Документы и Печать · 10 мин
Как отправить документ в 1С Документооборот
Как отправить документ в 1С Документооборот: загрузка файлов, создание из шаблона, отправка по маршруту согласования, контроль статуса и типичные ошибки.
Отправка документа в 1С Документооборот — это не просто прикрепление файла: система связывает документ с маршрутом обработки, назначает исполнителей и отслеживает статус на каждом этапе. Понимание того, как именно устроена отправка, избавляет от ситуации, когда файл «повис» в системе, а согласующие лица о нём не знают.
В зависимости от задачи документ попадает в систему разными путями: загрузкой готового файла, созданием из шаблона, регистрацией входящей корреспонденции или автоматическим обменом с другими конфигурациями 1С. Дальше документ отправляется на согласование, ознакомление, подписание или исполнение — через процессы, которые запускаются как вручную, так и по настроенным правилам.
Ниже разобраны основные способы отправки, настройка маршрута, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых документы теряются или застревают на промежуточных этапах.
Что подготовить перед отправкой документа
Перед отправкой убедитесь, что у вас есть необходимые права. В типовой конфигурации доступ к созданию и отправке документов регулируется ролями: пользователь без прав на регистрацию документов сможет создать карточку, но не сможет зарегистрировать её и запустить процесс. Если кнопки «Зарегистрировать» или «Отправить» недоступны, уточните права у администратора системы.
Проверьте сам файл: он должен быть в поддерживаемом формате (обычно DOCX, XLSX, PDF) и не защищён паролем. Зашифрованный или повреждённый файл загрузится в карточку, но предпросмотр и автозаполнение работать не будут, а подписание может завершиться ошибкой.
Определите вид документа заранее: от вида зависят реквизиты карточки, нумерация и доступные шаблоны процессов. Если выбрать неверный вид, документ может пойти по неправильному маршруту, и исправить это после запуска процесса сложнее, чем создать карточку заново.
Как создать карточку и загрузить файл
Откройте раздел «Документы и файлы» и выберите нужный вид документов — например, «Внутренние документы». Нажмите «Создать». В открывшейся карточке заполните обязательные поля: заголовок, содержание, организацию, подразделение и ответственного. Поля, отмеченные как обязательные, система не даст пропустить при регистрации.
Файл добавляется на вкладке «Файлы» кнопкой «Добавить» — «Из файла на диске» или простым перетаскиванием в область списка файлов. Если файлов несколько, один из них можно назначить основным. После загрузки проверьте предпросмотр: если файл отображается корректно, значит, формат поддерживается и при согласовании участники увидят содержимое без скачивания.
Если документ создаётся на основе шаблона, используйте команду создания из шаблона в списке документов: система сформирует файл с автозаполненными реквизитами из карточки. Это снижает количество ошибок в реквизитах и ускоряет подготовку типовых документов — приказов, служебных записок, договоров.
- 1Откройте раздел «Документы и файлы» и выберите вид документа
- 2Нажмите «Создать» и заполните обязательные реквизиты карточки
- 3На вкладке «Файлы» добавьте файл с диска или перетащите его мышью
- 4Проверьте предпросмотр файла и сохраните карточку
- 5Зарегистрируйте документ, если требуется номер
Как зарегистрировать документ и получить номер
Регистрация присваивает документу номер по правилам нумерации, заданным для его вида. Кнопка «Зарегистрировать» находится в карточке документа. До регистрации документ существует в статусе проекта — его можно свободно редактировать и даже удалить без последствий для нумерации.
После регистрации номер занимается в журнале, и «дырки» в нумерации при удалении документа обычно не заполняются автоматически. Поэтому не регистрируйте документ, пока не убедитесь, что файл финальный и реквизиты заполнены верно. Если зарегистрированный документ нужно отменить, используйте предусмотренный в вашей настройке механизм аннулирования, а не удаление.
Для входящих документов регистрация обычно выполняется в момент приёма корреспонденции: указываются реквизиты исходного письма, дата получения и отправитель. Исходящие регистрируются перед физической отправкой контрагенту.
Как отправить документ на согласование, подписание или ознакомление
Сама «отправка» внутри системы выполняется запуском процесса. В карточке документа откройте вкладку или панель процессов и выберите нужный тип: «Согласование», «Подписание», «Утверждение», «Ознакомление» или «Исполнение». Если для вида документа настроены шаблоны процессов, выберите подходящий шаблон — исполнители и сроки подставятся автоматически.
При ручном запуске укажите участников, порядок прохождения (последовательно или параллельно) и сроки. Для согласования можно настроить условия маршрутизации: например, добавление этапа при превышении суммы договора. После заполнения нажмите «Запустить» или «Отправить» — у участников появятся задачи в списке «Мои задачи» и, если настроено, придут уведомления по почте.
Для ознакомления массовой рассылкой (например, приказ для всего подразделения) используйте процесс «Ознакомление» со списком участников или рассылку через механизм рассылки документов, если он включён в вашей конфигурации. Каждый участник отметит ознакомление, и результат будет виден в карточке процесса.
