; дополнительно рекомендуется периодически выгружать архив из личного кабинета оператора.
Почему кнопка «Отправить через ЭДО» неактивна в документе?
Чаще всего документ не проведён, обмен ЭДО отключён в настройках программы, либо с этим контрагентом нет действующей настройки обмена. Проверьте три пункта: проведение документа, флаг «Обмен электронными документами» в администрировании и статус настройки с контрагентом.