Какой процесс выбрать
Когда нужны резолюции и замечания нескольких лиц до утверждения. Результат — согласовано или не согласовано.
Когда документ должен подписать конкретный руководитель, в том числе электронной подписью.
Когда нужно зафиксировать факт прочтения сотрудниками без права отклонить документ.
Когда по документу нужно выполнить поручения с контролем результата и сроков.
Как отправить документ из другой конфигурации 1С
Если документ рождается в учётной системе — «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:ЗУП» — отправка в Документооборот настраивается через встроенную интеграцию (обмен через веб-сервисы). В учётной системе в карточке объекта появляется команда создания связанного документа ДО: система передаёт файл печатной формы и ключевые реквизиты, а в Документообороте создаётся карточка с готовой связью.
После настройки интеграции согласование ведётся в Документообороте, а статус согласования возвращается в учётную систему — например, договор в ERP получает отметку «Согласован» автоматически. Проверьте, что правила интеграции для вашего вида документа настроены: без правила система не поймёт, какой вид документа ДО создавать и какие реквизиты переносить.
Если интеграция не настроена, рабочая альтернатива — выгрузить печатную форму в PDF и загрузить её в карточку документа вручную по инструкции выше. Это дольше, но не требует доработок и подходит для разовых отправок.
Как проверить, что документ дошёл и движется по маршруту
Основной инструмент контроля — вкладка процессов в карточке документа: там видно, какие процессы запущены, кто текущий исполнитель и какие задачи уже завершены. Если процесс запущен, но задачи у участника нет, проверьте корректность указания исполнителя и не уволен ли пользователь в системе.
Статус документа (например, «На согласовании», «Согласован», «Подписан») отображается в списке документов и в карточке. Для массового контроля используйте отчёты по процессам: они показывают просроченные задачи и зависшие этапы по всем документам подразделения.
Если настроены уведомления, участники получают письма о новых задачах. Отсутствие письма само по себе не означает, что задача не создана — почтовые уведомления могут быть отключены или попадать в спам. Точным признаком является наличие задачи в списке «Мои задачи» у исполнителя.
Как проверить результат
Процесс в статусе «Выполняется», указан текущий исполнитель
Процесс не создан или остановлен с ошибкой
Задача видна в списке «Мои задачи» участника
Задачи нет — проверьте исполнителя и его учётную запись
Статус меняется по мере прохождения этапов
Статус не меняется после завершения задач
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — отправка файла без запуска процесса. Пользователь загружает файл в карточку и считает, что документ «отправлен», но согласующие о нём не узнают, потому что процесс не запущен. Признак результата — не наличие файла, а активный процесс и задачи у участников.
Вторая типичная ошибка — выбор неверного вида документа, из-за чего документ идёт по чужому маршруту или не регистрируется из-за обязательных реквизитов. Третья — редактирование файла после запуска согласования: участники согласовывают одну версию, а в карточке лежит другая. Перед заменой файла остановите или перезапустите процесс по правилам вашей организации.
Также встречаются: указание уволенного или заблокированного сотрудника исполнителем (задача зависает), отсутствие сроков у этапов (контроль просрочки не работает) и попытка удалить зарегистрированный документ вместо аннулирования, что ломает нумерацию.
Что важно запомнить
Отправка документа в 1С Документооборот — это создание карточки, загрузка файла, регистрация и запуск процесса с исполнителями. Успех проверяется по активному процессу и задачам у участников, а не по факту загрузки файла.
Частые вопросы
Можно ли отправить документ на согласование без регистрации номера?
Да, во многих настройках согласование запускается до регистрации, а номер присваивается после утверждения. Но это зависит от настроек вида документа: иногда регистрация обязательна до старта процессов. Уточните порядок, принятый в вашей организации.
Что делать, если кнопка «Отправить» или «Запустить» неактивна?
Проверьте заполнение обязательных реквизитов карточки, наличие прав на запуск процессов и не запущен ли уже процесс по этому документу. Если всё заполнено, а кнопка недоступна — обратитесь к администратору для проверки ролей и прав доступа.
Как отозвать документ, отправленный на согласование по ошибке?
Остановите процесс в карточке документа, если у вас есть права автора или администратора процессов. После остановки исправьте документ и запустите процесс заново. Участники, уже выполнившие задачи, будут видеть историю в карточке процесса.
Можно ли отправить документ внешнему контрагенту через Документооборот?
Штатно система ориентирована на внутренние процессы. Для обмена с контрагентами используются механизмы электронного документооборота (ЭДО) через операторов или отправка зарегистрированного исходящего документа по почте с фиксацией в карточке.
Почему участник не видит задачу, хотя процесс запущен?
Возможные причины: исполнитель указан неверно, его учётная запись заблокирована, задача находится у другого участника на предыдущем этапе последовательного маршрута или процесс остановлен с ошибкой. Проверьте текущее состояние процесса в карточке документа.
Как отправить один документ сразу нескольким согласующим?
При запуске процесса согласования добавьте всех участников и выберите параллельный порядок прохождения — задачи появятся у всех одновременно. При последовательном порядке каждый следующий участник получит задачу только после резолюции предыдущего.